围绕两“全”做好项目档案管理工作

成 彤

（浙江浙能燃气有限公司）

一直以来，项目档案管理中尽管有“三纳入”“四参加”制度，但仍存在原件缺失，而用复印件代替；施工记录编号不连续；招投标文件与合同不一一对应，缺少未中标文件；变更文件缺少图文依据；竣工图没有加盖竣工章等问题。如何解决这一系列问题，笔者以浙江省天然气开发有限公司为例，从全员和全过程两个角度对项目档案管理进行分析。

一、项目档案管理的全员性和全过程性

项目档案管理具有全员性和全过程性的特征。档案管理的全员性，指凡与建设项目文件材料形成、办理、使用和归档相关的岗位人员，都具有形成和处置文件材料的职责，应当将这类人员纳入岗位责任制考核。档案管理的全过程性，指在项目建设的过程中，特别是在文件材料处理流程上，都应当明确管理内容和管理要求，以维护项目信息处理渠道的畅通与高效，从而保证文件材料的原始性、系统性、真实性。

项目档案源自建设过程中产生的记录，这些记录是一个项目整体的真实记录，记录在形成的时候，源于其作为办事的工具或依据，在项目建设过程中发挥不可或缺的作用，这种作用主要表现为传递信息、统一标准、控制流程、提高效率。正是由于文件材料的这种原始作用，形成了真实可靠的凭证。同时，文件形成过程，反映了档案管理的全员性：工程项目档案形成涉及到施工单位、监理单位、检测单位、政府监督部门、测量单位等相关单位，企业（项目业主）内部牵涉到前期办、投资部、工程部、安监部、综合办等部门，是整个项目自始至终活动的记录，需要全员参与并进行考核。

因此，档案管理的全员参与和全过程控制，是提升项目档案管理工作的基础和前提。

二、围绕两“全”提升项目档案管理水平

“大能源”战略下，省天然气公司基建项目多、任务艰巨，已完工的四个天然气热电联产抢建项目配套管线、在建的甬台温管线、西二线绍杭嘉段配套管线、刚开工的“县县通”（分为21条管线）等多个项目的基建工作全面铺开。公司针对天然气长输管线工程点多面广、战线长、参建单位多、资料员素质参差不齐等特点，围绕两“全”，一方面创新管理理念，引进专业的项目管理公司，加强全过程性管理；另一方面梳理好档案管理的基础性工作，明确全员参与、厘清职责。

（一）集中领导、分级保存、监督管理，加强全员组织领导

顺应文件资料信息产生、管理、利用过程的运动规律，针对公司项目比较多，实际工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，公司档案工作宜采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好项目档案工作。

按照上述原则，公司内部设置专职档案主管人员，直接上级为主管档案工作的副总经理；项目公司设三名专职档案主管负责所在项目档案工作；各项目部设兼职档案员配合项目公司档案员，各参建单位设档案员或兼职档案员，负责监督管理项目档案的收集、整理、分类、立卷、归档。项目公司设档案室和档案库房，根据档案室和档案库房的规模设计、项目设计的年限以及管线长度考虑存放档案的数量。建立一套由公司档案主管监督指导、项目档案管理人员密切配合、参建单位兼职档案人员严格执行的档案工作三级责任网络。

（二）制定标准、严格程序、明确流程，全过程把控项目档案工作

国家规定的标准与企业实际情况相结合，制定出有实际操作可行的档案工作标准和细则。从而使档案管理的工作有据可依，建成责任明确、标准详细、流程受控、科学管理、利用高效的档案管理模式。

公司严格按照国家《档案法》《企业档案工作规范》以及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等档案管理办法，并对照《浙江省重点建设档案专项验收标准》，制定出公司的《档案管理办法》以及《天然气管道建设工程文件档案管理细则》，并根据公司的要求，将《项目竣工资料编制管理办法》编入基建项目管理手册中去。明确项目公司的职责、各项目部兼职档案员职责以及各参建单位的归档文件类型、归档范围、归档时间、文件保管期限、归档文件整理方法。制定各种载体类型档案材料的归档范围。

制定一套适合公司项目档案整理、分类、归档、保存、鉴定、销毁的业务流程，明确业主单位职责、项目公司和各项目部兼职档案员职责以及各参建单位档案人员的具体职责，建立每个项目的档案工作网络图，做到岗有其人、人有其责。厘清三级责任人的关系和岗位职责。确保公司各部门及各项目公司、参建单位资料、文件以及有记录价值特殊载体档案的整理归档工作能够得到顺利开展。

（三）把握两“全”的同时，要注重日常的检查监督

增加项目公司的管理平台（权限），并不是业主就不用管了，业主可以借助这个管理平台，检查监督制度的执行力，更好地提升管理水平。大多数参建单位在施工技术和管理方面是强手，然而在施工过程工程资料收集、竣工鉴定、归档、保存方面却很薄弱。业主各部门专、兼职档案员要各司其职，不定期组织讨论交流，解决工程中的难点。

工程开工后，公司档案人员不定期组织对项目公司、参建单位的资料收集、编制和整理情况进行指导，提出整改要求，形成会议纪要下发各单位，整改及时形成闭环。把沟通、协调、指导工作，贯穿于整个工程的全过程，文件资料从产生、收集、整理、立卷到档案的专项验收，每一环节都参与其中，这样既推动了各参建单位履行职责，完成各自的档案工作，又为顺利完成项目档案的专项验收奠定了基础。