新时期高校档案数字化建设的探讨

夏明辉

摘 要：高校档案馆主要承担“存史、资政和育人”的重要任务。在信息迅猛发展的时代，加强档案数字化建设已经成为高校档案管理工作中的中心内容。本文针对高校档案数字化建设的现状及存在的问题加以分析研究，并对高校档案的数字化进程发展对策进行了初探。

关键词：高校；档案管理；数字化建设

高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。

一、高校档案的数字化进程面临现状及存在问题

（一）资金问题

在我国很多高校中只注重教学以及科研工作，而对高校档案管理的重要性，却没有予以足够的关注和重视，高校的很多教师也没有注意到档案管理工作的重要性。因此，高校的很多资金，一般都会投放在教学任务及科研工作以上面。相比较而言，高校档案管理方面的资金投入非常不足，用于高校档案数字化的资金就更少，这就严重影响了高校档案数字化的建设进程。

（二）规范标准问题

高校档案数字化建设，需要有明确的标准和规范，这也是高校档案数字化建设的一个基础条件。目前高校数字化相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字化著录标准以及全文数据库标准等还没有形成规范。应参考国内已有的档案数字化技术标准，来规范高校档案数字化工作。高校档案数字化应用软件开发上，应依照国家标准并结合高校的实际，统一规划，创新机制，与软件公司、高校以及科研单位合作进行多种形式研发，形成符合高校档案数字化发展趋势的管理软件。

（三）人员素质问题

高校档案数字化建设，需要有一定档案业务水平和熟练掌握计算机技术的复合型人才。但是就现在大多数高校档案管理工作人员的分析与调查发现，很多高校从事档案管理工作的人员，他们普遍年龄较大，业务知识陈旧，对计算机的运用也不熟练，对于信息化的快速发展，无法适应。这就严重制约了高校档案数字化建设的开展。

（四）数据库建设问题

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，规模小、标准化程度低、类型单一，大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，服务水平差，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足新时期工作需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源共享。这些问题严重制约了高校档案的数字化进程。

二、高校档案的数字化进程发展对策的初探

（一）加大基础设施投入

目前，我国高校档案的数字化建设还处于初级发展阶段，大多数高校依旧主要以传统纸质档案管理模式为主，缺少数字化档案的管理。而高校档案数字化水平偏低成因而言，其主要在于硬件设备缺乏，扫描仪、打印机以及计算机等数字化档案管理设备数量有限或者质量比较差，无法满足新时期高校档案管理需求，加之档案管理系统软件没有及时进行更新，影响了档案管理效果。因此，为了确保高校档案数字化建设的质量，必须要加大硬件设备等基础设施投入，具体就是要在增强全体高校档案管理人员数字化管理意识和技能的基础上，配备档案数字化建设所需的档案管理系统软件和硬件技术设备，确保数字化档案管理提供必要的软硬件条件，从而为数字化高校档案管理工作提供物质保障。一方面，要对高校现有的硬件设施进行改善，积极引进先进的扫描仪、打印机和计算机等数字化硬件设备；另一方面，要加大软件建设，积极选择一些高水平的、功能完善的档案管理系统软件满足新时期高校档案工作实际需要。

（二）加强档案人才培养

高校档案数字化建设是一项繁杂的工作，其管理难度比较大。为了确保高校档案数字化建设的质量，必须要重视人才队伍建设，确保档案管理人员除了具备较高的知识层次以及档案管理专业知识之外，还要掌握计算机技术，才能满足新时期高校档案管理需求。人才是档案数字化建设的核心，因此，为了顺应新时期高校档案数字化建设要求，高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。首先，要加强高校档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时还要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；其次，要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力，确保可以适应新时期档案工作的发展需求。

（三）做好档案数据库建设

高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。檔案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。

（四）重视档案安全保障

理论上来讲，安全是互联网产物需要着重考虑的重要特征，高校档案数字化建设也不例外。为了确保高校档案数字化建设质量，防范档案管理中存在的各种安全隐患，确保档案信息的完整性，就必须要注意重视档案的安全保障工作。首先，为了确保数字化档案的安全性，必须要加强档案管理人员的安全知识培训，比如防范病毒的方法等，增强全体人员的信息安全管理意识，确保他们可以更好地胜任有关的档案管理工作。其次，需要防范黑客攻击和计算机病毒感染，定期对数字化档案进行安全备份工作，且要采用本地和异地各一套，以防止数字化档案出现泄露等各种意外情况的发生。再次，高校档案部门需要严格按照信息安全等级的保护要求，采取科学、合理的安全保障技术和安全管理制度来全面确保高校档案数字化建设的安全。比如，制定数字档案备份制度、数字档案归档制度、网络安全管理制度和保密制度等来确保高校档案数字化建设顺利开展。最后，考虑到高校档案工作的特殊性，他们需要具备高度的政治感、责任感和保密意识，切实做好档案数字化管理过程中相关档案信息的保密工作。

三、结束语

高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设，是非常必要的。当然，构建高校档案数字化管理与建设平台的时间还不长，还有很多不完善的地方，需要进一步研究与探索。

综上所述，为了确保高校现代化建设的顺利开展，必须要加大基础设施投入力度，重视档案数字化人才的培养，做好档案数据库建设，重视档案安全保障工作，以便全面提升高校档案数字化建设质量。但是需要注意的是要严格按照科学发展观理念，逐步实现高校档案从手工管理向数字化管理方向转变，从而不断提升我国高校档案管理水平。

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