浅论房地产上市公司档案服务创新工作——以杭州滨江房产集团股份有限公司为例

宣 莉

（杭州滨江房产集团股份有限公司）

房地产企业档案的工作很重要而关键的一个环节就是档案管理的创新和服务。所谓的档案服务，从狭义的来讲，主要指企业档案管理部门以室藏档案为基础，以满足利用者的需要为目的，通过一定的方式和各种途径主动为利用者提供服务。档案工作创新是指档案职能部门适应信息化发展变化，适应外部环境需要，形成新的结构、流程等服务方式。创新与服务模式是有别于以往传统的管理经验，但是以传统档案管理为基础。现阶段，档案部门以及档案工作者应该具有前瞻性，改变传统的工作方法，不断探索、创新服务方式。

一、档案服务创新是房地产企业发展的必然要求

创新是企业利用档案信息的需求。随着房地产市场竞争的日趋激烈，企业对信息的需求量也愈来愈大，档案开发利用工作的重要性日益凸显。为使房地产档案更好地为经济建设等服务，为社会提供全面的综合服务，就需要在各方面进行创新。企业要想有长足的发展，档案服务创新是新的引擎，只有创新才能更好地提高管理水平，增强竞争实力，扩大生产规模，取得良好的社会效益。

杭州滨江房产集团股份有限公司成立于1992年，是一家多年来立足杭州，深耕浙江的本土房地产企业。具有建设部一级开发资质，全国民营企业500强，中国房地产企业50强，长三角房地产领军企业。2008年5月29日在深圳证交所成功上市，成为该年度唯一一家国内A股IPO上市的房地产企业。2016年位列中国房地产百强榜第28位，其中盈利性指标位列全国top 10。近年来吹响了进军一线城市的号角，并进军美国，布局海外。在产业发展战略方面，以房地产开发为主体，服务业和金融业并重。

公司在创建之初就着手档案的记录和积累工作。明确档案分管领导，建立公司综合档案室，实行档案集中统一管理，归口公司办公室管理，建立健全各项档案管理规章制度，配备了专职档案管理人员和必要的库房等设备。到目前积累了二十五年的室藏档案，成立了数个企业文化馆。

二、房地产档案工作创新举措

（一）在弘扬企业文化、企业文化建设方面的创新

企业档案是一个企业发展的记录，记录了企业的成长和发展历程，为企业文化建设提供了宝贵的材料。因为蕴藏于企业档案中的信息是企业文化建设的源泉和动力。房地产企业正赶上了改革的深化阶段，大力发展经济建设的大好时期，企业的档案见证了企业的发展，为企业的文化建设提供了保障。

1.集团宣传方面的创新。今年正是公司成立25周年。为纪念这一里程碑，公司综合档案室提供了大量一手原始档案材料制作成周年庆特刊，主动提供各项服务，参与媒体的合作宣传，这些举措不仅提高了企业自身的企业文化，而且提高了企业的知名度，并增强了广大员工的向心力。广大业主也会定期收到公司的各种刊物，了解企业的发展情况。公司向社会各界传播了企业文化，提高了在市场竞争中的地位。

2.员工成长方面的创新。企业文化建设的档案信息会对每年的新员工培训主动提供服务，让他们了解企业的发展历史，参观企业文化馆，各种陈列更直观地教育了新人，激发了员工的自豪感和主人翁精神。冰冻三尺非一日之寒，企业文化的积淀，档案的积累帮助员工更好地了解企业，融入团队。

3.教育培训方面发挥的作用。随着企业的不断发展，合作项目、代建项目增多。档案兼职人员人数扩大，形成网络小组，平时加强学习交流，定期参加行业档案业务培训，提高管理水平。

（二）档案归档开发利用上的创新

房产档案主要产生于规划、勘察、设计、建设、管理和施工单位，它积累形成的质量将直接影响城市经济建设对档案的有效利用，而且还是解决建设纠纷的重要依据。房产档案工作的重要性越来越被全社会所认识和重视，档案的作用越来越凸显。

1.在收集档案形成方面的创新。随着建设水平的快速提高和发展，新的施工工艺不断呈现和政策法规的更新出台，对档案工作人员提出了更高的要求。想要充分满足社会各界对房地产档案的需求，不仅要拓宽档案收集渠道，扩充信息储备量，更要提高档案质量。公司在交付的楼盘项目上对竣工档案质量从声像资料到技术资料实行全程跟踪，责任到人。而且积极推广“提前介入”的服务模式，集团档案室指导和协助项目工程的档案管理，解决在资料收集、整理、归档过程中存在的问题，争取做到及时发现，及时解决，使工程档案收集整理工作和工程建设的进度同步进行，这样不仅能更好保证资料在形成过程中的质量，而且也配合了整个工程的竣工交付进度，确保了商品房的交付时间。

2.服务物业方面的创新。因为物业公司是集团公司下属的单位，也是房产商亮给社会的一张金名片，因此我们有一套竣工档案直接交物业公司保管使用，并且集团总部派专业档案人员上门辅导培训，建立一系列档案保管利用规章制度，提高了使用率，更主动地接近用户，以用户为中心。业主在使用过程中收到了良好的效果。

3.为领导、工程技术人员等开发利用者提供创新服务。近年来，公司开发的房产得到市场的充分认可，不仅让本土的“滨粉”对户型和装修的满意度大幅提高，更是在上海等地确定了优势，这得益于公司在档案管理上的综合利用。将用户的反馈意见和调研成果收集归档，工程技术人员借阅查档频繁，不断完善户型结构和细节管理，供领导和管理层决策形成滨江特色的开发模式，使产品获得市场的高度认可。提供完善的档案资料更是获得合作单位的认可，合作、代建市场得到快速发展，成为公司利润新的增长点。

（三）服务手段上的创新

积极改变被动、手工式的档案利用方式，采用更为主动、现代化的技术手段，使档案工作者从繁重的手工劳动中解放出来，更加有效地利用档案信息资源。档案的数字化建设是21世纪档案业务建设的重点，公司通过将室藏纸质档案全面电子化，形成图片和影像电子文档，分类建档管理并全面实现电子检索。

随着公司局域网的建立，档案工作者积极组织上传数据和信息，利用公司办公自动化平台，将数字化的档案植入日常办公平台，实现信息的网上检索、授权和共享。设立不同权限，方便不同用户对档案的利用，调动各方力量协助做好公开的归档前文件以及档案的数字化工作，成为电子文件流转中心，方便利用。使异地项目更能及时有效地共享档案资源，提高办事效率。

同时，加强档案信息安全工作，得到网络技术人员的大力支持，定期做好更新和维护。数字化档案室的工作任重而道远，公司刚刚处于起步状态，需要在实践中不断地学习，加强同行间的交流，不断提高档案管理的信息化水平，实现服务手段上的创新。

三、结束语

总之，档案服务工作的创新是未来档案利用的必然趋势，创新是时代的主题，我们必须清楚地意识到，如何开发利用好房地产的档案信息资源，充分发挥好房地产档案在经济建设中的作用，面向大众，服务社会，是我们档案工作者义不容辞的责任。档案服务工作的创新是一个艰苦探索的过程，也是一个不断实践的过程。努力探索，创新服务，不断提高专业知识水平，带动档案工作信息化建设，为企业的长足发展服务。