加强技术档案科学管理的举措——以陕西广电网络公司技术档案的管理为例

文/薛晓娟

加强技术档案科学管理的举措
——以陕西广电网络公司技术档案的管理为例

文/薛晓娟

技术档案的管理是一项长期细致的动态管理工作，它的要求是系统、真实、准确。然而，在实际工作中，技术档案的管理工作存在诸多问题，并未达到要求，严重影响公司经营。加强技术档案的科学管理，为公司经营管理提供基础支撑和工具，对公司实现持续发展有重要意义。

随着陕西广电网络公司（下文简称公司）的不断发展壮大，机房设备、管道、杆路、光纤资源、运营支撑平台、有线电视网络、高清互动平台、互联网宽带网等基础网络建设和平台上线，积累了大量的技术档案，这些档案在广电网络的经营工作中发挥着重要的作用。它不仅是公司经营沿革的重要组成部分，还是公司业务实现的重要保证，是公司运营的重要支撑基础。加强技术档案的科学管理，提高技术档案的再利用，对以综合信息网络建设为基础服务的广电网络公司来说具有重要的意义。

一、目前公司在工程技术档案管理中存在的问题

技术档案的管理是一项长期细致的动态管理工作，它的要求就是要系统、真实、准确。然而，在实际工作中，技术档案资料的管理工作存在诸多问题，并未达到要求，严重影响公司经营。比如：因技术人员的调岗，一些设备档案没有整理归档，造成设备保养、维修维护不规范，甚至一些功能不会操作，对安全工作造成隐患；乡镇机房档案资料不全，在机房搬迁改造中出现混乱，信号中断时间长，影响用户收视，给公司经营收入造成损失；因为光纤资源档案保存不全，在开展集团业务时，不能及时提供光纤和杆路资源,造成项目投资浪费，给公司经营成本造成压力；因为项目档案不全、不同步，无法及时进行工程项目竣工决算，造成公司项目款项不能按进度下拨，分支公司垫资较多，经营压力增大，出现拆东墙补西墙的现象。究其根本原因，主要表现在以下几个方面：

1．重经营轻管理，造成工程技术档案常常被忽视。

公司各级对技术档案的重视和思想认识不够，没有专门的技术档案管理机构，也没有专门存放这些技术档案的设备和库房，技术档案分散管理在工程、运维、集团业务等部门。再加上收集整理归档的人员流动性大，变动频繁，无专人管理技术档案，技术档案的管理没有纳入公司的综合考核之中，也没有建立起一套完整的档案管理制度和规范，技术档案管理处于无序和混乱状态，导致需要利用时，不是不知道找谁查档，就是找不到所要档案。

2．重项目轻档案，造成档案收集整理与工程建设不同步。

档案资料的收集整理工作不及时。由于项目可以带动经营收入的增长，所以大家往往对项目立项前的规划、设计以及与上级公司工程部门、经营管理部门沟通争取项目上下得功夫很大，但对工程技术档案收集整理归档不重视，甚至忽视，一些工程建设已经竣工，但是技术资料还不齐全，导致无法及时形成竣工报告，工程无法真正完工。

3．重建设轻更新，造成档案记录与现实情况不符。

无论是基础网建设还是分配网改造，公司在这些建设方面投入金钱和精力很多，但网络的技术资料更新却跟不上。在建设中，一些网络已经发生变动，而图纸却没有进行相应的更改，很多图纸档案与网络严重脱节，失去了保存价值。这种现象不仅分支公司一级存在，上一级公司也存在。

4．专业水平低，造成工程技术档案管理工作原始粗放。

公司各级的技术档案管理人员水平较低，没有进行专业培训，无技术档案管理专业人才，存在为应付竣工验收而补工程技术档案的问题，出现档随人走或无人管档的现象。给网络建设和维护管理造成很大的困扰，严重制约了公司盘活网络资源的步伐。

二、加强技术档案管理的措施

1.提高档案意识，增加对技术档案管理的认识。

技术档案作为公司网络结构、路由走向、设备安装等网络资源和逻辑资源的真实记录，是公司网络运行的工具，是公司管理层决策的重要参考依据和帮手，是公司经营工作的基础环节。做好技术管理工作，有利于公司网络资源更快更好地开发和利用，有利于公司对未来的整体规划，有利于公司对社会的更好服务。因此，公司各级领导及档案管理人员要充分认识到技术档案工作的重要性，并把它作为一项重要的基础工作抓好抓实。只有公司全员重视了，这项工作才能真正被重视，才能推得动，落得实。

