高校档案馆定岗定编工作的若干思考

林 坚

（浙江工商大学）

为了规范高校的人员编制管理，优化人力资源配置，提高各部门的工作效率，转变工作作风，各高校进行了定岗、定编、定员的部署。“三定”指在现有管理架构的基础上，根据档案馆的职责工作内容、业务量、管理层，对编制岗位人员进行适度优化调整，其目的就是通过定编、定岗、定员合理配置人力资源，构建科学的岗位管理体系，为设定薪酬等级、绩效考核、人员培训等提供基础依据。

一、什么是定岗定编

定岗定编是确定岗位和确定岗位编制的合称，前者是设计组织中的承担具体工作的岗位，而后者是设计从事某个岗位的人数。但在实际工作中，这两者是密不可分的，当一个岗位被确定之后，就会自动有人的数量和质量的概念产生。

定岗定编是处在不断探讨之中的一个问题。它并没有一个固定的模式，只是各高校根据自己的情况在不同的时期运用不同的方法。 定编在这里包括定员。所谓定编定员，就是采取一定的程序和科学的方法，对确定的岗位进行各类人员的数量及素质配备。定编定员是一种科学的用人标准。它要求根据各高校的业务方向和规模，在一定的时间内和一定的技术条件下本着精简机构，节约用人，提高工作效率的原则，规定各类人员必须配备的数量。它所要解决的问题是高校各工作岗位配备什么素质的人员，以及配备多少人员。

定岗定编是各高校档案馆岗位管理中的一项基础性的工作。它涉及高校档案业务目标的落实、员工能力和数量的匹配，从而影响到高校档案馆运营成本的降低和效率的提高。在中国计划经济时代，定岗定编是由国家有关部门来承担的，随着各高校面临日益激烈的市场竞争，定岗定编已经成为高校自身经营管理的重要内容。定岗定编是高校岗位管理中的一项基本工作。定岗：是指明确高校档案馆所需要的岗位。定编：是指明确高校档案馆需要多少适合发展的员工。

二、档案馆定岗定编的意义

定岗的过程就是岗位设计的过程。岗位设计也称为工作设计，是指根据组织业务目标的需要，并兼顾个人的需要，规定某个岗位的任务、责任、权力以及在组织中与其他岗位的关系的过程。它所要解决的主要问题是组织向其成员分配工作任务和职责的方式。

岗位设计是通过满足员工与工作有关的需求来提高工作效率的一种管理方法，因此，工作设计是否得当对激发员工的工作热情、提高工作效率都有重大影响。岗位设计把整个业务战略和业务目标分解到每个员工的层次。如果在系统或流程的变革中没有对岗位进行相应的改变，这种变革注定不会成功。 岗位设置是一项系统工程，没有决心去排除干扰、坚决实施，将难以成功。

定岗定编的积极意义在于可以帮助高校档案馆进行人力资源规划、预测，以便更好地帮助高校实现其业务目标。由于人的主观能动性是难以预测的，所以，在任何时候，定岗定编都不可能是绝对准确的，只可能是一种参考。 定岗定编是高校所有部门的事，而不是人力资源一个部门的事。因此，高校需要的是一个大家在人员方面都能进行自我约束、自我控制的机制，而不是一套硬性的定岗定编的规定。

三、档案馆定岗定编的原则和要点

（一）档案馆定岗定编的原则

1.档案馆因事设岗原则。岗位应根据部门的工作职能、业务以及管理流程进行设定，以工作内容、业务量配制人员，不能因人设岗，要达到因事设岗、人事相宜的目的。强调岗位与组织和流程的有机衔接。以各高校档案馆的战略为导向、与提升流程的速度与效率相配合。

2.档案馆以现状为基础。强调岗位对未来的适应。一方面必须以岗位的现实状况为基础，充分考虑岗位价值发挥的基础条件；另一方面，也要充分考虑组织的内外部环境的变化、组织变革与流程再造、工作方式转变等一系列变化对职位的影响和要求。

