企业档案管理改进策略探讨

文/舒明磊

企业档案管理改进策略探讨

文/舒明磊

企业档案是产生于企业生产、经营与管理活动过程中，经过收集、整理等过程形成的以多种形式存在的具有一定价值的文件资料。在当前的知识和信息时代下，企业档案就是企业一种无形的资产，是企业发展的重要资源，同时也对企业的各项决策起着重要参考价值。

目前，很多企业对其档案管理工作并没有给予足够的重视，在档案管理中存在着诸多的问题，急需对其进行加强和改进。

一、企业档案管理现状

1.数字化水平有待提高

当前信息化技术已经在企业管理中被广泛运用，但数字化的档案管理数据库和共享平台还处在襁褓阶段，对档案的信息的整合和利用水平较差；电子档案方面没有一套完整、科学、合理的管理规范和标准。在管理系统的设计方面也存在一定的漏洞，整体管理质量不高。

2.缺乏有效和妥善管理

企业的各项资料管理较分散。在公司的项目完成后，产生的大量文件都是分散在各形成的部门中，没有进行及时归档，致使档案的实体分散，整体信息不全。还有一些企业人员甚至将这些项目资料当做个人所属材料，进行个人保管，不利于内部人员知识的共享和交流。并随着企业人才的调离和流失，使得企业信息资源，产生一定程度的断层和流失。

3.档案管理人员素质有待提高

对于档案管理工作的认识，很多企业以及员工都存在一定的不足，认为档案管理是技术含量低、工作内容简单的保管性质的工作，在企业管理中无足轻重，无法为企业带来经济效益。

有些企业基于这种认知，就将一些不具备任何档案管理知识以及数字化、信息化知识的闲散人员安排在档案管理岗位上。这些非专业人员，由于缺乏必要的专业档案管理知识和技能，对档案管理的重要性、要求与规范、管理内容等方面都做不到位，难以为企业提供良好的档案服务，不利于企业档案管理水平的提升。

4.科技档案归档率低

科技档案是企业档案管理的重要组成部分，企业发展和竞争的关键因素就是科技。科技档案管理不力，不利于企业的科技发展和核心竞争力的提升。

然而很多企业没有充分认识到这一点，大量科研项目产生的档案往往只对一些立项材料与报告方面的一些规定和规范性文件进行了归档，而涉及到核心的一些项目研究的重要数据以及详细的研究过程记录的原始材料却没有进行完整归档保存。导致很多重要信息缺失或者难以查阅，使其不能正常发挥其参考和指导作用，造成无形资产流失。

二、企业档案管理改进策略

面对当前企业档案管理中的种种问题，以及进行档案管理改革的迫切需求，本文提出了以下几点策略。

1.转变档案管理思想观念

企业应通过各种形式的宣传和学习，使管理层和档案管理人员重新认识到档案管理工作特别是科技档案对企业发展的重要性，在思想高度上达到统一，并进行全面的协调与支持。档案管理人员要通过对新的档案管理技术和知识的不断学习，不断进行档案管理方法的改进与创新；并且要善于把握档案中所蕴含的信息和价值，并加以开发和利用。同时，企业也要加大对档案管理工作在硬件、软件两方面的投入，并将档案管理工作作为企业管理工作中的重点，制定明确的管理规范和标准，并计入相关员工的绩效考核。

2.进一步完善数字化信息管理

企业可以通过局域网建立档案管理网站，档案管理人员作为网站管理员，直接与档案管理系统相连接，根据内部不同职能和级别的成员设置权限进行档案查询。一些不存在保密性的资料可以直接进行网络平台 公布，也可以进行下载或者在线阅读，使信息分享更加便利。

其次，选用适合的档案管理软件，与办公自动化系统数据接口。可以将企业内部网与档案管理网站进行结合，使企业生产经营活动中产生的各种形式的文件和资料能够直接进行在线提交，通过网络导入到档案信息数据库中，使电子文档可以自动归档。

3.转变管理模式

在管理体制上，加强对档案管理部门的监督与指导,将档案管理相关工作在各个部门进行责任明确。在管理方式上，要积极应用现代化计算机网络信息技术，对信息资源进行开发、管理和提供服务，逐步实现现代化档案实体的数字化、网络化信息管理。在管理机制上，要建立健全和完善业绩考核制度、规章制度、评价机制，努力营造出员工齐抓共管的工作机制氛围。

4.加强科技档案管理

加强对企业的科技档案的管理，就是要重视和支持科技档案向单位的科研生产活动提供依据和信息资源的反向作用，根据企业实际科技生产情况，制定更为具体的、具有可操作性的规章制度，采用现代化管理方法和技术，积极地对科技档案中的信息资源加以开发和利用，使其能够更好地为企业进一步的科研生产活动服务。

由于科技档案工作涉及面广，科技含量高，因此，在人员配备上，要安排有具备相关科研专业知识的人员，并加大知识和素质培训。几方面相互配合和共同努力必然能够解决当前科技档案的归档率和利用率等问题，为企业的科技创新发展提供支持。

5.提升档案人员素质

企业首先要设置专门的档案管理部门，并配备专职的档案管理人员，建立档案管理网络，健全档案管理制度。要通过多种途径进行相应的人才选拔和培养，大力引进档案、计算机应用等相关专业，尤其是既懂得档案相关专业和法律知识、又具备计算机知识的专业复合型人才。

企业还应加强现有管理人员的继续教育，开展计算机应用能力、网络、相关的科技知识等培训，加强职业意识教育。整体提高档案管理队伍的水平，使之从传统的实体保管者转变为管理者、知识提供者及决策咨询者，从而实现管理手段的科学化。

（作者单位：中铁一局集团有限公司）