新形势下高校教务秘书工作探析

张静

摘要：新形势下，如何加强高校教务秘书队伍建设，规范教学管理，对提高教学质量起着举足轻重的作用，对高校教育工作有着重要的意义。本文基于教务管理工作实践，阐述了教务秘书在教学管理工作中的角色，对目前管理中存在的问题进行了分析，对如何加强和改进教务秘书工作及其队伍建设提出几点建议。

关键词：教务管理；高校教务秘书；探析

教务秘书在高校院系一级教学管理中具有不可替代的作用，他的工作直接反映了教学管理的质量与效果。教务秘书如何提高工作水平和质量，以适应新的教学改革形势，提升教学管理水平就显得尤为重要。笔者结合自己的工作岗位实践做如下探讨：

1教务秘书在教学管理中的角色定位

1.1服务的角色

笔者认为，教师是教学工作的主导力量，学生则是教学活动的能动主体，作为教务秘书应该牢固树立起为师生服务的思想意识，用勤恳高效的工作，为教学质量的提高做好服务工作。

（一）为教师服务

首先，期初时教务秘书应尽早为教师做好教材、任务书、课堂手册、学生名单“四到位”，方便老师及时了解所带专业和学生情况，以便充分备课，有针对性的教学。其次，随时处理教师在日常教学中的突发事件，如调停课。由于这样那样的原因难免会有教师调课，教务秘书要协助教师填写调课申请单，经主管领导签字后方可上报教务处并在学生所在学院备案，及时通知到学生留意补课时间。再次，对于每年新进的教师，难免存在对于试卷的打印装订、阅卷规范、成绩单格式等都不了解，教务秘书应该主动向新进教师详细讲解，手把手的示范，以便他们顺利地完成教学任务。最后，教务秘书要对教学硬件设施的要求和反馈听取教师的合理化建议，并且及时向有关领导和部门反馈，以维护正常的教学秩序。另外，每年的毕业生论文答辩，教务秘书协助各系做好论文答辩的组织、上报、实施工作。

（二）为学生服务

首先，每学期开学初总会不断有学生来查询成绩，了解补考、重修、清考的具体情况。对于这些繁琐的工作，教务秘书要在保证按照学校的有关制度严格管理和保密的前提下，耐心细致的解答学生咨询的事宜，指导学生准确填写申请表格，办理相关手续。其次，对于一年两次的全国大学生英语四、六级考试工作，教务秘书要通知到班级学生并且指导学生完成上传照片、缴费、报名、签字确认、领取成绩单等一系列事项，其间难免有学生将准考证遗失则还要帮助他们开具书面证明，总之就是要为学生解除后顾之忧，让他们能够顺利地参加考试。再次，为了使辅导员准确掌握所带学生的学习成绩，更加全面地了解学生在校的学习状况，有针对性地开展学生工作，教务秘书每学期都要为学工办提供学生的各类成绩，如英语四（六）级成绩、期末成绩汇总、学籍审核情况表等，在此基础上对成绩不理想的学生进行学籍预警并做好家长谈话记录备案。最后，审核毕业和学位资格，毕业班英语四六级成绩核对及毕业生学籍处理工作等。

1.2管理的角色

教务秘书是高校日常教学管理工作的具体执行者，比如考试管理、学籍管理、教学计划管理、成绩管理等等，还要负责有关教学管理信息的收集、统计、分析，对教学文件整理归档，负责组织所在二级院的考试工作、试卷及相关材料的收集和装订。

（一）对教学过程的管理

教务秘书要协助二级院主管领导对教学运行的全过程进行监督和管理。比如，协助主管院长对教师的教学大纲、实验大纲、教案、讲义、PPT、教材、课堂手册等进行认真检查，以保证教学工作的顺利开展；对于期末考试试题，要例行规范性检查，是否有系主任或教研室负责人签字、是否加盖二级学院（教研室）公章、试题评分标准等，并将这些资料按年度、年级、班级统一存放档案盒并加贴便签，方便今后查阅；收试卷时，应重点检查课堂教学手册是否按要求填写完整，试卷分析报告是否按卷面成绩进行分析，是否一式三份成绩单签字盖章等。

（二）对教学质量的管理

教学质量管理是教务秘书工作的重点。一方面，应该健全在二级学院层面上的教学质量管理制度，可以会同教学质量评估中心一起，加大对二级学院教学检查和监督的力度；另一方面，力争做到日常教学活动规范化并且付诸到具体工作上来，如定期组织教师观摩教学（同行听课、专家听课、领导听课）、青年教师及新进教师讲课比赛、定期召开学习委员座谈会、指导学生网上评教并做好记录，听取学生代表对任课教师的意见与建议，对收集到的教学信息进行整理、总结后反馈到相关部门和领导手中。

