大型国企转型升级过程中档案管理实践分析

随着经济社会快速发展，大型国有企业面临转型升级，在转型升级过程中如何做好档案管理工作，是一项全新课题。笔者以杭州钢铁集团公司转型升级过程中的档案管理为例，进行分析。

1　转型升级中档案管理现状

一是档案管理归属调整。2002年12月，经省档案局批准同意，集团公司设立杭钢档案馆，由集团公司办公室（党委办公室）负责管理。2016年，杭钢集团总部机构改革全面完成，档案管理工作职能从总部机关分离，杭钢档案馆由浙江杭钢公共事务管理有限公司负责管理，档案工作需要经历衔接与磨合的过程。二是关停单位档案移交接收难度大。根据集团公司的要求，供应分公司（供应处）、炼铁厂、焦化厂、转炉厂、热带厂、电炉厂、小轧公司（紫金实业公司）、中轧厂、高线公司等9家关停单位的4万余卷（件）档案移交工作必须在规定时限内完成。但上述单位档案工作的基础十分薄弱，具体表现为档案分类混乱、多数档案档号表述不清、档案不齐全不完整的现象严重、档案检索工具不规范甚至无检索工具等，总体来说档案接收难度较大。三是档案工作人员紧缺。杭钢档案馆符合安置条件、需要分流的人员占比高达75%，原在职人员8人，分流后仅剩2人，特别是一批档案工作经验丰富的老同志响应公司政策，选择分流安置渠道离职；上述9家关停单位符合安置条件、需要分流的档案管理人员占比更是高达100%。造成的结果是，档案人员紧缺，档案工作业务力量大为削弱。四是档案查阅利用频率高。在各分厂关停的过程中，大批工作人员因人员安置、设备迁移、资产处置、土地流转等原因，纷纷查阅利用档案。但囿于档案工作人手不足，职工查档利用需求不能很好地满足。五是现有档案库房饱和。杭钢档案馆原档案库房建筑面积为560m2，目前已基本饱和，无法满足转型升级关停单位档案接收存放的需要。

2　转型升级中加强档案管理的措施

2.1　强化制度建设

在杭钢转型升级过程中，杭钢档案馆强化制度建设，对既有的档案管理制度进行重新梳理，严格规范工作流程和办事手续。同时针对转型升级中遇到的新情况及时制定工作规章，进一步规范档案的流转和利用，如，规定需移交的档案包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、照片档案、实物资料、声像档案等，并规定移交要求和手续。此外还协助相关部门或单位规范需归档文件材料的移交和做好补遗卷工作，如，根据工作制度形成业务指导PPT，帮助相关部门或单位加深理解；到各单位现场指导，抽查库藏案卷，解决档案移交过程中的一系列问题。

2.2　开展工作培训

杭钢转型升级过程中各单位档案人员变动较大，杭钢档案馆对需移交档案单位档案员进行集中培训，明确档案整理组卷要求，统一档案移交标准，提供相互沟通交流的平台。目前开展集中培训6次，参加培训人员200余人。

2.3　加强档案工作人员队伍建设

一是返聘经验丰富的离职老档案管理员。以此应对转型升级初期档案工作任务紧、人员少、工作量大的实际困难，特别是理顺档案工作流程、解决关停单位档案移交接收难度大的问题、满足职工查档利用需求，并做好“传、帮、带”工作。二是借调集团内部责任心强、有意向从事档案工作的人员。以此充实档案工作队伍，解决专职档案工作人员力量薄弱的问题，并通过工作实践迅速提升借调人员的业务能力。三是对外招聘档案专业高学历人才。多渠道选拔人才充实档案工作人员队伍，目前已招收了档案专业应届毕业研究生。

2.4　合理规划档案库房

完善各门类档案统计表，下发至需移交档案的部门或单位，要求按规范填写，既便于档案移交清点，也能为合理安排档案库房提供可靠数据；实地考察档案存放用房，多次修改新增档案库房方案，并及时请示上级部门，最终确定新增档案库房面积162m2；合理利用需移交档案的部门或单位的档案装具，测算可再利用的密集架容量，确定2家需要移交档案单位的3组密集架拆装至预留库房继续使用。

截至2017年4月，杭钢档案馆共接收9家转型升级关停单位的档案25436卷、12607件。目前正积极配合集团公司财务部门做好供应分公司（供应处）会计档案的整改工作，并结合资产处置进度做好科技档案接收准备。