血站会计档案制度化管理的探索与实践

2017-02-15王彩云

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2017年0期

王彩云

（衢州市中心血站）

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报表和其他会计核算资料组成的，记录和反映单位经济业务事项的资料。2016年1月1日起修订后的《会计档案管理办法》正式施行。新办法对加强会计档案管理，有效保护和运用会计档案提出了新的要求。事实上，血站会计档案作为信息资源对血站发展的预测和决策发挥着重要作用。此外在发生医疗纠纷时，血站会计档案也是划分责任的重要依据来源。然而会计档案缺乏相应的制度，就会失真、失效。建立完善的血站会计档案相关制度，才能更好地实现血站档案管理的价值。

一、血站会计档案管理制度现状

（一）岗位职责不完善

随着行政事业单位内部控制制度的建立，对各个岗位进行梳理和流程再造，制定了不同岗位的岗位职责和权限。然而由于大多数血站都未在单位内部设置专门的会计档案保管人员。使得血站在内部控制制度建设中忽略了档案管理这一关键岗位的重要性。会计档案管理人员的相关岗位职责在制度上不清晰，进而造成会计信息失真、会计档案装订不合规、会计资料混乱放置等隐患，严重影响了血站会计档案管理效率。

（二）缺乏会计档案保管制度

《会计法》《档案法》以及新修订的《会计档案管理办法》都为会计档案管理提供了法律依据和一定的规范。然而血站自身未根据行业和单位的“个性”制定出适用于本单位的会计档案管理实施办法。血站会计档案保管制度的缺失，导致保管要求不明确，档案未按照要求表明存档时间和内容等不合规情况时有发生，加大了兼职档案管理工作人员的工作难度。尤其是对血站会计档案管理缺少考评机制，更缺乏相关的奖惩制度。势必会影响会计档案管理工作的积极性。

（三）缺乏会计档案借阅制度

血站的会计档案管理制度最终要通过使用体现其自身价值。这就使得借阅会计档案情况经常发生。但是当前血站会计档案缺乏相应的借阅制度。一是没有在制度上设置查阅权限，是否符合借阅条件全凭档案保管人员主观判断，这就使无关的工作人员也能接触到会计档案信息。二是会计档案查阅的信息记录不健全，会计档案借阅较为随意，无需经过审批，查阅的时间、查阅的内容、查阅的缘由及借出档案归还时间没有专门登记在册。档案遗失后根本无法追本溯源。

二、我站会计制度化管理的探索实践

（一）完善管理制度

2016年我单位档案人员提出存在的相关问题后，及时上报单位领导，单位领导高度重视，在单位内部建立了会计档案管理制度专门的研究小组，将财务工作人员和档案管理工作人员纳入其中，建立和完善了单位会计档案管理制度，建立了《财务组织体系管理制度》《资产管理制度》等10个管理制度，同时也明确了档案管理人员的岗位职责。

1.财务组织体系管理制度中，新增第三章，规定了档案管理人员的岗位职责。会计档案由档案室统一管理，财务部门负责会计档案的收集、整理和向档案室移交，编制移交清册，移交时，交接双方根据移交清册逐项检查核对，签字确认。划分了会计人员与档案管理人员的职责权限。

2.制定了血站会计档案保管制度。对会计档案归档范围进行细致的规定，同时对会计档案的存档方法、保存期限的标注、会计档案存放环境、会计档案达到年限的销毁工作做了详细的规定。为了更好地进行档案查阅，要求按照会计档案的类别和会计档案的年限按顺序排列。

3.制定了会计档案的借阅制度。会计档案的借阅需要单位领导的审批，确因工作需要要查阅相关档案的，需由会计档案保管员陪同下进行查阅，无关人员不得接触会计档案；会计档案的借阅、复印需要详细登记借阅人员、时间、内容、是由、归还时间，并在相应位置双方签字确认。

（二）落实制度执行与考核

将财务各项管理制度纳入单位科室年终考核目标，对制度的执行进行监督，提高制度执行率。

三、我站会计档案制度化管理的成效

（一）提高了相关人员意识

血站会计档案管理制度的建立，使得从管理层到普通员工开始意识到会计档案管理工作的重要性。提高单位人员对会计档案工作的意识，有助于单位会计档案工作的顺利开展。单位内部的会计档案管理岗位有了明确的岗位职责。在会计档案的整理、归档过程中会计工作人员与档案管理人员权责明晰，不仅提高了办事的效率，而且遇到问题也不会出现互相推诿扯皮的情况。

（二）档案实现规范化管理

血站应根据“适应性”原则建立适合本单位的会计档案管理制度，对会计档案的整理、归档、保管、销毁等各方面在制度上进行全方位约束并进行流程再造，使会计档案管理工作日益规范化。特别是会计档案按照相关分类进行有序存放后，使主管部门、财政局、审计局等相关部门对本单位的检查中或者其他情况需要借阅会计档案资料时，可以迅速有效的查阅到相关资料，节省了时间。