2.加强领导，高度重视技术档案管理工作。

加强领导，首先要明确公司档案工作分管领导，分管领导要定期听取部门的工作汇报，解决档案工作中存在的问题，积极为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障，把档案工作纳入到公司发展规划和年度计划中。其次建立健全公司技术档案管理机制，公司不仅要设立专门的技术档案管理室，隶属于公司总档案室，由总档案室进行监管，同时，还要成立网络管理中心，对全网的逻辑资源和设备资源进行动态管理，以便一线维护时，能及时有效地查找故障原因，方便技术人员后台操作。再次要关心档案工作人员的成长，把档案人员的培训、交流、使用列入公司人才培养计划，让档案人员在新的经营形势下，勇于创新，勇于开拓，把档案工作干得有声有色。

3.建章立制，制定技术档案监督管理制度。

由于广电网络工程项目种类较多，项目档案管理工作面广量大，而技术档案的管理是一个动态的过程，搞好广电网络技术档案的管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作是远远不够的，必须要有一套完整有效的档案管理制度、管理措施来具体指导档案工作。

一是要制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定；对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。同时还应制定公司项目文件归档的制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各建设单位档案规范化管理,从而有效地保证档案的质量。

二是要进一步加强对在建项目档案收集工作的监督管理。明确技术资料的管理部门，把档案工作列入绩效考核范围中，并责任到人，并通过一线工程维护人员对网管应用的准确率来评判技术档案管理的同步性，形成一个监督的闭环流程。

4.加强技术档案的服务，提高技术档案的共享及利用水平。

档案管理部门长期以来有着“重藏轻用”的思想，档案开放意识不够，档案的开发利用及服务精神不足，开放技术手段简单，档案资源更新不及时，一线部门使用起来很不方便，也没有给管理层提供有价值的数据分析报告，档案的利用价值不高。这些问题都导致公司在进行网络建设和对外合作时，因技术档案不全而不得不进行重新核查和统计网络资源。为提高技术档案的利用率，明确这一基础工作的重要性，应从以下几方面做起：

一是更新观念，牢固树立起档案的服务意识。解放思想，转变观念是档案管理工作面临的首要问题，也是加强档案利用工作的前提。目前公司正面临改革转型期，新业务、新产品、新技术不断上线，全光网的建设全面启动，技术档案管理工作者要进一步解放思想，与时俱进，跟上公司发展的步伐，做好网络建设技术档案的收集整理的同步工作，不断提高档案服务水平。

二是要主动服务，强化联络职能。建立技术档案管理工作联席会议制度，定期与工程、运行维护、一线施工维护等部门进行会议方式的沟通交流，了解业务部门的用档需求，加强对工程技术方案的设计、规划以及公司现阶段重点工作的了解研究，制定出用档计划，不断提高技术档案的服务质量和利用率。

三是开放式管理，实现档案信息的共享。公司经营工作延伸到哪里，档案的服务就要延伸到哪里，要将收藏的技术档案从藏在柜子里变为面向员工开放的活档案，设定查阅权限，让网络资源和逻辑资源在一线员工从事经营活动中发挥出它的作用，并且通过这一举动，更多地了解经营部门的同志们的需求，从而进一步地做好用档规划，改进快捷共享技术。

5.提高档案管理人员业务素质，推进档案干部队伍的建设工作。

一是要提高文化素质，加强对行业知识的学习，熟悉广电行业的前沿科技和未来发展趋势，更新知识结构，拓展知识层面。

二是提高业务素质，档案工作管理人员不仅要加强业务自学和培训，提高履职能力，公司还要加快档案人才的培养步伐，建立学习机制，为公司档案管理工作的又快又好发展创造良好条件。

雄关漫道真如铁，而今迈步从头越。陕西广电网络公司的档案管理工作任重道远，笔者抛砖引玉，希望能从技术档案入手推动陕西广电网络公司经营管理水平的提升。

(作者单位：陕西广电网络汉中分公司)