医院数字档案室建设现状与改进措施

2015年7月，省委办公厅、省政府办公厅召开全省数字档案馆（室）建设推进会，明确提出到2020年，县直以上机关、国有企事业单位档案室要全部建设成数字档案室。会后，省档案局专门制定了《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》。为推动医院可持续发展，作为医院基础性工作的档案管理工作必然要跟上时代步伐。当前加快数字档案室建设，既有必要性也有紧迫性。

1　目前医院数字档案室建设的现状

其一是领导重视不够。一些医院领导的档案管理意识比较薄弱，没有充分认识到档案工作的重要性及必要性，推进医院数字档案室建缺乏顶层设计和有效措施。

其二是档案数字化软硬件系统还不完善。医院档案数字化软硬件系统配置情况在很大程度上决定了医院档案数字化工作水平。目前不少医院办公自动化管理系统与数字档案管理系统未能实现有效兼容，无法实现数据转换与信息共享，档案数字化设施设备还比较落后，档案数字化工作水平不高，这无疑加大了实现医院建设数字档案室的难度。

其三是档案人员专业知识欠缺。医院档案人员的业务水平、创新意识、信息技术能力等因素直接影响医院数字档案室建设的进度。当前，大部分医院的档案管理人员是从各职能科室抽调出的兼职人员，他们本身的业务知识比较欠缺，也不具备相关的计算机应用基础知识、网络技术知识等，难以胜任数字档案室建设工作。个别医院对档案人员队伍建设并不重视，档案人员专业知识欠缺的现状很难在短时间内得到改变。

其四是数字档案安全存在风险。数字档案以电子文件形式为主，尽管存在空间小、传递迅速、利用方便等优势，但由于数据可篡改，再加上不能直接读取、需要相应的介质，一旦数字档案所依赖的系统出现问题，或存储介质载体破损、老化，将导致不可弥补的损失。数字档案的安全性得不到保障，制约了医院数字档案室建设的进度。

2　推进数字档案室建设的措施

第一，要建立健全制度。必须严格遵照信息化和档案管理等方面的法规和标准，在此基础上根据数字档案室的特点，制定并完善数字档案室建设工作制度，使工作规范、有序。

第二，要建设管理系统。依托单位现有的信息管理系统，选择功能齐全、适应性强以及兼容性好的数字化档案管理专业软件，并充分实现档案管理系统与办公自动化系统的兼容，以利于数字档案的共享利用。

第三，要加强队伍建设。医院要选配愿意从事档案工作、责任心强、有一定创新精神的人员担任专兼职档案人员，并加强对他们的业务培训，提高他们的业务能力和信息化技能等，以适应新时代建设数字档案室的需要。

第四，要确保数字档案的绝对安全。这里包含两层意思，一是确保数字档案本身的安全，二是保证数字档案所依赖的信息系统及网络平台的安全。首先，对于重要的档案信息应进行多次备份处理，并放置在不同的存储设备进行保存，定期进行检测与维护，避免数据丢失。其次，选购质量过硬的软硬件设施设备，提升系统配置。再次，系统或平台安装安全防护软件，避免数字档案遭受病毒破坏。最后，对于重要的科研档案信息，应进行使用权限分层次受权，并进行防复制、防盗窃处理。

第五，要做好服务利用工作。数字档案室作为医院档案信息汇集、交流的中心，应围绕医院中心工作，以满足各科室和医院管理和医技人员的需求为要，做好数字档案服务利用工作。要利用数字档案管理系统，实现档案信息的互联互通、共建共享，为医院管理、开展临床诊治和科研工作提供高效便捷服务。