3.档案馆以工作为中心。强调人与工作的有机融合。充分考虑任职者的职业素质与个人特点；体现职位对人的适应，处理好岗位与人之间的矛盾，实现人与职位的动态协调与有机融合。

4.档案馆以分析为手段。强调对岗位价值链的系统思考。不仅是对职责、任务、业绩标准、任职资格等要素的简单罗列，而是要在分析的基础上对岗位价值链上每个环节应发挥的作用的系统思考。包括该岗位对组织的贡献，与其他岗位之间的内在关系，在流程中的位置与角色，其内在各要素的互动与制约关系等。

（二）档案馆定岗定编的要点

1.定岗定编的基本依据是高校发展战略、业务目标。定岗定编的基本依据是高校本身的发展战略，高校在特定的时期内，要完成什么样的战略目标，构成了高校一切工作的中心，包括定岗定编。如果战略目标不清楚，高校里的一切工作都失去了方向和依据，包括定岗定编。这似乎是一个很浅显的道理，但在实际工作中，又会经常遇到类似的情况：高校目标不明确，或者明确但不科学，在这种状况下，定岗定编是无法进行的。勉强进行，也缺乏说服力。作为国内著名的咨询公司，鹰腾咨询为多家企业设计了组织架构及定岗定编方案，获得了客户的高度认同。 定岗定编的目的是实现“人、岗、事”三者之间的合理匹配，以达到“人尽其才、才尽其用”的目标。这里最重要的是首先要弄清楚高校要做的“事”。有了工作目标，然后才需要相应的岗和人来做。当然，高校的战略目标，也就是“事”的确定，这不是一个简单的问题，它必然涉及高校一系列内外部的因素，如经济环境、学校目标、技术变化、学生需求等各方面的影响。弄清楚目标是档案馆发展的前提条件。

2.定岗定编的具体依据是档案馆的工作流程。目标明确后，并不意味着定岗定编就可以自动进行了。定岗定编的具体设计，还需要先理顺工作流程。前面我们说到了“人、岗、事”之间的匹配，其中“事”是基础。但做同样的“事”采用的流程可以是很多的。不同的工作流程必然带来岗位设置的不同。优化的流程可以给出最有效的岗位设置，而陈旧的流程很容易造成岗位工作的低效率。因此，定岗定编必然涉及的一项前提性工作就是“流程优化”。一提到流程优化，人们很容易认为是一件复杂的工作。其实流程只不过是完成任务目标的方法和过程，它根据目标的繁简程度不同可采用的优化方法和程度也可以不同。涉及档案馆总体变化的流程重整是一种优化，局部流程的小改小革也是一种优化。只要新的流程能够使输出大于输入，是一个增值的过程，它就是一个优化的流程。我们把优化流程中的关键环节找出来，设置成岗位，赋予其职责，并根据该环节的工作量配置相应的员工数，定岗定编就能够做到科学合理。

3.定岗定编应从档案馆业务人员着手。高校内档案馆岗位是具有一定比例关系的，定岗定编应把握这些基本的比例关系。一是教学与非教学部门之间的比例关系；二是教学与非教学内部各种岗位之间的比例关系；三是管理岗位与全部岗位之间的比例关系。各种非教学岗位的确定虽然要依据其各自优化的工作流程，但也必须考虑它们与教学岗位之间的比例关系。

四、如何合理定岗定编

为深化高校人事制度改革，建立健全高校岗位设置管理制度，实现高校人事管理的科学化、规范化、制度化，按照省政府文件精神，结合高校档案馆实际，从以下几个方面制定实施细则。

（一）高校档案馆岗位类别设置

1.高校岗位分为管理岗位、专业技术岗位和工勤技能岗位三种类别。（1）管理岗位指担负领导职责或管理任务的工作岗位。管理岗位的设置要适应增强单位运转效能、提高工作效率、提升管理水平的需要。（2）专业技术岗位指从事专业技术工作，符合相应专业技术水平和能力要求的工作岗位。专业技术岗位的设置要符合专业技术工作的规律和特点，适应发展社会公益事业与提高专业水平的需要。（3）工勤技能岗位指承担技能操作和维护、后勤保障、服务等职责的工作岗位。工勤技能岗位的设置要适应提高操作维护技能、提升服务水平的要求，满足单位业务工作的实际需要。