（三）对文件资料的管理

教务秘书在日常事务中会收到各类文件资料，如大教务下发的各种教学文件及通知，本学院各专业的教学计划、教学大纲、院系自身形成的各种教学资料及通知等。对这些文件、资料、通知等进行科学化、规范化地整理和归档，按属性进行科学分类，按年度学期、发文字号编目录，贴标签，最后装入档案盒，方便信息使用者迅速、准确地查阅资料。

1.3协调的角色

教务秘书是学院领导和教学管理相关部门、老师与学生之间的联络员，更是教务管理中的枢纽和桥梁，对主管领导负责，在教务处和教学质量评估中心的指导下开展工作，在这个过程中扮演着服务师生、协调左右、上传下达、保障教学工作顺利开展的重要角色。

2当前高校教务工作存在的主要问题

2.1思想观念陈旧，教务秘书队伍建设不受重视

长期以来，由于受“重教学轻管理”这种传统高校管理理念的影响，教务秘书的工作没有得到足够的重视，被认为是很普通的工作，任何人都能干。加之日复一日的对教学管理工作进行组织、协调、贯彻执行，期间工作重负繁杂的程度可想而知，但却得不到理解和重视，进而使教务秘书的创造性和积极性受到负面影响。

2.2教务秘书工资待遇偏低且晋升、职称评定机会少

由于工作性质的要求，教务秘书时常遇到“开学早、收假晚”，但凡遇到大小考试总是要“提前来、晚些走”，在日常工作中也经常遇到加班加点放弃休息时间，但这些往往不被人觉察，很容易被忽视。有任务要完成时最先想到教务秘书，算酬金时可能被遗忘，这样就难免会挫伤教务秘书工作的积极性和主动性。另一方面，学校对教务秘书的职业发展往往不是很重视，许多人可能一辈子直到退休都在从事教务工作，面对一个比高校其他行政人员工作量大很多、繁琐又操心但没有什么晋升发展机会的工作，教务秘书难免会在工作上没有方向感，缺乏成就感，久而久之，便会对工作产生厌烦情绪。

2.3教务秘书很少有培训交流的机会

提高教务秘书队伍建设的有效途径之一离不开培训交流，但现实情况是，大多数高校教务秘书在各自的工作岗位上从期初忙到期末，还要随时关注教学动态变化，处理教学过程中发生的各种突发事件，根本难以离开办公室，就更少有培训交流的机会和时间了，这些就局限了教务秘书自身素质的提高，在处理教学管理工作难题上常以自身经验为支撑要点，仍停留在传统经验型和口头型的浅层次粗放的管理模式，缺乏科学预见，管理缺乏创新。

3加强和改进高校教务秘书工作及其队伍建设的对策

3.1转变思想，加强高校教务秘书队伍建设

一方面，要从学校领导和教师的层面加深对教务秘书工作的认识，更新教育思想、转变教育理念。另一方面，教务秘书也要加强自身学习及信息化能力的培养，在实践中不断总结经验教训，提高理论水平和管理能力。

3.2建立完善科学的考核评价机制及长效激励机制

对于教务秘书的工作首先要充分认识和肯定，对他们的工作进行公正的绩效考评，并将考评结果直接与收入挂钩，真正体现其劳动价值。开展争先评优活动，让老师和学生参与，评选出工作扎实、责任心强、业绩突出的优秀人员，给他们更优厚的待遇享受（比如在年终考核、评定职称等方面予以倾斜），充分发挥先进典型的带动和激励作用，结合物质奖励和精神激励，由衷激发其工作的积极性，鼓励其更安心的从事教务管理工作。

3.3强化培训交流，进一步提高教务秘书队伍的综合素质

在信息化背景下，更需要加强对教务秘书的培训，多参与对外交流和专业进修，提升个人学习能力，夯实基础，提高自身水平，以便更好的适应新的要求，使教务秘书具有较强的信息化管理能力。

综上所述，教学工作是高校经常性的工作，教学管理是高校管理的中心内容，教务秘书通常在时间紧、任务重的情况下要出色地完成工作也必须讲究工作的方式方法。学校领导及相关部门应本着人本管理的理念，正确认识和处理教务秘书工作中出现的问题，稳定好、建设好这支队伍，建立长效管理机制，充分发挥其职能，对于促进教学改革，提高高校教学管理水平意义重大。