提高基建档案现场资料管理的建议

文/郝建华

提高基建档案现场资料管理的建议

文/郝建华

工程建设是一个技术性强，涉及面广且时间跨度较长的过程，作者从基建项目施工前的资料准备、档案文件在收发及归档时必须注意的问题以及对归档文件的准确性、完整性进行审核等方面提出了提高基建档案现场资料管理的建议

工程建设是一个技术性强，涉及面广且时间跨度较长的过程。基建档案资料体现了项目过程管理与实体质量情况，反映项目建设是否执行建设工程标准及规范，特别是强制性标准的执行情况，充分体现了项目建设自身综合管理水平，为建设单位提供准确直接的工程信息，为工程质量提供真实、有效的法律凭证、为今后的扩建、改建、维修、管理提供翔实的依据。

为了明确在工程建设过程中不同岗位技术人员的工程资料管理，为了做好档案归档工作，提高档案归档质量，在基建项目施工前就要做好充分的资料准备工作。

一、做好基建项目施工前的资料准备工作

1、工程项目的档案管理和监控是一项长期工作。要从头抓起，不仅对项目开工报建的审批手续跟进，从工程项目勘察、审批、立项前期，就着手各项资料的收集，如：项目报建资料、合同、会议纪要、设计图纸、设计变更、开工报告等。将各项资料分门别类，写明保管期限，为项目过程的档案管理打好基础；对监理、施工等单位过程的管理控制资料，图纸及工程竣工验收资料的收集整理经常检查。

2、在施工前就要做好各项工作。在人员安排上，可以具体指定一名基建档案专人来负责基建资料的收集和整理，将资料室设置在工程部下，并配备资料员。基建项目档案归档管理重要的是做好资料的同步性、规范性、时限性、有效性。确保做好资料与施工进度同步完成，资料所反映的内容真实、准确、符合现行规范及标准；项目档案归档一定要纳入公司考核体制，实行岗位责任制，促使相关领导以及工作人员重视基建项目档案的归档范围和归档份数；按照工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、工程竣工图、工程竣工验收文件、声像及电子档案这六大部分编排，以时间为主要线索按照施工顺序及专业，及时收集和整理为资料组卷打好基础。

3、建立基建项目文件档案的管理网络。设立相应的接收、转化、鉴定等程序，确立管理岗位、职责，确保利用工作的有序、便捷、可控，使档案利用信息化系统，具备便捷性、可靠性，及电子档案的真实性。使归档范围内的电子档案，全部纳入提供利用的范围，根据实际工作需要，制定审批手续并严格执行。可以通过在线利用或在指定地点阅读等方式，进行查阅利用。

4、确保将档案资料、工程文件纳入协议、合同管理。首先在与合作单位签订协议、合同时，要写入工程文件资料的专门条款，在专门条款中明确规定合作单位需要提交工程文件的数量，时间，以及相应的归档文件质量条款；其次要制定基建项目文件的归档范围相关规则，避免在工程的最后出现文档的回忆式编制、伪造相关数据；最后要明确档案归档中的违约责任，要在合同的预留条款中明确付款条件，只有在归档文件验收合格后，才可以结清最后款项。

二、档案文件在收发及归档时必须注意的问题

1、做好收文、发文的登记。资料的接收、清点、登记、发放、归档是资料员的日常工作。首先是要做好文档资料发文、收文的登记目录，有了登记目录，在审核发文、收文以及库藏完整性时就非常方便，只需要按照文号、图号查询就可以，在审核完整性时，一旦发现缺号可以立即向相关方面查询，及时补救；如果发文做了登记，资料室就可以及时核查以便按照规定预留归档套数，从而保证档案卷宗的完整性。

