大型国有企业下属单位档案工作调研与思考——以杭州钢铁集团公司为例

王建玉

（杭州钢铁集团公司档案馆）

杭钢集团档案馆对下属31家全资及控股子公司档案工作进行业务指导和阶段性调研工作，因各子公司分布较广，档案门类因各子公司经营业务不同各有特色，各单位档案专兼职档案人员流动性较大，档案管理工作存在着一定的难度，为更好地提高档案系统管理水平，组织各子公司进行档案自查和各门类档案统计，是了解各子公司档案管理情况的有效途径，以提升各子公司的档案管理工作。

一、对各子公司档案工作开展调研的内容和方式

杭钢集团公司作为省属国有大型企业，在钢铁行业去产能的过程中成为全国性的典型，在2015年8月24日到2016年1月22日的150天里，关停半山钢铁基地，分流安置1.2万人。如此巨大的人员分流安置和财产处置工作，使原本处于辅助地位的档案管理工作一下子被推到了企业转型升级工作的前列，人事档案的进出流转，科技档案的调阅利用，档案管理部门一时间成为人人都需要的热门部门，但也把一些平时隐蔽着的问题暴露了出来，因此，利用企业转型升级的时机，对档案管理工作进行一次全面梳理和整顿十分必要和迫切。为此，杭钢档案馆专门就整个集团各单位的档案管理情况按照库存档案数量、管理制度和规范、人员设备配备等内容，通过样本抽查、问卷调查、上门指导工作等方式进行调研摸底，以厘清集团公司各单位档案管理工作中的薄弱环节和共性问题，促使企业档案管理工作在企业转型升级过程中更好地发挥作用和价值。

调研内容包括：各单位档案工作制度建立和落实情况；文件材料（含电子文件）收集归档情况；档案安全防范措施情况；档案管理、移交、鉴定销毁情况；是否存在档案违法违纪问题等。

调研主要采取以下方式：（1）抽取确定调研单位，上门调研前提前通知；（2）听取调研单位自查报告，实地查看档案库房，各门类档案随机抽样检查；（3）了解档案信息化工作进度；（4）杭钢档案馆将根据抽查情况出具整改通知单，各单位根据整改通知单做好整改工作，规范档案管理。

二、各子公司档案管理现状和存在的问题

就调研情况看，截至2015年底，杭钢集团31家全资及控股子公司整理完成的各门类档案约有23.55万卷、10.17万件，其中文书档案约1.69万卷、9.96万件，人事档案6690卷，会计档案约7.76万卷，科技档案约12.24万卷，实物档案2000余件，特殊载体档案1961卷（其中照片档案有1万余张）。结合各单位的档案工作自查报告和各门类档案统计表，到各单位进行实地抽样检查，发现各单位档案工作中普遍存在以下问题：

（一）有一定档案保管意识，但重视不够

相对于发展业务部门，档案管理部门是“冷部门”，是容易被忽视的部门，具体表现为：一是各单位主要领导对档案工作不够重视，在安排具体工作计划时往往会遗漏档案管理工作；二是对档案工作人、财、物投入不够，各单位档案基本无专职档案员，兼职档案管理人员高达80%以上，档案日常管理经费能缩减的尽量缩减，甚至无日常管理开支；三是从事档案工作的人员的相关待遇得不到应有的保障，专职档案管理岗位较少，岗位待遇往往低于其他岗位。各单位对档案的概念、价值、作用及工作性质有一定认识，但是对档案知识的了解十分匮乏，档案专兼职人员甚至不了解本单位在生产工作过程中，形成了哪几个门类的档案，对档案工作总体认识不高。

（二）办公条件及设施不符合档案管理的要求，基础设施差

一是馆库条件差、面积小、容量饱和，放不下的档案只能到处堆，各单位办公场所寸土寸金，档案库房能缩减的都尽量缩减；二是档案的功能单一，除保管与借用外，再无其他功能，更谈不上多功能，档案管理工作基本都是兼职工作，主要工作任务较重，无太多精力和时间用于档案工作；三是馆库设施设备简陋，现代化设施的配备明显滞后，远不能适应新时期档案事业发展的需要，除密集架、五节柜等装具外，空调、除湿机等库房常用设备缺少，基本无专门的电脑、扫描仪等设备配备。

（三）人才缺乏，档案工作队伍不稳定

缺乏有专业技术职称的专职档案员，特别是有责任心、熟悉档案内容、能进行档案信息深层次研究和开发的专业技术人才十分匮乏，有副高专业技术职称的专职档案员仅1人。各单位档案人员经常变动，基本都是兼职档案员，忙于其他日常工作较多，档案工作只能草草应付。包括杭钢档案馆目前档案工作队伍不健全，人员变动频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利于档案工作的深入开展，很多单位档案人员变换中工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性。

