论聘用制环境下高校人事档案管理的完善

姚路明

摘要：聘用制下的高校人事档案管理工作存在一些失范现象，本文在对此进行分析的基础上梳理了其成因并给出了相关完善对策。

关键词：聘用制；高校；人事档案；完善

现阶段，很多高校采用聘用制的方式来招聘社会人才。已经建立起了一套完整的聘用、解聘的制度。随着社会的高速发展，高校之间的竞争也越来越激烈。随之而来的就是频繁的人事调动，人事调动自然少不了档案的收集与整理。他们之间的隶属关系，层次结构无一不反映在档案之中。有效的档案管理势必会为相关工作的开展带来充分的保障。

1聘用制环境下高校人事档案管理中存在的主要问题

1.1档案材料的质量不高

从全局来看，整个教职工的档案资料质量不是很高。具体表现在有些档案的内容不是很完整。一段时间以来，学校的档案只是记录和收集个人的社会经验，阅历，政治面貌等单方面的东西。档案资料相对来说比较陈旧，只是官方的记录了一些不太重要的职位升迁经历，学历状况等。对于具体反映个人的能力特点，专业结构以及具体的工作业绩等少之又少。其次，档案资料的真实性有待进一步考证。由于档案资料可能会涉及到教职工个人的职位变动，奖评待遇等个人的利益问题。所以可能会存在一些虚假，不真实的资料被放进档案，档案的严肃性值得考虑。其次，有一些高校还一直沿用传统的档案管理方式，很多重要的档案资料还是采用纸质的方式来留档，这在无形之中会加大工作的力度和强度。档案管理不能只流于形式，要切实发挥出它的效用才是极好的。

1.2人事档案的管理意识不足

一段时间以来，聘用制下的好多档案管理人员对档案抱有毫无用处的思想。他们认为档案只不过与一些无所谓的工资有关，没有必要。也不用刻意地对档案进行细致的整理与分类。对于档案为高校的教学以及科研等做出的贡献认识不够充分。在具体意识方面，不仅仅档案管理人员有这种思想，部分领导也对档案缺乏一定的了解。对档案的管理工作不够重视，没有对档案管理的基础设施投入一定的物力支持。另一方面，也包括对档案管理人员的疏漏管理。而且，大多数领导认为没有必要为了一个聘用人员去管理他的档案。久而久之，就会导致整个档案系统的档案资料不能及时地得到更新，给日后的档案调用带来麻烦。

1.3信息化水平不高

现阶段，大多数高校的档案管理工作缺乏系统的信息化运作，档案的信息化研究不够深入，专业人才比较缺乏。而且在制作传统档案的时候，书写量比较大，查阅起来比较困难，同时倘若查阅的次数过多还可能会影响案卷的质量。不可否认，在现在或者未来，档案的这种性质依然有它的优势所在。然而随着社会的进步和发展，为了适应高速发展的现代社会，档案越来越多的被利用到日常生活中。

原来的纯手工操作和纸质档案已然不能满足当下社会环境对档案的要求，对人事档案的迫切需求和重复检查加重了档案检索的压力。然而，通过对档案的信息化处理，想必会对档案的处理工作大大提高效率，这是档案管理人员和学校领导值得进一步考虑的问题。

1.4重新建档现象比较严重

重新建档即重新建立档案，原本是在原档案人员档案丢失的情况下不得已采取的非常措施。该项措施的本意是为了方便进行人事档案管理，是对那些档案丢失或者档案无从考证的人进行重新建立档案。这些都是因档案管理中存在的疏忽而不得已采取的补助措施。然而随着社会经济的高速发展，聘用制在高校一度盛行。许多高校等用人单位为了留住人才，就把相关的人事档案给“扣留”起来，以此来“要挟”教职工等工作人员，这样就会增加教职工寻找新工作或者享受国家待遇的难度。然而重新建档这种现象往往会造成“一人多档”、“有档案无人”以及“档案与档案持有人不一致”等问题，这种建档的方式在另一种程度上严重影响了档案的管理原则。这种影响包括两个方面，一方面对原单位来讲，由于档案主人舍弃了档案，造成大量的档案累计，这些档案都需要花费大量的时间和物力去整理，造成了大量的浪费。而对于新的用人单位而讲，由于缺乏之前的档案资料，档案管理人员不得不重新创建档案。

