对撤销、合并学校档案管理的几点思考

董 艳

（舟山市定海区教育局）

自1999年6月，国家深化教育改革，全面推进素质教育，提出“农村学校从现实和长远出发，更应优化结构，调整布局，适度集中办学，加速改革发展”，直到2012年9月，发布了《关于规范农村义务教育学校布局调整的意见》明确坚决制止盲目撤并农村义务教育学校，暂停学校撤并，在这十余年之间，有大量的学校被撤销、合并。《农村教育布局调整十年评价报告》显示，2000年到2010年，在我国农村，平均每一天就要消失63所小学、30个教学点、3所初中，几乎每过一小时，就要消失4所农村学校。在这样的大背景下，被撤销、合并学校的大量档案是否得到妥善处理保管，是否会影响后期对其的使用呢？经过调查发现被撤销、合并学校的档案存在多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多的现象；有些接收学校没有专门的档案室，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，接受后的档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着学校档案的保管。一面是社会对档案的利用需求日益增大，一面是档案保管的混乱严重影响着对其的使用，加强对撤销、合并学校的档案管理迫在眉睫。

一、撤销、合并学校档案管理的原则

撤销、合并过程中档案的处置工作是反映学校变动的一项重要工作，要与学校撤销、合并交接工作同步进行。教育行政部门牵头，各级档案行政管理部门要加强对学校撤并中的档案处置工作的组织协调、监督和指导，同时要成立学校撤销、合并档案处置小组，由教育部门档案工作负责人和学校档案部门负责人组成，负责档案处置工作，研究处理有关重要工作。对撤销、合并的学校档案进行有效的管理，提高档案的使用效果，必须要明确：一是不管人员如何变动，档案工作必须有人做；二是根据全宗变动原则，明确这些学校档案的归属；三是要明确这些学校档案工作的主管部门。

加强对撤销合并学校的档案管理，应该遵循以下原则：

（一）维护国家安全，保守国家机密，防止档案流失

维护档案的安全和完整，是对撤销、合并学校档案管理工作的最基本要求。在数量上要求将所有具有保存价值的档案收集完整，以防流失；在质量上要将收集起来的档案按照其内在联系，系统地整理，组成有机整体。确保档案的安全，在档案管理特别是在档案交接过程中，要采取保密措施，避免档案机密泄露。

（二）区别情况，依法、合理处置

学校档案是广大教师在长期的教育教学、学校管理及其他各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料，它全面反映学校的职能活动，保证学校档案在撤销、合并的过程中能够详实地保存，档案人员必须树立正确的保密观念，维护档案的严肃性、完整性，对档案违法追究法律责任。

（三）便于档案的保管和对其有效利用

档案工作为社会各方面服务，便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的所在。学校档案是学校历史的真实记录，在学校档案交接过程中，要采取有效手段，最大限度地延长档案寿命，避免档案实体遭受损毁，维护学校档案的完整和安全，服务社会，服务大众。

二、撤销、合并学校档案分类处置的方法

（一）教师档案的处置方法

教师档案包括教师人事档案和教师业务档案。教师人事档案是教师个人经历和社会实践的记录，主要反映个人的生平、经历、政治态度、工作表现、职称等情况，是个人思想品德、业务能力及工作情况的反映。教师业务档案是教师在教学和科研工作中形成的，侧重于对个人学识水平、科研成果、业务活动的记录，是对人事档案的具体补充，是对教师教书育人默默无闻的辛勤劳动和创造的一种记录和尊重，使其不至于成为过眼云烟。在学校撤销、合并中，教师的人事档案和业务档案应区分管理。教师的人事档案交由教育主管部门归教师人事档案统一保管；教师业务档案特别是学校那些名教师和学科带头人形成的教案、讲义手稿、课程教学材料等，可采取复制的方式，将原件归档，复印件留教师自己保存，特别是手稿，因为随着电脑技术的广泛深入应用，今后教师手稿等原始材料将更加珍贵，在学校撤销、合并过程中以“档随人走”原则，撤并后教师到哪所学校任教，教师的业务档案归哪所学校档案室继续收集保管。

（二）学生档案的处置方法

学生是学校的主体，学生档案也是学校档案的构成要素，是学生在校就读期间成长经历的历史记录，在校生或毕业生因出国、就业、升迁等个人情况变动利用其学生档案的已越来越多，因此要做好学生档案的收集保管工作，提高档案的使用率，对办学的历史积淀、扩大学校知名度、服务大众都具有深远意义。学生档案主要由两部分组成，一部分是随学生入校及毕业的人事档案。对于高校来说，这部分是随学生入学转来的高中阶段的学生档案，主要记载了学生个人的情况，学生录取后，由招生部门转到学生部门代存保管，学生在校期间，还将增加学生登记表、在校期间的学习成绩表、实习材料、毕业生登记表等，高等学校待学生毕业后，随学生毕业后的去向，由学生档案管理职能部门统一转递到其工作单位，如学校撤并发生在学生就读期间，随学生转入合并学校的档案管理职能部门继续收集积累，待毕业时再统一投递。另一部分是由学生入学后的几年学习期间相继建立和积累起来的学籍档案，主要包括入学登记表，学生学籍卡，学生成绩册，学生在校期间学籍异动、变更材料，学生在校期间奖惩情况等，学籍档案一般以班级为单位整理，毕业后移交学校档案管理部门统一保管，学校发生撤销、合并后，学籍档案应由接收档案管理部门做永久保存。

