SAP系统中的信用管理策略设计与实现*

2017-02-22电子科技大学成都学院李楠楠邱虹

财会通讯 2017年1期

电子科技大学成都学院李楠楠邱虹

SAP系统中的信用管理策略设计与实现*

电子科技大学成都学院李楠楠邱虹

客户的信用等级和结算交易的历史记录成为现代商务交易中不可忽视的因素，信用管理也成为企业日常经营风险控制的重要环节。本文通过对于信用管理的业务流程分析，系统阐述了SAP系统的信用管理策略设计思想及信用管理模块的具体设计。从而有效帮助企业定义信用相关的交易规则，降低企业日常交易中的风险。

信用管理 SAP 授信额度

一、引言

当前商业环境下多数企业不得不面对是否进行产品赊销的两难选择。赊销是把双刃剑：如果不赊销，企业很难迅速扩大销量，影响企业的成长速度；如果赊销，生意虽然能够很快做大，坏帐也随之产生，轻则降低资金周转率和利润率，重则导致企业资金链的破裂，企业的危机也就跟着出现。因此客户的信用等级和结算交易的历史记录成为现代商务交易中不可忽视的因素。信用管理也成为了企业日常经营风险控制的重要环节。SAP商务套件是ERP系统的升级版本，它除了具有原有ERP系统功能以外，还集成了供应链管理、供应商关系管理、客户关系管理、产品生命周期管理等功能。并且在SAP商务套件中引入了信用管理模块，该模块部署于财务会计和销售分销系统之间。本文针对目前国内外企业的信用管理特征，结合企业信用管理的业务流程分析，研究了如何将信用管理策略应用于SAP商务套件。系统的阐述了信用管理策略的设计思想及信用管理模块的具体设计。从而有效帮助企业定义信用相关的交易规则，降低企业日常交易中的风险。

二、信用管理相关的业务流程分析

（一）信用管理的工作机制分析在客户信用管理中企业应先根据客户不同的分类特征，按照预先定义好的规则给客户（或客户组）授权一定的信用额度（如5000元）。在客户的赊账金额不超过这个额度的情况下可以进行正常的赊销交易，超出此额度的交易会遇到系统的警示信息或者自动冻结。信用管理专员可以根据实际情况来解冻。

（二）企业交易过程分析为了重点研究信用管理模块的设计思路，本文把与信用管理不太相关的业务省略。把企业之间交易过程简化为创建销售订单、发货给客户、打印销售票据给客户、结转至财务系统、收到客户货款5个步骤。

（三）赊账金额核算过程分析在企业交易过程中会产生赊账金额的变动，下面将逐步分析赊账金额在SAP系统中的核算过程。赊账金额=未清订单金额+未清送货单金额+未清销售票据金额+销售应收款金额+财务应收款金额。其中每个子项目的含义和核算方法如表1所示。

此外，在S AP系统中还提供了付款卡预授权、财务凭证（如商业汇票）抵押和第三方担保等信用担保方式。用来保证一些风险相对较高的交易的资金安全。这类交易因为有明确的担保措施，所以不占用企业的信用额度，不计入赊账金额。

表1 赊账金额子项及核算方法

三、SAP系统中信用管理主数据的设计

（一）信用控制范围设计SAP商务套件引入了信用控制范围的概念，它定义客户授信规则及一系列的信用检查规则。客户的交易最终会通过规则确定一个信用控制范围，从而在业务过程中应用这些检查规则。

（1）信用策略设计。信用控制范围是一个组织单位，用于指定和控制客户信用额度。信用控制范围可以包含一个或多个公司代码（分公司）。在信用控制范围下可以通过统一或者分散的信用策略，选用哪种信用策略取决于公司信用管理的实际情况。当信用管理由分公司来操作，可以采用分散的模式，反之则采用统一的模式。例如有一跨国公司在亚太区和欧洲区有两个分公司，并且在中国和德国都设立了销售部门，这两个销售部门都可以卖产品给客户A。采用统一的信用策略。两个销售部门对于客户A共享一个授信额度，当客户A的赊账金额超过15,000美元时，新的订单将会被自动冻结。该公司如采用分散的信用策略。每个分公司设置独立的控制范围，客户A在两个分公司有不同的授信额度，这两个额度不会相互影响。当在中国区的赊账金额超过10,000元人民币时，无论在德国区的赊账金额是多少，新的订单都会被自动冻结。