1.5工作人员缺乏专业的档案管理素质

由于高校的相关领导对档案的关注力度和支持力度不是很大，所以一般情况下很少安排专职人员来进行档案的管理工作，大多数都是安排其他老师以兼职的身份来进行操作。然而由于对兼职档案管理员缺乏系统的知识培训和技术指导，同时，档案管理员又不能保证有足够的时间和精力去进一步管理档案工作，这样就会导致整个的档案管理水平相对较低。然而随着社会的快速发展，传统模式的的档案管理已然满足不了现在的社会要求。学校中既了解传统档案工作业务，又对档案信息化技术颇有研究的工作人员是少之又少，需要全面提高整个档案管理人员的综合素质。

2聘用制度条件下高校人事档案管理的进一步完善

对聘用制下高校的人事档案管理工作有了充分的了解之后，针对人事档案管理中存在的诸如此类的问题，本文提出了相应的完善方法，具体如下：

2.1建立完善人事档案管理体制规范

随着各大高校间人才竞争的加剧，人口的流动也越来越快。高校间各部门之间的人事联系也越来越密切。任何事物都要有一个规范，作为档案管理也是一样。不同高校管理的方式和制度也是不一样的。无论怎样，对于档案的收集，整理，管理，操作等都要有一个合理的操作章程，这对于档案管理是十分必要的。切实做到有法可依，档案的真实性要有法律保障。对于违法篡改相关的档案都要受到法律的严肃处理，同时使用人事档案材料的人要走一定的章程。在使用档案资料的过程中，造成档案资料缺失的要追究相关当事人的责任。而且，要确保归档的材料能确实反映相关当事人的真实客观性。全面地反映每一位教职员工的品德，素质，业绩，才能等。为高校有效的人事调动和科研开发提供强有力的技术支持，确保档案管理工作向制度化和规范化方向发展，切实实现高校人事档案管理标准化，做到对高校档案进行系统管理和控制。

2.2提高聘用制下管理人员对档案重要性的认识

在高速发展的现代信息社会，倘若再以传统的方式去面对档案管理工作显然是不行的。新时期的聘用制下档案管理工作应该建立健全全新的档案管理制度，在这种新的规范下去管理档案。档案对于一个人的成长和发展是非常重要的，所以，档案管理人员应该尽快的转换自己原始的档案意识，提高自己对档案的认识，要充分了解档案的重要性。争取为高校的人事选拔，制度改革，评奖评优等提供着实有效的档案信息。这也会在另一种程度上扩大高校档案的影响力和范围。再者，对高校的管理层而言，要加强对教职工关于档案管理工作的人事宣传，让教职工充分了解档案对于他们自身发展的意义。这样也会大大提高档案管理工作人员的工作效率和质量，对档案的收集和整理务必会带来极大的促进作用。而且，学校高层的极大关注和宣传势必会带动各级领导和教职工的积极参与。高校领导对档案投入的极大物力、人力想必也会对档案工作的顺利开展提供着实有力物质保障。周而复始，档案管理工作将会是一个极好的发展局面。

2.3加强聘用制下管理人员的素质培养，加强人才队伍建设

档案管理是一个技术工作，需要管理人员具有一定的档案管理知识。在日常的工作之中，要加强管理人员的专业培训。在引进人才的同时要聘请校外专业的人士来学校做报告。同时，也要加强档案管理人员的档案保护意识，积极地投入到档案的管理工作中，同时还要充分利用部分档案管理人员的技能，为档案管理工作服务。采取培训和去外地考察学习的方式，提高他们的业务能力和知识水平，使高校档案管理工作向信息化，高效化，专业化方向发展。