做好医院档案管理之我见

文/冯群蓉

做好医院档案管理之我见

文/冯群蓉

档案管理作为医院管理中一个重要组成部分，对其现状进行分析并探究如何做好档案管理，一直是档案工作人员应该关注的一个课题。目前，档案管理在医院总体上不够被重视，管理制度不规范，信息化建设也跟不上医院发展的步伐，对档案的开发利用也不够，致使医院的档案管理水平一直处于较低层次的状态

医院档案是医院从事医疗和管理活动的历史记录，是医院诊疗活动和其他各项活动中形成的并具有保存价值的文件、影像、录音等材料，是国家重要的档案之一，是关乎民生的档案。档案管理水平是医院管理水平的重要体现，只有搞好并加强档案管理才能从真正意义上提升医院整体的管理水平，起到建设全面小康社会和促进地方经济发展的作用。本文仅以汉中市中心医院档案管理为素材，对医院档案管理提出一些拙见：

一、医院档案管理的现状

医院档案材料包含医疗病历档案、人事档案、文书档案、财务会计档案、基建工程及仪器设备档案、科研实验项目成果档案等在医院医疗过程中形成的各式各类材料。汉中市中心医院前身是汉中地区医院，1965年建院以来，经历了52年的风风雨雨，医院由小变大，由弱变强，现已发展成为综合实力在陕南排名前列的一所地市级三级甲等综合性医院，现保存有在职、离退休、死亡人员比较完整的人事档案1439册，临时和聘用合同制员工人事档案材料不完整的1040册，设有专门的档案库房，配备铁质档案柜，每册按《干部人事档案材料收集归档规定》分类排序、整理归档，但未使用新型档案卷夹，档案库房、阅档室未能分开设置。

病历是一种有着非常重要价值和数量巨大的医院档案，现存有1984年以来近50万余册病历，保管库房狭小、存储方式落后，查阅难度大；还有建院以来的文书档案，因过去对档案管理不够重视，致使建院初期许多珍贵的资料没有留存，从2001年以后才开始对文书档案进行比较完整的收集、整理和归档；另有财会档案，基建设备档案等大都分散在不同科室的各个库房，由各科室自己管理。以及专业人员的科研技术档案绝大多数都存留在个人手中，导致收集，整理和保管没有系统化、制度化和规范化，开发利用就更加无从谈起。

（一）重视程度有待提升

医院主要重视的是病历的规范书写，保管和利用的重视程度仍有待提升。只注重对医疗技术和专业人才的引进以及医疗质量的管理，对其他管理特别是档案管理重视不够，觉得档案管理对医院发展的作用不大。医院领导这种不重视的情绪影响到医院其他员工，如此也使得档案规范性管理的制度和措施无法贯彻与落实。同时，对档案管理工作不够重视的工作氛围让档案管理人员也失去了工作的积极性和主动性，致使医院内部各自为政，资源不能互相利用，档案资料出现保管混乱、数据缺失，档案管理效率低等问题。

另外，由于医院管理层只注重对医疗技术人员的培养，对档案管理人员的培训缺乏，以至于档案管理人员无法及时掌握和更新档案管理知识，有效利用先进的管理方法。淡薄的档案管理意识、滞后的管理方式、分散的归档方法，导致医院档案管理工作水平的低下，医院的档案管理工作无法得到有序的、规范化的提升。

（二）缺乏规范的管理制度体系

医院内部的档案管理较长时间里处于无序、分块管理的局面。很多医疗资料和管理数据分散、丢失现象严重，很多有价值的资料不能被有效利用。医院对医疗诊治活动的岗位职责和治疗流程的规定比较详细，但对档案管理方面的制度条文却建立得比较少，没有档案质量管理相关的考核制度和体系，也没有将档案管理工作纳入医院的考核体系之中。

（三）缺乏完善的信息化档案管理制度

医院档案管理的范围比较广，不仅涉及到医疗技术信息，还包含患者、员工的个人信息以及医院的经营、管理信息等等。医院档案管理涉及的部门也比较多，不仅包含各医疗单元，还包括各行政职能部门。所以医院档案管理的内容非常庞大、复杂，档案管理人员的工作量巨大而繁琐。仅凭人工归档的方式，很难将这些工作量庞大的档案资料及时、有效地予以处理。虽然近年来医院启动了信息化建设，也开始了电子病历的管理方式，但对医院档案整体的信息化建设仍未统筹考虑，造成医院目前档案信息化涉及面窄，技术水平有限，软硬件设备不够完善，影响了档案管理的工作效率和质量。有些医院虽然使用了档案管理软件系统，但缺乏专业的计算机人才来保障档案软件系统的正常运行，致使医院的档案管理跟不上信息时代的发展步伐，档案管理水平得不到提升。

