新形势下商会档案管理者的定位和能力提升

2017-02-15陈碧云

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2017年0期

陈碧云

（文成县工商业联合会）

商会档案是商会在各项活动中直接形成或产生的各种形式的具有保存价值的原始凭证及记录。档案是商会的重要财富，是商会发展历史的真实凭证，是商会开展各项工作的必要条件和第一手资料。档案管理是商会的日常工作，管理者岗位平凡而不起眼，但作为商会档案管理人员，必需正确认识商会档案管理工作的重要性，需要正确认识自身价值、找准定位，并不断提升素质，在做好自身工作的同时，满足商会发展对档案工作的需求。

一、新形势下商会档案管理者重新自我定位的必然性

（一）商会职能转变对商会档案管理提出新要求

近年来，国务院根据十八届三中全会全面深化改革的精神，着眼推进国家治理体系和治理能力现代化，做出了转变政府职能、简政放权的重大部署，明确指出将推动政府部门向社会组织转移职能，开放更多的公共资源和领域。商会协会作为经济领域的社会组织，是联系政府、市场和企业的桥梁纽带，是社会治理体系的重要组成部分。新的形势下，商会的作用已不再限于会员联谊和维护会员利益，其功能已拓展至研究咨询、沟通对接、信息网络、法律维权、社会公益，乃至承接政府的行业管理、职业培训、信息咨询等方面职能。在商会职能拓展延伸的前提下，商会档案管理人员必须跟上商会发展步伐，改变传统档案工作只重档案信息保管和维护的理念，更加着重于整合信息资源，发挥档案资料的信息价值，提高服务质量，促进商会的办会水平的提升。

（二）档案管理技术发展对商会档案管理者提出新挑战

随着新技术在档案管理工作中的运用，档案管理方式发生变化，由原来单一纸质卷宗整理保管模式逐步向数字化、网络化发展。早在2007年，浙江省就印发了《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》和《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》，对纸质档案数字化操作规程进行了规范。《浙江省档案事业发展“十三五”规划》中又明确提出“十三五”期间数字档案馆建设的目标。数字技术和网络技术的大量应用，倒逼商会档案管理人员要适应信息量激增带来的冲击以及档案收集、管理方式的变化，更要努力学习新知识、新技术，以突破原有角色的知识和技能来适应这种变化，满足信息时代下档案管理的新要求。

二、商会档案工作者角色定位

新的环境和变化要求档案工作者应以更开放和积极的姿态审视自身角色的转变，扮演好以下角色，以适应在信息化环境下的职业角色定位。

（一）档案信息的管理者

商会档案管理者掌握着商会的档案信息资源，除了要掌握商会的历史档案、人事档案、资金档案、活动档案，更要注重收集会员企业的信息档案，为会员企业开展合作牵线搭桥；同时也要关注社会经济发展信息，为商会及会员决策提供参考。要利用现代信息技术使所收集的档案数字化、网络化，建立合理优化的档案信息资源库，从而使自身成为积极的信息资源管理者和塑造者。

（二）档案资料的审核者

保证档案的保管价值与真实性是档案管理工作者的职责。信息社会环境下，信息量大，但也真假不一，良莠不齐，商会档案工作者在整理档案资料时要加以核实、校对和筛选。除了商会的基础性资料，商会的决策、活动、会员建议等大量资料也需要档案管理者加以审核，确保档案的真实性和完整性。

（三）管理创新的实践者

作为一线商会档案管理人员，需要学会紧跟时代发展步伐，不断地推进档案管理手段的创新。一是要根据信息技术发展创新档案收集和管理模式，如何更便利、规范地收集和整理档案，我们是最直接的实践者；二是要根据办会需求和会员需要创新服务模式，提供更优质高效的档案服务。“有为才会有位”，只有跟上形势发展需求，才能体现我们档案管理者的自我价值。

三、商会档案管理者需要强化的几种能力

要想实现角色与定位转换，商会档案管理者必须强化自身的以下几种能力。

（一）要不断提升自己的学习能力

档案管理是一项知识不断更新且实践性很强的工作，商会档案工作者要注重培养自身学习能力：一是树立自主学习的意识，不但要学习档案管理业务知识，还要注重学习与经济相关的知识，才能扮演好服务者的角色；二是注意对日常工作进行总结，并从多角度分析工作中的优点和不足；三是能够进行理论创新，运用所学知识对工作实践进行指导，并从中不断地总结经验和完善知识体系。

（二）要不断强化自己的沟通能力

传统档案工作把政治可靠、保守机密作为从事档案工作的基本前提。然而对于在商会工作的档案管理者来说，具备有效、全面的沟通能力是胜任职位的一个基本前提。要实现有效沟通，必须要有开放的态度和敬业的精神，切实改变档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，使档案工作更好适应商会发展的需要。不但要善于与商会内部进行沟通，也要学会与政府档案管理部门沟通，争取业务上的指导和支持，借力开展工作。