基于大数据时代电子文件管理问题的思考

2017-01-29雷晓婷

陕西档案 2017年3期

关键词：管理

文/雷晓婷

基于大数据时代电子文件管理问题的思考

文/雷晓婷

本文通过对电子文件的管理现状所引发的思考，认真分析了造成目前电子文件管理现状形成的原因，提出了三点建设性意见，从而在根本上实现电子文件的价值

21世纪，人类已进入信息时代。档案管理也向着信息化的方向在不断发展。载体形式已由过去的纸质文件发展为更加便捷、节能的电子文件。电子文件的产生被视为电子政务、电子商务和其他各类电子化业务的基本工具，成为国家和社会的珍贵历史记录。但是，由于我们对电子文件还未达到应有的认知和重视，尚未建立科学、高效的电子文件管理体系，数以亿计的电子文件还没有得到妥善保管，处于失控、失存、失用、失密的危险状态，甚至会引发多重社会风险，电子文件的管理是我们目前急需解决的问题。

一、电子文件的管理现状

1、电子文件管理失控，文件管理分散无序

目前，大多数单位没有制定电子文件管理规章制度，没有专人负责电子文件的收集、归档和保存，电子文件处于自生自灭的状态。主要表现在：一是大量电子公文被暂存于文件起草者的计算机硬盘中，其中不少文件在修改过程中覆盖了原来的稿本；二是大量的电子邮件由收件人、发件人自行处置而无从甄别；三是大量数据库文件在自动更新中丢失了以往的记录；四是大量数码照片、视频文件、音频文件、多媒体文件散存于各处，工作人员可以随意更改、删除、拷贝单位信息系统中的电子文件。

2、电子文件流失严重，部分信息无法读取

由于电子文件没有得到有效地管理和保存，一些保存下来的重要电子文件已经无法读取，某些具有时代特征的载体信息已完全丢失（如软盘等），例如我省某厅局档案部门将相当部分资料存储于软盘上，随着机器设备的的不断更新，原有的软驱已被新型的光驱所替代，原有的软盘因为没有可读的机器不得不弃用或销毁；又如移动硬盘的管理，根据硬盘的主要性能，档案馆存放的硬盘要在半年通一次电，要保证硬盘的可读性和可用性，但由于馆内移盘数目多，难以完成逐一通电，这就造成了硬盘信息的不可读，国家财产和利益遭受重大损失。

3、证据效力无法保障，安全问题堪忧

电子文件是一个机构在开展电子政务、电子商务或其他电子化业务中产生的凭证性记录，它是支撑一个机构业务活动顺利开展的基本工具，更是证明一个机构业务活动合法性的重要凭据。但是，我们目前大量生成、使用电子文件，却不重视电子文件的管理，或者不能科学地管理电子文件，致使电子文件失去应有的可信度、证据力。

电子文件具有秘密，一旦泄露后果将不堪设想。目前，部分单位由于没有规范的电子文件管理措施，工作人员可以随意从单位信息系统上查阅、拷贝电子文件，并将其带出单位，造成大量秘密有意或无意的泄露。例如，解放军某部科技人员将带有涉密信息的笔记本电脑带回家中，结果家中失窃，笔记本电脑丢失，多份秘密资料失控，为我军带来不可挽回的损失。

二、形成电子文件管理问题的原因

1、电子文件管理意识落后，认识不到位

电子文件管理的落后，首先是意识落后，认识不到位。长期以来，政府部门和企事业单位工作人员法治观念不强、证据意识薄弱，大多数单位和个人认为将电子文件打印（硬拷贝）成纸质文件就可以使之具有证据效力，但他们没有意识到像电子邮件、电子订单等打印成纸质文件后，由于许多附于计算机的元数据的缺失，造成信息不完整，反而使其不具有法律效力。

2、业务部门与档案管理部门缺乏有效的衔接，造成工作脱节

由于业务部门和档案部门职责不同、利益不同，业务部门工作人员很难兼顾档案人员对电子文件真实性、可靠性、完整性与可用性的专业要求，相互之间缺乏衔接和协同，存在严重的工作脱节和管理空白现象，从而造成了电子文件管理空。

3、缺乏统一的标准，管理规范滞后

法规标准是电子文件管理的基本依据和操作指南。但各法规标准的基本术语不统一，党政两大系统的文件管理标准互不协调，行业性、地方法规标准与国家法规标准相互部突等极大的影响了电子文件资源的整合、共享与集成，这些是造成电子文件管理问题的主要诱因。此外，目前我国尚未制定适用于电子文件管理的专门法规。没有法律规范的制约，就无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，更无法保障电子文件管理的高效与科学。

4、专业人才的匮乏，限制了电子文件管理的发展

作为电子文件管理的主力军，专职档案人员队伍中专业人才很少，整体专业水平很低。2015年在对某厅局档案管理部门的调查中，从学历层次看，有4人是大专学历，3人是本科学历；从专业结构看，1人地质专业，1人计算机专业，5人其它专业。人才的培养和引尽是我们目前亟待解决的问题。