“违建”档案管理实践

王志梅

（绍兴市综合行政执法局）

绍兴市坚持“属地管理、市县联动、多管齐下、依法整治、分类推进、拆建同步”原则，通过开展“无违建”创建、“典型违建”拆违、“一户多宅”清理、攻坚克难整治、“四边三化”整治、宗教场所违建整治等专项整治和行动，拆违成效显著。2013年以来，全市累计完成拆违面积5248.17万平方米。诸暨市已通过了省“基本无违建县（市、区）”验收；越城区、柯桥区已通过省“无违建创建先进县（市、区）”验收；全市已创成“无违建创建先进街道（乡镇）”43个、“基本无违建乡镇（街道）”43个，占全市乡镇（街道）的72.9%。

一、“违建”认定与档案作用

（一）违法建筑的认定

违法建筑是指未经规划土地主管部门批准，未领取建设工程规划许可证或临时建设工程规划许可证，擅自建筑的建筑物和构筑物。违法建筑包括：（1）占用已规划为公共场所、公共设施用地或公共绿化用地的建筑；（2）不按批准的设计图纸施工的建筑；（3）擅自改建、加建的建筑；（4）农村经济组织的非农建设用地或村民自用宅基地非法转让兴建的建筑；特区内城市化的居民委员会或股份合作公司的非农业用地非法转让兴建的建筑；（5）农村经济组织的非农业用地或村民自用宅基地违反城市规划或超过市政府规定标准的建筑；（6）擅自改变工业厂房、住宅和其他建筑物使用功能的建筑；（7）逾期未拆除的临时建筑；（8）违反法律、法规有关规定的其他建筑。

（二）“违建”档案的作用

拆违档案是反映拆违工作过程、经验、成果的重要信息资源。拆违档案在拆违工作中发挥了重要作用。一是可以作为化解纠纷的工具，确保社会稳定。违章建筑就是不合法的建筑，拆违也是群众的呼声，关系到绝大多数老百姓的切身利益。档案是一种原始的真实记录，通过查找当事人的信息资料、宅基地相关信息，按照执法程序，做到合情合理、有法可依进行拆违，打击极少数人的违法行为，保护绝大部分人的利益，维护整个社会的公平正义。二是可以作为参考依据，盘活闲置土地、集约利用资源的有效途径。一方面，土地资源稀缺，项目建设和土地指标间的矛盾日益突出；另一方面，违法用地、违章建设现象屡禁不止，挤占有限的土地资源和发展空间，造成土地资源的闲置浪费、低效开发。通过查找坐标位置、土地性质、审批情况等档案信息，根据国务院批准的《绍兴市城市总体规划》，结合当地条件和群众需要，在拆违后的区域开展公共设施建设、生态恢复等工作。因此，做好拆违档案工作，不仅事关当前拆违工作的依法有序开展，也是为今后管理、运行和维护等相关工作留下原始依据，更是能够充分发挥积极的宣传作用，引导人民群众主动参与支持拆违工作，加快形成全民共治共享共保拆违成果的良好局面。

二、“违建”档案管理工作存在的问题

（一）基础资料不够完备

档案收集不完整和资源不足，主要表现在：一是档案门类不齐全，结构单一，声像档案、电子档案缺少，部分镇街农村“一户一档”档案中当事人信息资料、宅基地相关信息等基础资料缺失；城镇“一幢一档”档案资料中，有关建筑调查汇总信息和违法建筑处置信息的材料不多；一些已启动执法程序的案件无相关执法文书；还有些镇街“一幢一档”档案尚未全面建立，“一企一档”工作整体滞后。

（二）要素信息不够齐全

部分基础资料中涉及当事人的要素信息不齐全，对合法及违法建筑的坐标位置、土地性质、审批情况、违建类型、违建性质等要素信息也登记不全，能直观反映的信息量不够大。

（三）文书制作不够规范

部分已拆除的违建三态照片不齐全；因拍摄角度不一或缺乏相应的参照，导致违建现场与台账资料不相符合；有些未作拆除处置的违建，符合相关条件的佐证资料搜集不齐全；对一些列入缓拆的违建未注明缓拆期限等。

