浅谈如何发挥档案作用

文/岳红艳

浅谈如何发挥档案作用

文/岳红艳

档案的作用是记录历史，更重要的是发掘出档案信息的内在价值，服务于社会。档案工作者要提高档案工作地位，让档案更好地服务于企业、服务于社会，就要紧跟时代步伐、创新服务理念、发掘档案信息的价值,让档案发挥作用

档案记载和反映的是“过去”的工作活动，是对过去“全过程”进行的全面、系统、完整地记载和反映，所包含的信息内容真实。档案工作的主要目的和任务，就是满足社会各方面的需要，利用档案信息资源为社会、为决策层服务，助力于经济建设和社会民生。那么如何让档案发挥它的作用呢？

这就需要档案人员首先要提高专业素质。要加强档案业务知识的学习，不断提高自身的档案专业知识。通过不断的更新知识，加强自身业务技能，熟练掌握国家有关档案工作的方针、政策和档案工作法规等专业知识。也要耐得住寂寞。档案工作繁琐，忙却看不出成绩，说起来简单，做起来困难。档案工作者是历史的守护者，既要有一颗甘于清贫，耐得住寂寞的平静心，又要能在繁琐中找寻出能体现档案价值的重要信息。更要让机会变成机遇。档案工作者要了解单位工作的新动向，处处留心，牢记服务意识，成为事业发展的前哨。要善于抓住机会，改变部分人对档案的错误认识，让藏在闺中人不知的档案，变为查阅利用者的及时雨，变被动服务为主动服务，超前思考，才能为事业发展提供强有力的信息保障。

档案工作平时默默无闻，但关键时刻却能充分体现它的价值。我局自实现OA办公自动化后，更弱化了大家对档案工作的重视，同时给纸质文件的归档也带来了很大的困扰，有人甚至认为，纸质档案以后都没有必要再保存了。2016年我局OA办公系统出现问题，原发布在OA上的数据丢失，由于档案注重平时的积累，对OA上发布的有关数据，进行了及时的数据下载归档备份。当OA系统出现问题，数据丢失后，迅速将数据进行了恢复，确保了职工在网上查阅信息的方便快捷，使档案工作发挥出了独有的凭证作用。

一般情况，档案利用者利用档案都是为了解决问题。时间比较重要，错过了时间，也许就错过了机会。2011年底，陕西省人社厅、财政厅联合发文《关于未参保城镇集体企业退休人员等参加企业职工基本养老保险有关问题的通知》（陕人社发 [2011]145号），根据文件精神，2012年12月底前需办理完毕。有4名曾在我局工作过的临时工，急需我局提供有明确的档案记载及能证明其工作经历的原始资料进行认定，档案部门为其提供了当时的工资发放记录等原始材料。人事部门根据档案部门提供的1988年至1993年间30余卷档案信息，为4名临时工提供了相关工作证明，为他们办理参保事项提供了有力的证明，解决了他们的后顾之忧。

由于我局档案管理还不能做到全文扫描，大部分文件只能做到文件级目录，无法满足利用者迅速准确地查找到信息的需求。针对这一情况，档案人员利用档案管理软件，在备注栏添加信息等方法，将每年利用频次较高的职称聘任文件，在文件归档时，在备注栏都将聘任人员姓名录入，方便了查找。同时又借鉴此方法，把一些表彰及干部的任命进行了录入。虽然平时工作量增大，但查阅利用起来更加便捷，为利用者节省了时间，也提高了工作效率。近几年，往往是一个干部任命文件，包含几个干部任命，仅通过文件目录并不能准确地查找到，但是通过提前姓名的录入，就能准确地查找到某位干部的任命文件。一次人事部门要调取近4、5年一些干部的任命文件，档案部门针对他们的要求，为他们快速、准确地调取了20多份档案信息，得到了利用者的肯定和好评。

档案利用者普遍存在“方便、求快”这样的需求，但怎样才能做到方便、快捷？作为档案管理人员，要真正了解利用者需要什么，做到缺什么，就做什么，了解利用者的想法，在利用者未利用前做好细致扎实的工作，才能在利用者查阅档案时，迅速地查找到他们想要的材料。我们针对处室成立撤并等情况，编制了机构沿革；针对机关中层 及处级领导变动情况，编制干部任命目录。2016年全国开展行政事业单位国有资产清查工作，档案人员积极配合财务部门做好档案的查阅利用服务，为财务部门提供了2000年至2010年11年间的会计档案信息。他们根据档案信息，对照实物进行核查，全面摸清了家底，既为进一步完善管理好单位的固定资产起到了积极的作用，也保证按期完成了我局固定资产清查工作。由于把档案工作做到了前面，不仅使档案管理工作有序化，也得到了利用者的称赞。

虽然说网络信息时代对社会的发展是好事情，但也给档案工作带来一些冲击。机遇与挑战并存，如何利用档案信息资源的优势，充分发挥出档案的作用，这就需要我们从事档案工作的人员积极地探索、仔细地摸索。档案人员要站在历史的高度，具有历史的使命感和强烈的责任感，找准服务的方向，摸透利用者的想法，让档案为企业的发展服务，让档案为我们档案人说话，利用者需要的方向就是我们档案人所要努力的方向。

笔者认为做好今后的档案工作，还应该注意以下几个方面：一是学习新知识，掌握新技能，洞察档案服务方向；二是通过档案利用效果登记表，发现档案利用的动向；三是开发档案的利用价值，把死档案变成活信息；四是变被动为主动，实时掌握单位、社会的新动向。

作为档案工作者，我们应该牢记“为党管档，为国守史”的历史使命，紧跟时代步伐，用创新服务的理念，让档案工作服务于社会，用之于社会，让档案发挥它应有的作用，让档案成为社会前进的动力，成为我们档案人永远的自豪。

(作者单位：陕西省水文水资源勘测局)