（四）档案完整性收集难度大，档案收集质量有待提高

各单位、各工作岗位人员为便于小范围利用，相对重要的、利用率高的档案留在本单位（部门）甚至留在个人手中。法律事务材料、信访材料、监察审计材料等等，各部门为方便查找利用，迟迟不愿移交入档，缺少好的收集管理手段；重要的无效印章不收集入档，工作交接时遗失情况较严重。

（五）档案管理工作制度不健全，整理立卷不规范

从各单位调研情况看，各门类档案管理没有建立相应的管理制度，档案整理立卷未按规范要求，上级档案行政管理部门有新的整理方式方法也没有及时跟进，自查统计工作中的统计数据统计口径不统一，甚至统计表上的档案数量完全与实际档案数量不符。杭钢档案馆对调研单位各门类档案存在的问题出具了档案整改通知单，要求各单位根据实际情况逐步做好整改工作。

（六）数字化档案室建设工作停滞不前

浙江省档案局要求全省企事业单位在2020年底前全面实现数字化档案室建设，但因各种历史原因杭钢档案工作的数字化建设前期工作不尽如人意，档案开发利用工作没有很好地开展起来。档案只起到保管、查阅的作用，档案信息的研究开发、服务经济、服务集团生产经营、服务社会的工作效果还不明显。

三、升级各子公司档案管理工作的新思考

经过各单位档案自查、杭钢档案馆抽查调研，各单位档案工作暴露出不少问题，如管理薄弱、人员缺乏、整理不规范等等，根据各单位档案工作存在的实际问题，从完善杭钢档案管理工作的体系建设出发，应从下述多个途径加强档案管理的严肃性和规范性：

第一，加强各单位档案工作制度建设，严格规范档案管理工作，各单位对原有的档案制度进行调整、补充、修订，增强操作性、针对性，对各单位的制度建设定期督促和检查。

第二，稳定杭钢档案馆档案工作队伍，落实各大门类档案管理人员，定期开展对各单位各门类档案工作的业务指导，加强档案知识学习，建立档案工作交流、咨询平台，增强调研、检查力度。目前，建立的杭钢档案工作交流群有专兼职档案人员110人，日常工作交流活跃，对各单位档案工作中遇到的问题随时解答；对档案管理组织机构人员进行系统的培训，已开展内部培训8期，受到各单位好评，丰富培训内容，进行有效宣传，扩大影响。

第三，加强档案管理措施，特别是收集工作，对拒不交出档案的人员以及提供不出基础资料的人员给予处罚。对到外开会或采购所带来的或形成的资料，应及时交档案室归档，报销凭证根据档案室档案移交清单才能到财务部报销有关费用。把各单位（部门）档案管理纳入考核范围，尤其是各单位（部门）负责人、档案管理机构组成人员及专职档案员。

第四，规范做好全宗卷管理，档案工作年初要有计划，年末要有总结，档案工作中形成的移交清单等材料组入全宗。

第五，各单位根据实际情况，对原有的档案进行重新规范整理，实现标准化管理。健全杭钢档案馆档案工作队伍，对有需求的单位开展整理立卷业务，可按标准收取整理费。对各二级单位库房紧张的情况，集团公司可考虑根据实际加强档案库房建设，规划新建档案室，档案用具使用密集架，可开发档案寄存业务，按每立方收取寄存费。

第六，加快数字化档案室建设工作，尽快了结原不成熟的软件系统，更新档案信息化系统，加强计算机现代化管理，加强档案的系统开发及统计工作，接轨大数据工作，更快更好地为领导决策提供服务。

总之，档案管理工作重复劳动多，工作烦琐，劳动强度大，管理方法和手段的落后直接影响了档案管理的质量。特别是在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确，影响案卷质量的问题。因此，在日常的档案管理调研工作中，抓一两个典型单位进行调研，把好的经验进行宣传推广，典型示范；对教训和不足，也可以及时分析，提供借鉴，起到典型的引路作用。同时，通过档案管理的调研工作，一方面可以强化杭钢档案馆管理人员的群体调研意识，提高自身的业务技能水平；另一方面，也是杭钢档案馆进行科学管理的一个重要前提，是实现档案工作目标管理的重要环节，是改善全公司档案管理工作，提高档案利用效率的重要保障措施。在档案管理工作由封闭型向开放型转变的过程中，努力实现将档案管理嵌入集团公司的业务管理流程中去，在流程过程中进行档案信息的收集，进行档案的信息化知识化管理。

［1］ 李敏.文件迅速增长对档案工作的影响 ［J］.档案管理，2007，24（6）.

［2］ 沈金福.应重视档案用户的调研工作［J］.四川档案，1997（3）.