（四）业务档案收集不齐全

部分执法业务档案在经办人手中，未及时整理，特别是个别办案时间拖延较长的案件或经过复议、诉讼程序的案件，随着时间的推移，机构改革、经办人员的轮换使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及时整理归档至档案室，影响了执法档案的完整性。

三、“违建”档案管理工作对策

（一）抓好档案工作机制，完善管理制度

档案管理工作是一项长期性、重要性的工作。健全控违拆违的各项工作机制，完善各项档案制度要从基层做起。各区（县、市）、市直开发区控违拆违办应成立违法建设档案管理领导小组，各乡镇（街道）控违拆违办为成员单位，分管领导为档案管理工作的第一责任人，并指定专人负责各单位的违法建设档案管理工作。

（二）加强档案的收集、整理工作，保证档案的齐全完整

按照“三改一拆”工作文件材料归档范围和保管期限，根据实际进行细化、补充，充分反映我市拆违工作各个阶段的工作部署及取得的成就。一是文书类档案的收集、整理。按照《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》标准，进行系统整理，达到归档要求。二是业务档案的收集、整理。按照业务分类，对7类项目进行收集，业务文件应以原件归档。重点是存量、新增违法建筑处置；户外广告、两路两侧整治；农村“一户多宅”清理整治；拆后土地利用；农户住房解困工作；旧住宅区、旧厂区、城中村改造；危旧住宅房屋治理改造。对于农村“一户一档”整理：“一户一档”资料清单目录；户主（自然人）和共有人相关信息，包括姓名、身份证（复印件）等；建筑信息调查登记表，包括建筑照片、占地和建筑面积、土地性质、建造年份、审批情况、违建类型、违建性质、违建用途等及相关土地证（地契等）、宅基地审批表（附属用房等其他审批材料）、宗地草图（现状测绘图等）、相关买卖租赁调剂等证明资料。对违建做拆除处置的，须附三表三态及拆后利用照片，启动执法程序的还需提供相关执法文书和证据资料；对违建作其他处置的，需提供处置的依据和相应的手续办理资料。对于城镇“一幢一档”整理：“一幢一档”资料目录清单；建筑信息调查登记表，包括楼层数、户主信息、门牌号、房屋面积、违建照片、违建面积、违建类别、违建结构、违建用途等及相关的土地证（房产证）复印件等基础资料。对违建的处置情况可参照上述农村“一户一档”分类处置台账制作相关要求执行。对于企业“一企一档” 整理：“一企一档”资料清单目录；建筑信息调查登记表，包括企业名称、法人代表、企业规模、占地面积、违建面积、违建结构、违建用途等及相关土地证、规划平面图、房产证等基础资料。对违建的处置情况可参照上述农村“一户一档”分类处置台账制作相关要求执行。三是特种载体档案的收集、整理。电子文件、照片、声像和实物等应按国家有关规定整理，各类版式电子文件及表格，属于永久保管期限的，原则上应按规定输出一套纸质版本进行保存。重点加强拆违照片拆前、拆后对比、拆违成果等各类文字、图片、音像等档案资料的收集和管理。

（三）建立执法信息综合数据库，促进档案资源的充分利用

适应档案信息化建设的新要求，采用先进的技术手段对传统档案档案管理方法进行创新；针对违法建设档案管理的要求，全面收集综合建设、规划、城管、国土、水利、交通、环保等相关数据资料，建立基层执法信息综合数据库，共享巡查发现、卫星遥感、案件办理、验收备案等关联信息，把各类信息以电子文件形式进行归档管理。同时，把违法建设档案工作与各部门（单位）的档案工作结合起来，做到统一、规范、有序。并利用电子政务平台，实现档案信息共享，提高档案资源的效能。