（三）教学档案的处置方法

教学档案是各级各类学校在组织教育教学环节和过程中形成的具有考查利用价值的文件材料。教学档案基于教学教育业务活动，是具有学校特色的专门档案，是改进教学管理，提高教学质量，促进学术交流的信息资源，对于每一所学校来说，其教学档案无疑具有独一无二的价值，因此，教学档案理所应当处于学校全部档案的主体地位。教学档案包括上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件；教学改革、教学计划、专业和课程设置的教学文件；学校制定的各项规章制度；教学工作计划、总结；教学课程表，教学考评等教学管理材料；教学计划、试卷、自编、主编教材或其他具有保存价值的自编参考资料等。采取机构—年度—问题的分类方法，根据教学文件材料的内容所反映的问题立卷，在学校撤销、合并后集中移交，应作为一个整体保管，不与主体学校的教学档案混淆。

（四）实物档案的处置方法

随着学校的发展，学校在各项活动中获得的各种荣誉增多，它们以实物载体形式存在着，从学校历史的角度说，凡是记录学校发展的有价值有个性的实物都可以列为学校的藏品。学校实物档案包括学校各项工作受到政府部门等奖励，或师生参加各级各类竞赛，以及优秀学生、模范人物受到政府或社会群众（团体）表彰获得区级（含区级）以上的荣誉证明、奖品；通过评估、科研等获得代表和体现学校办学水平和能力的见证物；本校举办或承办重大活动形成的有纪念意义的凭证性实物；学校在公务活动中接受的各种礼品和赠品等等。实物档案的载体不同，形态各异，给交接工作也带来一定的难度。撤销学校在交接前要做好登记造册、分类编号、清洁、标识等工作，合并学校接收实物档案要做好存放保管工作，有条件的学校制作专门的玻璃柜或陈列柜，按照其实物大小的合适尺寸，将奖牌、奖杯、礼品等实物放入陈列柜中保存，若是条件不允许，可采用档案盒或其他适当的盒子作为存放装具入柜保存，在排放时注意将标识标签置于上侧，以便利用时能面对标识很快地找到所需要的实物。

（五）印章档案的处置方法

在学校的撤销、合并调整工作完成后，有一项工作往往被忽视了，那就是被撤销、合并学校的印章归档问题。已撤销的学校在以往工作中都留下了许多反映历史沿革的印章。印章是一个组织机构、单位法人的象征，在现行职能活动中发挥着十分重要的作用，一旦组织、机构或团体的使命终结，其原使用过的印章也随之转化为一种实物的档案，成为一个组织、机构或单位历史的物证。在学校撤销、合并后应对原有学校、机构、团体的印章进行一次全面的回收清理，与被撤销学校的档案一并向有关档案部门移交。印章档案在登记、清洁、整理等一系列的归档准备做完后，有一个保管装具的存放问题。在目前还没有适宜的规范现成的装具的情况下，需要事先制作一个略高于印章的装具盒，或者也可以利用某些商品的包装盒替代，对包装盒进行必要的加工：事先按盒子的大小制作一块厚1厘米左右的模板，在模板上钻出略大于印章直径的圆孔，将这块模板平放进盒内，然后将印章分别按顺序垂直放置在每个空洞孔中，印章一孔一印。这样既使印章保持相对固定位置，也便于查找，取放自如。

（六）其他档案的处置方法

学校基建档案随其实体归属。学校原有校舍、学校设备仪器现归哪家单位使用，其房地产基建等档案归属使用单位做永久保存。学校在撤销、合并之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。原学校撤销的，经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。学校合并后原学校撤销的或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

三、学校撤销、合并中的档案处置应注意的问题

（一）档案交接双方要明确工作责任

对于移交一方来说，需要做的工作主要有：一是清点。档案交接前，撤并移交一方档案部门的人员应对所有档案资料进行一次全面的清理、统计。在移交前，应做好整理清点工作，编制好相应资料的目录，保证所移交档案的完整系统，避免因机构调整、人员变动造成档案的散失。二是督还。对借出的档案资料要负责追回，保证移交档案的完整，任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。三是造册。编造好移交清册，准备好交接所需的文据。

对于接收方来说，应做好以下准备：一是库房准备。对于决定集中存放合并档案的学校，应明确库房地点或腾出库房位置，在正式交接前做好档案的存放准备。二是安全保障。对所接收的档案需要从一个校区迁移到另一个校区保管的，需要做好相应的搬迁人力、车辆、安全防护安排。三是监督管理。档案交接前，将档案处置工作的计划或预案报送当地档案局或教育主管部门备案。

（二）保持原档案全宗的完整

尽管学校撤并，但是被撤销、合并学校的档案是一个客观的不可分割的整体。为了防止失散，不管什么单位接收撤并学校的档案都应该保持档案的完整性，不得以任何理由、任何方式将档案分散保管。当学校发生撤销或合并重组等变更时，应区别不同的情况对档案进行妥善处理。

第一种情况：如果一所学校并入另一所学校，其档案材料一般是带入主体学校。

第二种情况：由几所学校合并为一所新的学校时，其档案材料仍以原各自的全宗为单位由新学校接收并保管或向档案局移交。

第三种情况：当撤销学校只能被分别划归几个不同单位时，其档案材料应作为一个整体移交档案馆，或根据实际需要由其中一个单位将档案完整接收，代为保管。

总之，档案是一所学校办学历史的真实记录，学校的发展、建设等各项工作情况都在档案中体现。在这种调整撤并的特殊时期，我们要保护各校办学中积累下来的珍贵档案材料，对档案的处置应予以认真处理，慎重做好档案材料的工作。