新时期人防工程档案管理现代化的途径

崔海梅

（嘉兴市民防应急救援处）

人防工程档案信息涉及国家安全、社会秩序，其管理的保密性涉及我国危机状况，面对如此重要的档案管理，人防工程作为一个重要的安全场所，其所涉及的工程档案也就成了国防性机密文件。人防工程档案，不仅可以作为战时部署防空袭、组织人员掩蔽、物资储存的基本依据，同时也是人防工程信息管理系统建设、人防工程规划、建立高效统一的组织指挥系统的重要依据。另一方面，人防工程档案还是应付现代战争以及重大的自然灾害事故，对国家和人民生命财产安全进行有效保护的重要依据。随着时代的发展，我国的城市建设也进入了快速发展时期，与此同时，全国各地人防工程数量也在相应增加，在这样的大背景下，人防工程档案管理也必须与时俱进，以适应新时期人防事业发展的需要。笔者对新时期人防工程档案管理的现代化途径进行了思考。在新形势的发展背景下，为了更好地推动人防的现代化建设，做好人防档案管理是非常必要的。

一、创新人防工程档案的管理理念

随着时代的不断改革推进，人防工程档案管理仍旧沿用传统的档案管理办法是无法适应时代的发展步伐的，要与时俱进地跟进时代的脚步，不断创新人防工程档案的管理理念，进一步实现人防工程档案规范化。人防工程档案管理部门可以根据国家档案局《归档文件整理办法》和《电子公文归档管理暂行办法》的基本要求，结合自身实际，把新理念、新思维和新方法不断融合到适合自身条件的档案管理中，确保人防工程档案项目档案的完整、安全、科学，更好地为国家经济建设服务，这就要求档案在形成过程中有一个集中统一的管理程序。如在开展人防工程档案管理时，档案管理部门可以树立质量管理意识，通过运用合同条款和人防档案管理的有关规定来提高人防工程项目建设工程档案的编制质量。做好宣传贯彻，加强对人防工程质量的管理，使各人防工程项目建设单位认识到人防工程档案管理是保证工程质量的重要环节。

二、建立网络平台，实现人防工程档案管理信息化

在21世纪互联网高速发展的今天，人防工程档案管理已经不再是传统的人笔记录的时代，而是采用更加现代化的管理手段，将计算机信息技术融入人防工程档案管理工作中，不仅降低了人防工程档案管理的成本，而且还大大地提高了人防工程档案管理的效率。人防工程档案管理部门可以借助计算机网络技术，利用档案管理软件，建立人防工程档案管理的网络平台，将档案形成电子文件，不仅存储方便，缩小了空间的占用，同时利用网络共享特点，只要通过鼠标和键盘的操作就可以实现对人防工程档案信息进行查询和利用，使人防工程档案管理由静态变动态，实现档案全程服务模式，提高人防工程档案管理质量，充分实现了人防工程档案管理的信息化。

三、利用检索工具，提高人防工程档案管理的服务性

在我国社会主义建设和开发的过程中，优质的服务是必不可少的，在人防工程档案管理上也要讲求服务性。为了更好地提高人防工程档案管理的服务性和便捷性，人防工程档案管理部门要对人防工程档案全面开发和利用，最重要的是编辑出科学有效的检索工具。检索工具是实现对人防工程档案进行有效便捷利用的重要手段，特别是在现在人防工程档案越来越多的情形下，档案检索工具也就显得尤为重要。而为了能更好地实现人防档案检索，档案工作人员必须对人防工程档案进行分类整理、编辑目录，为人防工程的科学管理打下坚实基础。这种人防工程档案管理的检索工具更加便于档案文件的快速查找和阅读，简化了借阅人防工程档案信息的审批手续，人防工程档案的合理开发利用要建立在对该档案的有效保护基础上，使得人防工程档案发挥其应有的作用。