（2）计量货币定义。每个信用控制范围定义一种计量货币，不同的信用控制范围可以定义不同的计量货币。对于分散模式的信用策略来说，计量货币是销售组织或者公司的财务报告所用的货币。对于统一模式的信用策略来说，当出现客户交易货币与计量货币不一致时，信用额度的授权和计算最终都会通过货币汇率换算成该计量货币。

（3）信用管理小组及专员设置。信用控制范围下可以设置多个信用管理小组，这些小组可以由一个或者多个信用管理专员组成。当某项交易因为信用额度不够而被冻结时，系统可以根据客户所在的地区、行业或者购买的产品来分发给对应的小组。由小组专员进行信用调查后做后续处理（如解冻或者锁定）。

（二）信用主数据设计

（1）授信额度设计。在信用控制范围内需要定义信用账户，每个信用账户分配了对应的授信额度。授信额度是指给信用账户设置的一个额度，在当前的信用控制范围内的赊账总额高于这个额度的交易会被冻结。授信额度分为单个最大授信额度和客户最大授信额度。单个最大授信额度是定义一个最大值，每个信用控制范围给该客户的授信额度均不能超过这个值。这样从单个信用控制范围上防止了分散管理中的管理风险。客户最大授信额度是指对于分散信用策略，可以为客户设定一个最大授信额度，所有的控制范围给该客户授信额度的总和不能超过这个汇总值，从总额度上防止了分散管理中的管理风险。

（2）客户授信设计。对于普通公司，可以分配独立的信用账户，对于集团公司可以分配同一个信用账户，这样所有的子公司都在该信用控制范围内共享同一个信用额度。在创建新客户时，可以通过手动或者自动两种方式为客户授信。信用专员可以通过一定的参考规则（如从第三方机构查看信用评级等）手动维护信用账户的授信额度。也可以针对新客户设定统一的风险分类，并设定具体的授信额度（如500美元），当有新用户产生时系统会自动给这个新客户创建该授信额度的信用账户。

（3）信用主数据拓展。考虑到客户信用情况对公司的重要性，国外很多信用评级机构会提供客户信用的评级、查询和上报功能。以邓白氏公司举例，他会给每一个公司都设置一个D-U-N-S编号，通过输入该编号可以查询该客户的历史交易信息及公司对它的评级。SAP系统中保存这种类型的数据，同时保存这类公司的业务调用接口。

四、SAP系统中的信用管理流程的设计

（一）信用检查流程设计当有新的订单时，销售人员在保存订单或者发送到下一步时，触发信用检查。信用检查的过程可划分为确定信用控制范围、实施检查、结果展示3个步骤。（1）确定信用控制范围。对于客户的日常交易，通过以下4种方式确定信用控制范围，优先级依次增高。第一是通过公司代码所对应的控制范围。第二是通过负责该客户的销售区域对应的控制范围。第三是通过客户信用数据中的销售区域划分所对应的控制范围。第四是通过用户开发自定义的逻辑所提供的控制范围。（2）实施检查。实施检查需要先确认该订单值是否超过信用控制范围设定的最大订单值。然后检查赊账金额+当前订单额是否超过此信用控制范围的授信额度。最后检查关键字段是否违规。例如付款条件（如货到付款享受几折、十天内支付享受几折等）与付款相关的字段在创建订单时被修改的情况。（3）结果展示设计。结果展示要分为检查通过，检查失败两种情况。检查失败又分为发出警告信息和错误提示两种结果。

（二）解冻订单流程设计当订单被冻结时，对应的信用管理小组会收到邮件通知来处理对应的被解冻订单。信用管理专员可以通过以下4种方式来核查客户的信用信息。一是与账务部门核查是否有存在该客户已还的款项还未入账情况。二是检查客户与本公司（集团）交易历史，看能否临时或者永久调整该用户的授信额度。三是检查第三方信用机构出具的该客户的信用信息。四是其他能够证明该订单风险可控的因素。通过核查后，信用管理专员可以将该订单解冻，并附注解冻的原因以备内部审计使用。未通过核查时，采取相应的策略。包括要求客户提供这个订单的全额或者超出授信额度部分的担保、要求客户针对订单直接付款或者偿还赊账金额、锁定订单。

（三）赊账金额变动设计除了创建新订单会对赊账金额产生变动外，以下情况也会使客户的赊账金额发生变动，见表2所示。