加强档案开放鉴定工作的若干思考

随着信息技术的发展与网络时代的到来，档案生成方式由传统的纸质档案变成电子档案，由此引发了档案管理和利用模式的变革。新形势下档案部门需要打破思维定势，以全新的理念推进档案开放鉴定工作。

1　档案开放鉴定工作现状分析

一是理念滞后，工作成效不明显。档案工作人员的档案开放意识未能跟上时代发展步伐，固有的“重保管轻利用，重保密轻开放”思想普遍存在，同时多年形成的档案开放鉴定工作机制，侧重以馆藏档案为开放鉴定对象，档案馆作为档案开放鉴定工作责任主体，一直饱受档案开放鉴定力量薄弱、制约因素众多的困扰，各级综合档案馆的档案开放鉴定工作明显滞后于其他业务工作。

二是针对性差，开放程度低下。受各种因素制约，许多综合档案馆在进行档案开放鉴定时，较多采取间接鉴定法，即对档案目录进行鉴定，且如果一卷档案中有一件不宜开放，则常常整卷不开放。近年来，虽然档案管理技术和数字化程度不断提升，但一些档案馆仍通过查看文件电子目录进行开放鉴定，一卷档案中有一件存疑则整卷不开放。

三是开放鉴定类型单一，利用成效有待提高。档案馆早期保存的档案绝大部分是文书档案，随着经济社会的快速发展，档案门类和载体不断增多，大量民生档案进入档案馆，但对于不同种类和载体的档案，档案馆主动而为的开放鉴定力度有限，很大程度上影响了档案的利用成效。

四是档案开放鉴定与政务信息公开工作要求不相衔接的问题亟待解决。自《政府信息公开条例》颁布以来，政务信息公开已成为各级政府部门的常态化工作，社会各界和公众对政府信息公开的要求越来越高，各级综合档案馆也成为法定的政府信息公开机构。实践显示，目前《档案法》中有关档案开放鉴定工作的规定和《政府信息公开条例》的要求存在衔接不畅的问题，已经公开的政务信息归档后反而成为非公开信息的矛盾凸显，这对信息公开的时效造成了不利影响。

2　以“新理念、新机制”引领档案开放鉴定工作

一要树立以服务为主导的新理念，打破各种束缚，坚持“开放是常态，不开放是例外”，以需求为导向，研究社会公众对档案服务的需求和关注的重点、热点，优先鉴定开放社会和群众急需的档案

二要馆室联动推进工作。档案开放鉴定工作是一项系统工程，在“统一领导，分级管理”体制下，根据统一、高效、安全的原则，制定区域档案开放鉴定工作规划。档案室工作是档案馆工作的基础，室藏档案是馆藏档案的主要来源，两者密不可分，必须建立以档案馆为主、各机关综合档案室为辅、其他相关单位协同参与的档案开放鉴定工作新机制。

首先，建立机构和制度。建立区域档案开放鉴定领导小组，由档案局负责人、业务处室负责人和机关协作组长组成，负责制定区域档案开放鉴定总体规划，把区域内档案馆、档案室作为工作主体，形成统一部署、分级管理、各负其责的联动工作机制。同时根据不同档案类别和内容，分别制定可操作性强的档案开放实施细则及工作流程，为档案开放鉴定工作提供制度依据。领导小组负责统筹协调和解决工作中的疑难问题，并对开放信息进行复审。下设地域（或专业）鉴定工作小组，人员可由档案局主要业务人员和档案室工作人员组成，负责日常档案的开放鉴定工作。如遇涉密档案鉴定，可设降解密工作小组，由档案局主要业务人员和相关行业人员及保密部门人员组成，对涉密档案进行开放鉴定。其次，加强指导和监管。档案开放鉴定领导小组负责对本区域档案开放鉴定工作进行指导和监督。档案开放鉴定工作专业性强、范围广、难度大，为确保档案开放信息的安全有效，必须加强对相关人员的业务指导和培训，建立开放鉴定人员网络，开展业务指导与交流，不断提高业务工作水平。同时加强日常监管，将档案开放鉴定工作实行“三纳入”，即纳入年检评查范围、纳入规范化档案室创建要求、纳入档案法执法检查内容，每年通报鉴定工作进展情况。第三，积极推动馆藏档案开放鉴定工作，加快档案开放速度。档案馆开放鉴定工作包括增量与存量档案的开放鉴定。其一，把控增量档案的开放鉴定工作，要把住档案进馆关，结合政务信息公开，把档案开放鉴定工作前移，将开放鉴定工作列入档案接收标准内容。其二，把控存量档案的开放鉴定工作，要对馆藏存量档案进行分析，根据档案的门类、内容和社会需求情况，结合有关档案开放鉴定工作法律法规及政府信息公开条例，制定相应的开放鉴定工作细则，先易后难、分期分批开展。如，可优先对照片、实物、音视频等特种载体档案及馆藏资料进行鉴定开放；探索开展民生档案开放鉴定工作；针对涉密档案，根据“谁定密谁解密”的原则，由立档单位鉴定，如无立档单位则制定降解密鉴定细则，由专门小组成员进行开放鉴定。

3　以“现代技术+人工智能”方式提高档案开放鉴定水平

一要借助技术超前管控。依托电子文件归档和接收系统、OA系统，把档案开放鉴定工作前移，即在文件归档时将“是否公开”字段设置为必选项目或在文件起草时将“是否公开”设置为必选项目。二要进行电子全文鉴定。为确保开放档案安全，根据国家档案局有关要求，利用馆（室）藏档案数字化成果进行逐件逐页鉴定，在有效保护档案原件的同时，还可充分利用电子档案的可复制性，突破时空限制，对一些疑难文件进行联合鉴定或复审。三要人技融合辅助鉴定。档案馆（室）工作人员可根据有关法律法规和政府信息条例提炼敏感词、关键词进行全文搜索，进行批量划控和标注，并对照片、音视频、实物资料及馆（室）藏档案进行批量鉴定标注。

4　通过“开放信息+网络平台”满足社会利用需求

一要多形式公布档案开放信息。档案馆要在法律框架下，针对不同档案采取不同的公布方式。如针对婚姻档案，可以进行权限设置、分离信息关联因素、减少内容指向等处理后再公布；照片档案、视频档案涉及著作权、肖像权等，要对图像进行处理后公布。二要优化档案数字化成果。开展档案开放鉴定工作对档案数字化工作提出了更高要求。如档案信息公布主要是公布正式文件或正稿内容，然而不少档案馆（室）档案数字化成果正文与底稿没有分离，这就造成了利用上的不便。对此，建议用不同的命名方法分别命名正稿和底稿并分开打包，但需挂接在同一目录下。三要建立区域开放档案利用平台。为满足社会和公众对档案信息的利用需求，档案部门应尽快建立区域开放档案利用平台，实现馆室、馆际、跨区域、跨层级的信息资源共享。整合区域开放档案信息，优先建立区域性开放档案目录中心和全文专题数据库，提供信息导航和全文查询，强化现有档案信息网的检索服务功能，实现多途径、多渠道、多层次查询。

参考文献：

[1]赵建强.控制开放档案的法律依据及实践探考[J].中国档案,2013(5):36-38.

[2]冯汀君.国家综合档案馆数字档案资源建设理念探析[J].档案学通讯,2017(3).

[3]韩亚洲.基于馆室一体化的数字档案室建设探析[J].浙江档案,2017(4):6-8.