从利用服务角度浅析做好农业档案工作

刘淑新

摘要：农业档案包括农业基础档案和农业科技档案。农业基础档案是指在农业工作建设等项目活动中直接形成的、具有保存利用价值的、按归档制度集中统一管理起来的文件材料的总称。农业科技档案指在农业科学研究、生产技术、基本建设等项活动中直接形成的、具有保存利用价值的、按归档制度集中统一管理起来的科技文件材料的总称，主要有：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案、农业生态环境和农业区划档案。本文从做好农业档案的利用和服务工作入手，浅析做好农业档案工作，促进农业工作的开展。

关键词：农业档案；利用；服务

前言

农业档案收录农业生产、科研等方面的实践经验、实施措施，起到服务好农业生产的作用。做好农业档案管理对促进农业产业的快速发展，进一步实现生活美好、生活小康起到不可或缺的作用。农业档案资料的科学保管方法也随着时代的变迁产生了相应的变化。传统农业档案管理方法采用的是手工录入的方式，也就是将档案在分类整理的基础上，将档案立卷装订。一般来说，分类方式有按年度、科室和保管期限三种。归档过程包括编制卷内目录、增加文件页码、书写案卷题名和封面，最后装订成卷，供人们查阅。

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农业档案的重要性

农业档案包括文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、影片、录像带、录音带，计算机软件、实物、标本等。农业档案是进行农业科研、生产基建等活动的重要依据。农业档案是农业科研管理、生产技术管理、农林水利建设管理的重要组成部分。

农业档案记录着农业生产的第一手资料，在农业发展中起着重要的作用。农业系统各部门、各单位都应把档案纳入科研管理工作、生产管理工作、农林水利建设管理工作之中，加强领导。各单位都应按照集中统一管理档案的原则建立档案管理工作制度，保证档案的齐全、完整、安全，实现档案的有效利用。

2从利用服务入手进一步做好农业档案工作

2.1农业档案利用服务的重要性

农业档案是进行农业科研、生产基建等活动的重要依据。农业档案文件对开展好农业工作有着十分重要的作用，加强农业档案工作就显得十分重要，做好农业档案管理工作能有效地促进农业工作的开展。做好农业档案工作关键在于做好农业档案的利用和服务工作，使农业档案更好的为农业生产服务，为农业各部门、各单位提供针对性强、佐证价值高的档案信息，并充分利用现代科技，运用数字档案的成果，为政府、农业系统全面深化改革科学决策提供准确高效、含金量高的决策信息服务，切实提高资政服务水平。让“死档案”变成“活信息”，让“档案库”变成“思想库”。

2.2做好农业档案利用服务工作，推进农业工作发展

一是积极整理农业档案，挖掘整理农业档案产品。曾有档案老师说过要利用好档案的服务属性“不能守着金山要饭吃”，我们要把档案的“死宝”变成“活宝”，要充分了解档案，利用好档案为工作提供服务，推动工作发展。在农业系统工作中，每年都要编写各种年鉴，包括农业年鉴，这对帮助人们了解农业沿革、农业目前发展情况、预期农业未来发展走势起到了很好的作用。在领导带领下，我们收集整理出版了《休闲农业秀美乡村》画册，集中展示了云南省休闲农业历年来的成果，以及云南秀美的农业休闲风光。整理了全省石斛、辣木的种植经营等整体情况，为行业发展提供了历史沿革资料、目前发展情况资料、目前发展分析研究资料和未来趋势预测资料。整理编册了云南省省级龙头企业情况介绍。

二是加强宣传，引导工作人员学会利用档案。近几年，农业档案利用工作有所加强，这是一件大好事。欣喜之余，也不难看到，真正能利用农业档案的人寥寥无几。那么，就应该加强宣传，引导工作人员正确利用农业档案。利用宣传文字、宣传专栏、图片、音像资料等形式向农业档案利用者介绍农业档案概况、农业档案利用成果等，使利用者能够较快的对农业档案利用有一个理性的认识；宣传农业档案利用等基本知识；积极配合重要项目、利用农业档案信息资源，提高项目认知度；积极向有关领导同志宣传农业档案工作的重要作用，使各级领导了解、关心、重视、支持农业档案利用工作，从人力、物力、财力上支持农业档案利用服务工作。

三是推荐档案电子信息化管理。在国家出台档案的电子信息化管理办法之后，按国家和省政府的相关工作的部署要求，同时也为更快改变大庆市档案信息化建设工作面貌，开展农业系统的档案电子信息化建设显得更加重要。只有积极探索农业档案管理新模式，才能更好地推进农业档案电子信息化管理的建设水平，考虑到传统农业档案管理存在上述几点不足，进行农业档案电子信息化改革也显得更为迫切。农业档案电子信息化管理一来方便库存档案查询，从而大大简化档案管理员的工作量，二来电子信息管理也提高了农业档案的利用效率，体现了档案管理信息化的优势。利用档案检索电子化工具，能准确快捷地提供给档案查阅者所需要的档案材料。构建科学合理的农业档案管理系统，建立分类清晰的档案归档目录，在抓好农业部门网络信息化建设的基础上，才能更好地实现农业档案管理办公自动化系统模块与档案专业管理软件接口的无缝衔接。