实施房屋征迁档案管理办法的相关问题解析

随着城镇化进程的快速推进，城市面貌和人居环境得到显著改善。房屋征迁是城镇化的重要内容，在征迁过程中直接形成了具有保存价值的文字、图表、声像、实物、数据等各种形式和载体的历史记录，即是征迁档案，这些档案是不动产管理部门进行被征迁人安置房管理时重要的依据性材料，也是处理征迁补偿纠纷时必不可少的凭证材料。近年来慈溪市大力开展城市建设，工作中形成了数量庞大的征迁档案，如何实现征迁档案的规范管理需要认真思考。今年3月，市档案局、市房屋征管办联合发布了《慈溪市镇（街道）房屋征迁档案管理办法（试行）》（以下简称《办法》）。《办法》明确了房屋征迁档案管理的责任主体以及档案收集、整理、保管、利用等方面的业务规范，有利于及时化解矛盾、解决历史遗留问题和维护社会稳定。

1　明确管理主体

《办法》指出征迁项目所属镇（街道）是房屋征迁档案工作的责任主体，负责所辖区域范围内房屋征迁档案的收集、整理、归档、保管和移交等日常管理工作。要求征迁项目所属镇（街道）要建立工作机制，有明确的征迁档案分管领导、档案工作机构和专职的档案管理人员；征迁档案工作要纳入档案工作考核目标，建立管理制度，落实档案人员的岗位责任制；档案保管装具及库房的要求必须明确，各项工作经费必须落实。还提出征迁档案工作要纳入房屋征迁工作的范畴，征迁档案管理与房屋征迁工作实行“三同步”管理，即下达房屋征迁计划任务，同步提出征迁文件材料归档要求；检查房屋征迁计划进度，同步检查征迁文件材料管理情况；房屋征迁工作结束，征迁档案同步归档。

2　注重管理细节

在收集归档范围划分上，要求划分为国有土地、集体土地上房屋征迁项目综合管理档案，国有土地、集体土地上房屋征迁项目补偿安置分户档案，特种载体档案等三大类。一是国有土地、集体土地上房屋征迁项目综合管理档案，主要包括征迁项目实施方案及市政府批复、征收范围红线图、调查情况及结果资料、委托合同、评估公示资料、征收决定及公告、征迁安置补偿政策、被征迁房屋土地权证注销资料等。二是国有土地、集体土地上房屋征迁项目补偿安置分户档案，主要包括被征收人房屋土地测绘、合法面积认定、房屋评估资料，以及可安置面积认定材料、征迁协商报告、凭证材料、征收补偿安置协议、审批材料及补偿结算清单等。三是特种载体档案，主要包括反映征迁前旧址原貌、征迁听证过程、征迁工作各个环节的声像档案，工作中形成或获得的有价值的实物原件或复制件。

在立卷归档上，要求房屋征迁文件材料的立卷与归档应遵循档案的形成规律，保持其间的有机联系，便于保存与利用。首先要做好核查工作。应实行归档文件材料核查制度，认真核查文件材料是否齐全、完整，内容是否真实准确，签证手续是否完备，归档文件材料质量是否符合规范。文件材料中协议、评估资料等需要相关责任方签字和盖章，对这部分资料应进行重点检查，对于没有签字或签字字迹不清、没有盖章的资料，要责成经办人员重办或补办再归档，且归档的资料必须为原始件，确保征迁文件材料具有法律凭证作用。其次要做好整理工作。综合管理档案以征迁项目为单位归档，补偿安置分户档案以“一户一卷”的原则按户归档，纸质文件的整理归档按《文书档案案卷格式》的要求进行，特种载体类材料按相关规范整理归档。再次要明确保管期限，征迁档案保管期限应为永久保存。最后要明确归档时间，自项目结束之日起6个月内完成征迁材料的组卷归档。

在保管移交上，要求征迁档案整理完毕后，须按相关规定于次年6月底前移交给镇（街道）综合档案室集中统一保管；负责管理征迁档案的工作人员，如因工作需要离开该岗位，应按规定办理工作交接手续方可离岗。在利用与保密上，要求档案人员编制档案检索工具，确保检索工具能够辅助档案数字化管理；要依据法律法规和相关规定，在履行相关审批手续后对公民和组织提供征迁档案查阅利用服务；要提高领导干部和工作人员的保密意识。

3　抓好后续工作

其一，市档案局、市房屋征管办将针对《办法》开展多种形式的宣传活动，并将督促责任单位组织全员认真学习《办法》。其二，市档案局、市房屋征管办将根据《办法》要求，切实指导征迁项目建档工作，并将组织联合检查组对征迁档案管理进行专项执法检查。其三，市档案馆将根据实际需要接收部分征迁档案进馆，并着手开展数字化加工，拟建立征迁档案专题数据库。