2、收到有设计变更的图纸要及时发放和替换。由于文件的职能性，所以收到的文件不能在资料室这一环节积压，不管一次收到多少文件，务必在规定的时限内把它们按规定的份数发送到用户手中，只可提前不可延后。施工中往往产生大量的技术变更、使相关的图纸需要更新，建设单位资料员，要将设计变更和图纸及时替换发放给施工和监理单位，同时要收回旧图，避免施工单位误用了旧图。项目建设、设计、监理、施工单位之间各专业的工程联系单、设计联系单、设计变更等来往频繁，视文件资料的内容和性质递交项目经理批阅，同时附上内容中涉及到的其他编号的设计变更或联系函等，送有关部门办理。要求各方签字确认，并加盖公章，确保资料的完整性。对有设计变更的文件图纸，由于新文件图纸往往仍沿用原来的编号和名称，单靠出版时间不容易给人鲜明的提示。为了执行者能比较醒目、方便地辨识新旧文件或图纸，甲方对文件、图纸等的设计单位都应要求标识状态和版次。资料员在收到的文件图纸目录中标明接收时间和文件图纸的标识状态和版次，并定期打印出最新文件图纸目录，分发给项目经理及施工单位，使他们及时了解这个阶段又发了那些文件。原有状态的文件、版次有了那些变化，提醒有关人员不要误用状态或版次已经老化的文件图纸。

3、杜绝补资料，做资料。在监督检查施工单位资料的编制、管理中发现部分施工单位归档资料时随意性强，不够准确。在基建项目施工时会有很多类似的工序，有些施工记录为省时间，图方便，只检查一个工序，然后就将该数值填写到其它类似的工序中，并不加以任何的检查，对于这种不经核查，主观想象的工作方式坚决制止。要求甲方、监理、各家总包及分包施工单位的档案管理同步于工程立项，同步于工程检查，同步于建设进度，同步于竣工验收，坚决杜绝补资料，做资料现象出现。

4、收集积累好决策阶段和规划设计阶段的文件资料，即项目前期文件。基建工程的建设程序一般包括决策、规划设计、施工及竣工验收三个阶段。由于施工及竣工验收这个阶段的文件资料大多是提前设计的，具有成套性和系统性，而前两个阶段的文件比较散乱，也容易被人忽视，但前两个阶段的文件资料往往是稽查、审计、监督、管理和验收的依据，具有法律凭证作用，所以前两个阶段的文件资料必须收集好。

三、基建项目部一定要对归档文件的准确性、完整性进行审核

1、基建项目周期长、所要归档的资料繁杂，为了便于审核，一定要将资料分类，每个类的文件资料一定收集齐全，确保所收集到的资料能够全面反映基建项目的历史面貌。项目部在验收工程时，要依据合同、协议中的条款对档案文件审核。依据提交文件目录，仔细核查所需要的相关文件资料是否都已经提交。在实际工作中，文档管理中很容易出现前期资料、施工文件以及竣工图不全，特别是一些要需要签字的文件，一定要仔细核查是否有负责人的签字。对于一些目录不全，以及存在其他问题的档案要及时敦促相关单位整改。

2、除了要确保基建档案的完整性，对档案的准确性也需要鉴别审核，档案文档的准确性的主要原则就是档案文档的内容要真实反映工程的建设过程和竣工时的实际情况，物图一定要相符，实物和竣工资料一致、底蓝图一定要相符，各种技术数据一定要可靠，有签字要求的文档，签字手续是否完备，在施工过程中，如果出现设计变更，有关变更部分的图纸一定要重新绘制，确保资料的准确性。对于基建工程档案，主要出现下面几个问题影响档案的准确性，一是设计变更后的通知单没有按照档案规定上图入卷，造成图物不相符；二是未施工、已经作废的图纸归档到竣工档案中，造成档案的不准确性；三是工程图纸在修改后要求的相关签字手续不全；四是归档的图纸有很多改动，造成面目全非，显然没有按照规定制定新图；五是档案图纸模糊看不清，严重影响今后的利用；六是档案图纸需要长久保留，但归档的资料却使用的不是耐久材料；七是档案中充斥这回忆式补充资料，这种资料准确性不高；八是设计通知单格式和书写不规范，还存在跨图纸、跨专业的现象，总之对于档案归档文件必须认真审核，对于审核有上述问题的，一定要敦促相关单位整改。

（作者单位：陕西秦达房地产开发有限公司）