借力SRM提升采购供应管理管控水平

张兰兰

浙江傳化股份有限公司（以下简称传化股份）信息化建设从1996年起步，经历了单项覆盖阶段、集成提升阶段，正处在创新突破阶段。

传化化学集团从成立采购中心集中采购以来，主要存在以下痛点：

供应商分布不合理，很多关键原材料是独家供应，传化化学的议价能力并不强；应付款周期明显不合理，没有硬性标准约束；供应商准入和评价机制不健全；下属各公司产品原材料出于保密的目的编码和名称不统一，存在一物多码的情况；采购中心的采购员被日常琐碎事务所累，不能集中精力做战略寻源、行情研究；询比价过程不透明、不标准；从采购计划到合同、订单的审批流程过长，效率过低；缺乏对采购员的绩效考核机制；采购中心与下属企业之间的界面不清晰，集采和自采物料存在模糊等痛点。为保障传化化学的国际化战略的落地，推动传化化学“卓越运营”转型，加强标准化、透明化、集中化管理，传化化学启动SRM项目，试图通过SRM项目的顺利实施，达到加强采购全过程管控、提升供应链协同能力、建立标准化体系的目标。

SRM系统把控供应商管理

供应商准入管理功能

当现有货源无法满足采购需求时，由负责供应商开发的部门，通过同行推介、报刊杂志、网络信息、行业展销会等渠道获取新的货源信息，接洽、现场考察供应商并达成合作意向。提供开放平台供供应商自助注册，维护供应商基本信息，维护供应商主营产品及品牌、仓库发货地址等物料清单信息。根据采购物料的市场特点，可由供应商进行自主注册，并依据物料品类管理的细分原则形成每一类物料供应商的长名单。

供应商主数据集中管理

建立统一编码规则，根据在规则下查重整理后的供应商主数据，形成集成唯一的供应商主数据基本信息，保证在整个业务流程中供应商的一致性。将来所有供应商数据基本信息更改、业务冻结必须在SRM系统中完成，在ERP系统中只提供相应的查询功能。由于所有供应商信息在SRM系统中完成，供应商资质、认证填报、业绩以及产品目录全部在SRM系统中实现。不合格供应商一旦在SRM系统中被冻结，则不允许在SRM系统和ERP系统内发生任何业务往来。

供应商认证管理功能

针对不同物资品类的供应商，根据采购物资类别的相关特点及贸易、分销和生产等不同的业务形态，由采购中心供应商资质与认证的审核部门，设置对应的准入标准，准入标准主要基于产品和服务、经营能力、财务状况、管理能力等多个维度，并由供应商审核部门依据供应商开发部门提供的资料对供应商进行资质核实和认证，确定是否符合准入标准。对于供应商认证标准必须由采购中心统一制定，下属单位日常申请的供应商的认证审批流程必须在采购中心完成。

供应商改进与退出管理功能

按照供应商管理制度，实现供应商两级集中管理，采购中心与下属单位按权责管理不同级别的供应商以及同一供应商的不同属性，按照权限分配，采购中心统一管理所有供应商的退出响应流程，并作出最后决定。按等级对供应商进行相应的处理措施，采购过程中各物资品类或服务类供应商，可由采购中心及下属单位二级出具绩效评价报告督促其改进，采购过程出现问题的供应商可直接在系统中实现集团及下属单位二级冻结禁止使用的管理模式。如果供应商仍旧不能改进供货能力及服务水平的， 淘汰此类供应商可直接在系统禁止使用。依据绩效评价报告，优化供应商结构，规避风险。

供应商绩效评价管理功能

供应商绩效评价管理应分为采购中心供应商绩效评价、下属公司/单位供应商绩效评价多级评价管理功能。供应商绩效评价结果信息能全方位体现供应商历年、历次绩效，以支持其自主的采购评标业务。支持采购中心及下属公司供应商历史绩效评价结果的互相查询与共享。同一个供应商在不同业务单位的供应商绩效库中，应保证使用同一编码。根据不同的采购物资特点，和业务板块选定绩效评估的内容，如QCDSTM指标、价格等，设定例如交货及时率、价格水平，付款条款等评估指标，并依据对经营业务的影响，设置对应指标的权重，针对不同采购物料，选择不同的评估模板；供应商绩效评估结果，作为深度合作和优化淘汰的依据，向供应商传递绩效评估结果并设计改善和提升计划，提高与供应商合作效率。

供应商分级分类管理功能

供应商分级分类，可以按物资品类，细分为一般供应商、重要供应商、战略供应商、不合格供应商等。供应商根据不同的分类，可以采取不同的管理措施。

SRM系统完善采购管理

采购需求计划管理功能

采购需求计划的制定，基于生产计划产生的原材料需求、库存需求、市场预测产生；生产用设备、大型备件等工程类物资的采购，基于工程项目的需求产生；生产企业备品备件的采购，基于生产设备维护部门的需求产生。采购需求计划管理，将需求产生采购计划及货源分配的流程固化于系统，使流程规范化、透明化，提高下属企业的需求提报准确率，及采购中心的采购计划准确率。

采购全流程管理功能

寻源采购功能可分为询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。

采购目录管理功能

产品目录为目录中最基本的目录结构，对所有内部用户提供基本的浏览能力。

该目录对所有内部用户开放，并可察看在其上面链接的相关产品及详细属性。系统具有建立标准目录的功能，将供应商产品信息录入到目录中，系统功能可以做到添加、修改、删除产品信息，并能够选取产品目录形成采购订单等业务单据。

采购价格库管理功能

基于化工原料物资品类价格数据库，分析价格趋势，结合同期市场情况，对影响价格的因素进行分析，对未来经营提供决策支持和预警。根据原料的配比，通过各种渠道进行成分的价格分析，以利于今后寻源谈判过程中，增加对价格区间的话语权，逐步建立原材料的价格库信息。

采购框架协议/合同管理功能

采购框架协议/合同管理功能应实现合同结构化信息形成，审批以及制作合同模版、合同文本等功能，同时合同在企业内部的开放查询、修改功能应可以按需设定。采购框架协议/合同管理，支持一次性采购合同和长期协议性合同。系统还应提供不同管理级别的合同查询统计报表，供企业决策使用。原材料采购有年度框架协议/合同来确定价格；辅料也有框架协议/合同的管理功能。另外，目录采购的货源，也可以来自签署的年度框架协议/合同。

采购审批工作流管理功能

打通现有采购业务流程，实现采购中心内部，采购中心与各下属企业和生产单位之间的协同管理，打破各业务部门之间的壁垒，实现部门间的协同。

采购信息统计与分析功能

支持采购中心等部门对采购管理各环节信息进行监督和分析，实现采购信息的相关分析，同时可实现各下属单位的采购信息共享。系统所搜集而形成的大量业务单据信息，可实现统计分析、综合信息查询，将大量的数据信息进行归类、统计、分析；制定统计报表，在经管理人员维护、整理、审计后，面向不同角色的用户开放，不同用户根据其自身的权限在不同界面，可以查询到不同内容和形式的统计分析信息。提供例如物资品类年度采购量、采购订单历史价格数据（行情）、采购支出分析、采购成本分析等统计分析报表。系统提供多种查询方式（定制查询、组合查询、模糊查询等），以多种形式表现查询结果（数字报表、图型报表），查询结果可输出到打印机或Web浏览器，或保存到本地。