四、建立高效安全的人防工程档案保密制度

人防工程档案管理工作在执行的过程中，往往在管理松懈、管理失误中造成人防工程档案存在安全隐患，如在借阅方面出现不及时归还、档案丢失、档案破损现象。对此，人防工程档案管理部门必须要建立健全高效安全的人防工程档案保密制度：首先，将保密档案进行档案等级划分，依据《保密法》规定划分为“秘密”“机密”“绝密”3级，确定档案保密的等级，根据不同的等级对档案采用不同的管理方法，尽可能多地提供利用档案的机会；其次，确保参与人防工程机密档案管理的人员背景、个人素质符合要求。要保证每一个绝密档案管理人员能够承担起自身应尽的义务、责任，为做好绝密档案保密工作奠定基础；最后，强化对人防工程档案的日常管理，任何涉及对于绝密档案所进行的调阅、销毁、移除工作都必须要经过相关部门批准后办理完善的手续，杜绝其间出现泄密的可能性。像这样完善的人防工程档案保密制度，对于构建人防档案管理制度的保密机制提出了重要前提条件。

五、做好人防工程档案的监督工作

人防工程档案管理水平的提升，在日常工作中也要加强对其的监督管理，管理部门可以构建完善的管理制度，通过人防工程档案形式的规章制度，建立起针对查阅、复制的管理条款，同时根据实际情况不同、利用人员的不同划定出不同的利用允许范围，特别是要对档案利用人的权限加以规范。为了做好人防工程档案的利用监督，人防工程档案管理部门应加强宣传利用人防工程档案的规定与制度，多观察动态，使每个利用者都在自己的视觉范围中，多分析利用效果和利用情况，多对被利用的案卷进行检查，在日常监督管理过程中，还要做好监管记录，遇到人防工程档案中存在的问题，要及时上报、及时解决，提高人防工程档案管理的效率。

六、加强人防工程档案管理人员的素质培养

在人防工程档案管理方面，除了要提高管理的硬性条件以外，还要对人防工程档案管理人员进行素质培养，从人员素质和业务水平的提升方面入手是加强人防档案管理工作最快和成效最高的方案。首先，由于人防工程档案的保密性极强，在人员管理方面更要严格地要求，要求人防工程档案工作人员具备较高的政治素质，甘愿为人民服务，具备高度的政治责任感，热爱自己的档案管理事业；其次，人防工程档案工作人员要具备业务素质，随着时代的发展，要善于应用现代化的信息技术手段，提高档案管理的效率，熟练档案保管、熟悉档案管理相关法律法规、善于操作计算机软件系统等等；最后，要让人防工程档案管理工作人员提高法治意识，善于利用法治手段，高效率地管理人防工程档案，让管理档案工作更加制度化、规范化。人防档案管理部门在日常人员管理上要加强培训指导，组织优秀员工进行外出培训，树立优胜劣汰的考核制度，充分调动人防工程档案工作人员的工作积极性，从而提高人防工程档案工作的效率。

通过以上对人防工程档案管理工作的改革措施，可以看出改革是人防工程档案管理水平提升的前提条件。为了推动人防现代化建设，我们在人防工程档案管理上必须要与时俱进，采用现代化的管理技术手段，建立健全完善的人防工程档案管理制度，创新工作理念，实现人防工程档案管理规范化，加大人防工程保密工作的管理力度，只有这样才能真正实现人防工程档案管理的现代化。

［1］ 王铁男.对做好人防工程档案工作的几点认识［J］.黑龙江档案，2011（3）.

［2］ 房磊.人防工程档案管理中应注意的几个问题［J］.兰台世界，2011（S1）.

［3］ 庄桂清.地方人防档案管理中的保密问题［J］.陕西档案，2011（5）.

［4］ 房磊.浅谈如何做好人防工程档案的保密工作［J］.兰台世界，2010（z1）.

［5］ 张文荣.对人防档案的几点思考［J］.黑龙江档案，2011（6）.