机关事业养老保险业务档案信息化管理的思考

文/靳美荣

机关事业养老保险业务档案信息化管理的思考

文/靳美荣

随着机关事业养老保险事业飞速发展，业务办理中所产生的纸质档案日益增多，给管理带来诸多不便，机关事业养老保险业务档案信息化管理的优势已日益突显,成为社会发展和工作需要的必然趋势。

机关事业养老保险业务档案（以下简称业务档案）是机关事业养老保险经办机构（以下简称经办机构）在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。机关事业养老保险启动以来，各级经办机构认真按照人社部《机关事业单位工作人员基本养老保险经办规程》（以下简称经办规程）的要求切实加强业务档案的管理工作，对业务档案管理能严格按照经办规程的要求办理，严把业务材料收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、鉴定销毁、移交和数字化处理等关键环节，保证业务档案真实、完整。实现了业务档案依规分类，材料收集及时，归档完整，立卷科学，整理规范，专柜存放，专室保管，专人管理，基本达到目标管理的要求。

随着机关事业养老保险制度全覆盖，参保人员越来越多，养老保险经办工作越来越规范，养老保险业务档案的规模也越来越庞大，养老保险业务档案的信息化管理日趋重要,按照经办规程要求，机关事业养老保险目前为省级统筹，这就要求必须加强信息化建设，便于业务档案信息省市县三级共享，最大限度提高参保对象对经办信息的全面了解。实现档案管理的规范化、科学化、数字化既是经办规程的要求，也是服务民生的现实需要。

全面加强机关事业养老保险业务档案信息化管理，要从认真学习经办规程，深入宣传规程，不折不扣地落实经办规程入手，不断提高全社会对档案信息化管理的认识，从软件和硬件两方面入手，在基础设施、档案信息数据资源、档案管理标准规范、档案管理的应用系统、档案管理的专业化人才队伍建设等方面出实招，下功夫，以目标管理为抓手，促业务档案信息化管理工作升级进档。

1.提高对业务档案信息化管理的再认识。各级经办机构要把经办规程的学习宣传不断引向深入，要在本行业、本系统和全体从业人员中开展知识竞赛，有奖问答，学习测试等丰富多彩的活动，对经办规程特别是档案信息管理章节的再认识再提高；县以上经办机构主管部门，要不定期组织对经办规程落实情况的检查和重点抽查，要对照经办规程就业务档案材料收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、鉴定销毁、移交和数字化处理等条款逐条落实。实施养老保险业务档案信息化管理是一项需要不断投入建设的基础管理工程，在实施业务档案信息化管理中，再加大资金投入、加强系统信息软件建设的基础上，还需要结合业务档案信息化管理的客观实际，在硬件上下功夫，在软件上做文章，确保业务档案信息化建设顺利推进。

2.狠抓业务档案信息化管理基础设施建设。主要包括对业务档案信息网络系统的建设，以及对档案数字化设备的建设，即以计算机为核心，一系列包括计算机、服务器、交换机、存储器和路由器，以及数据库管理系统、操作系统和信息安全系统等在内的一整套业务档案信息网络构建。先进的业务档案信息化管理基础设施，是传输、交换和共享资源的基础条件，只有建立先进的业务档案信息化管理基础设施，才能实现业务档案信息化管理的目标。

3.建设业务档案信息资源。业务档案信息资源是业务档案信息化管理的基础工作，主要包括业务档案数字化、电子文件的接收、信息技术的应用等，其主要建设形式为业务档案目录中心数据库建设、专门数据库建设和各类数字化档案全文，在具体实施中要把“谁经办谁收集”与“业务经办与档案数字化同步办结、同步收集、同步整理、同步归档”的原则结合起来，一并贯彻实施，确保业务档案信息资源建设落地有声。

4.严格业务档案管理标准。为了确保业务档案信息化管理健康有序发展，省级主管部门要指导各地经办机构，结合实际对电子文件的形式、归档、信息资源的标识、存储、查询、交换、传输和管理等方面制定出台业务规范管理、技术规范管理和标准规范管理的相关标准。

5.开发业务档案信息化管理的应用系统。为了在技术层面对业务档案信息资源和业务档案信息网络进行保障，要结合机关事业养老保险经办工作的实际，加大从业人员的信息网络技术培训，采取各种措施充实和加强工作人员的技术力量，要因地制宜地加强管理软件建设，开发符合实际的业务档案软件管理系统，加快业务档案信息化管理的步伐。

6.加强业务档案信息化人才队伍建设。人才兴则档案兴，人才队伍建设是业务档案信息化建设的关键，要有针对性地加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。在具体工作中要把业务档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训计划，由省级主管部门主导，对市县和参保单位进行业务培训，切实提高档案业务人员的业务素质。

7.加强业务档案信息安全管理体系建设。加强对业务档案信息系统的管理，制定相关制度，设置各管理层级打开信息系统的权限，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、泄密的发生。

机关事业养老保险业务档案，涉及到参保单位和参保个人缴费和领取养老金的全过程，也涉及经办机构办理各项业务的每一个环节，是参保个人依据我国相关法律法规享受养老保险待遇的重要依据。因此，大力推进业务档案信息化管理,不仅保障了参保个人的切身利益，发挥了业务档案的价值，还提高了业务档案工作的社会地位，使之更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。

(作者单位：旬阳县城乡居民养老经办中心)