（四）档案资源的利用率低

档案资源作为推动医院发展的重要资源，具有重要的利用价值。但医院没有利用好这些优势的资源，忽视了档案管理对医院的推动作用，只是将档案管理作为一个记录途径、信息存储方式，没有真正地发挥出档案管理应有的功效，导致医院内部的信息资源的严重浪费。

二、提升医院档案管理水平的可行性路径

（一）增强医院全体员工对档案管理的重视意识

要使医院档案管理工作能顺利开展下去，就必须建立和完善医院内部的档案管理制度，加强档案管理工作，增强医院全体员工的档案管理意识，不仅医院领导要对档案管理予以重视，更应要求全体员工对档案管理工作的重视和配合，特别是临床一线医疗科研人员更应该将医疗档案管理纳入到日常工作范围，注重对患者信息的保存和保密，关注医疗资料特别是医疗研究、个案分析、经验总结以及科研成果的整理、收集、保管，定期移交，通过科学、规范化的管理，再转化利用后，作为今后医疗诊治的参考，从而使医疗技术水平不断提高，也为年轻医生的培养提供借鉴和经验。行政后勤职能部门要注重日常工作中形成材料的保管、收集和移交，通过科学方法整合、归纳、归档，逐步实现电子化存储。

（二）加强信息化建设

要解决医院档案管理量大、内容复杂、涉及范围广的难题，提高档案管理人员的工作效率，就要逐步推进档案管理的信息化建设，加大对档案管理的软件系统和硬件设备的投入，保障档案管理没有资金上的后顾之忧。通过先进的科学技术和信息化手段以及引进和培养复合型专业人才，对医院的档案进行电子化、数字化管理，可以大大提高工作效率，节约空间和资源，也使得检索变得方便、快捷。我们医院已经从2006年起投入计算机HIS系统，实现医嘱、处方电子化，系统经过逐年升级后，今年已全面实行电子病历，同时投入设备，将封存的纸质病历进行逐份、逐页扫描，电子存储，计划用三年时间将现存纸质病历全部数字化，将大大节约保存空间，提高查阅速度，降低了保存成本。

（三）提高医院档案管理的使用效益

医院的档案资料特别是医疗病历，有非常丰富的数据和信息可供借鉴和研究。在对医疗病历档案整理、分析、归纳提炼后，对患者的诊治可以带来非常重要的经验参考，对医疗技术水平的提高也起到积极的、不可估量的促进作用。因此，医院可运用现代的档案管理技术，通过信息化的档案管理手段收集、整理、归纳，全面地利用档案资源，为医院的医疗工作提供更方便、快捷的查阅、开发和利用，从而达到提升医院档案管理使用效益的目的。

（四）加强对档案管理人员的能力培养

档案管理是一项专业跨度大、技能要求高、工作必须细致的工作。档案管理人员要责任心强、知识面广、专业技能好才能胜任。不仅需要在招聘时要提高档案管理工作岗位的准入门槛，更应该注重对在职员工的岗位培训和职业素养的培训强化。积极地开展有关档案管理知识的教学活动、档案管理软件系统的学习和知识的更新，通过培训的方式提升档案管理人员的综合能力应当是一项经常性的工作。

（五）选择合适的档案管理方式

档案应集中管理，有利于加强医院档案资料的统一管理和档案管理工作的规划布局，也有利于档案资源的综合开发和利用，减少重复投资和软硬件设施的投入，节约经费、人力，提高档案的整体管理水平。集中管理模式可根据医院医疗工作的特征分为综合档案室和病历病案室。

1.综合档案室管理

主要是将医院各种类型的文书档案、人事档案、项目建设和仪器设备资料、科研资料、基建资料、会计资料等进行分门别类归档、集中统一管理。从而避免各自为政，资源不能互相利用，资料出现保管混乱、数据缺失，档案管理效率低等问题。这需要医院投入资金，进行硬件设施设备改造，按规范化要求重新规划建设。

2.病历病案室管理

病历档案的数量和质量在医院档案材料中占据重要地位。为进一步加强医疗机构管理，使病历管理满足现代化医疗管理需要，保证病历资料客观、真实、完整，保障医患双方合法权益，国家卫计委出台的《医疗机构病历管理规定（2013年版）》对病历的建立、保管、借阅与复制、封存与启封、保存等七个方面作了更为系统、清晰的规定，同时提出电子病历合法化，预示着病历电子信息化管理将普遍应用。

档案作为医院的珍贵资源，对推动医院的发展具有非常重要的意义，对完善医院管理制度也具有非常重要的参考作用。为了提升医院整体管理水平和医院档案管理的工作质量，必须从医院档案管理信息化、标准化和专业化等方面予以加强。

(作者单位：汉中市中心医院)