2.高校管理岗位、专业技术岗位、工勤技能岗位的总量。按照国家有关行业岗位设置指导意见和本省规定的结构比例控制标准，以在编在册的正式工作人员为基数，由档案馆提出岗位设置意见，报主管部门和政府人事行政部门综合确定。

（二）等级设置

1.管理岗位等级设置。根据我校档案馆实际，管理岗位分为6个等级，处级正职、处级副职、科级正职、科级副职、科员、办事员依次分别对应管理岗位的职员岗位。

2.专业技术岗位等级设置。专业技术岗位分为13个等级，包括高级岗位、中级岗位、初级岗位。高级岗位分为7个等级，由高到低分为一至七级，其中高级专业技术职务正高级岗位包括一至四级，副高级岗位包括五至七级；中级岗位分为3个等级，由高到低分为八至十级；初级岗位分为3个等级，由高到低分为十一至十三级，其中十三级是员级岗位。

3.工勤技能岗位等级设置。工勤技能岗位分为技术工岗位和普通工岗位。技术工岗位分为5个等级，即由高到低分为一至五级；普通工岗位不分等级。事业单位中的高级技师、技师、高级工、中级工、初级工，依次分别对应一至五级岗位。

（三）基本条件

1.档案馆岗位基本条件。高校管理岗位、专业技术岗位和工勤技能岗位基本条件，主要根据岗位的职责任务和任职条件确定。高校三类岗位的基本任职条件是：（1）遵守宪法和法律；（2）具有良好的品行；（3）具备岗位所需的专业、能力或技能条件；（4）适应岗位要求的身体条件。

2.管理岗位基本条件。（1）职员岗位一般应具有中专以上文化程度，其中六级以上职员岗位一般应具有大学专科以上文化程度，四级职员岗位一般应具有大学本科以上文化程度。（2）各等级职员岗位的基本任职条件是：①四级职员岗位，须在五级职员岗位上工作三年以上。六级职员岗位，须在七级职员岗位上工作三年以上。②五级职员岗位，须在六级职员岗位上工作两年以上。③七级职员岗位，须在八级职员岗位上工作三年以上。八级职员岗位，须在九级职员岗位上工作三年以上。④九级职员岗位，须在十级职员岗位上工作三年以上（不含按有关规定确认为九级职员的）。

3.专业技术岗位基本条件。（1）专业技术岗位的基本任职条件，按照现行国家、我省和我校专业技术职务评聘的有关规定执行。专业技术三级、四级岗位原则上应具有正高级专业技术职务资格，五级、六级、七级岗位原则上应具有副高级专业技术职务资格，八级、九级、十级岗位原则上应具有中级专业技术职务资格，十一级、十二级、十三级岗位原则上应具有初级专业技术职务资格。（2）档案馆因实行职业资格准入控制的专业技术岗位的基本任职条件，必须包括准入控制的要求。（3）专业技术高级、中级、初级岗位以及高级、中级、初级岗位内部不同等级岗位的具体任职条件，由主管部门或事业单位按照本实施细则及行业指导意见，根据岗位的职责任务、专业技术水平要求等因素综合确定。

4.工勤技能岗位的基本任职条件。（1）一级、二级工勤技能岗位，须在本工种下一级岗位工作满5年，并分别通过高级技师、技师技术等级考评；（2）三级、四级工勤技能岗位，须在本工种下一级岗位工作满5年，并分别通过高级工、中级工技术等级考核；（3）新聘工勤技能人员见习、试用期满，并通过初级工技术等级考核，可确定为五级岗位。

［1］ 陈水生.高校档案机构人员因素探析［J］. 山西档案，2016（1）：71—73.

［2］ 张长海.大学档案机构职能延伸——基于高等教育文化传承职能的分析［J］.档案学通讯，2012（4）：201—206.