从专项验收角度看陕西省高速公路建设项目档案管理存在的问题及对策

文/杨青青

从专项验收角度看陕西省高速公路建设项目档案管理存在的问题及对策

文/杨青青

项目档案真实记录了一条高速公路从立项、施工建设到验收的全部信息,为工程结算审计、运营管理、改造扩建、养护维修提供重要依据。项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，国家档案局和国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》，交通运输部出台了《交通建设项目档案专项验收办法》都对项目档案专项验收工作如何开展提出了明确的要求和标准。陕西省公路建设项目专项验收是按照“验收办法”组织相关单位和专业技术人员对整个项目档案的收集、整理和归档进行检查和评价，并出具验收意见。一个项目要想画上完满的句号，就要先对项目档案的完整性、准确性、系统性和规范性进行检查评价。档案专项验收就成为项目竣工验收前的一个不可或缺的环节。

一、我省项目档案专项验收中存在的问题

自2007年来，陕西省已有西汉、西潼、十天线安康东、汉中西等十几条高速公路建设项目通过了档案专项验收，十年来项目档案管理规范化水平逐年提高，但仍存在一些问题。

1.项目档案专项验收工作流于“形式”

上级部门出台的“专项验收办法”，明确了验收工作由谁组织，工作流程，可是并未规定验收主体的执法资格，由相关部门临时组成的项目档案专项验收组只能对案卷数量巨大的项目档案进行抽查，往往因时间不足，只能对验收工作中发现的问题提出整改建议和意见，并不能行使具体的行政处罚权，结果就是项目档案专项验收结论基本都是通过。

2.工程建设各阶段文件收集不齐全，整理不规范

“重施工、轻档案”的思想在参建单位中普遍存在，在“工期紧、难度大”口号下，项目档案与工程建设无法实现同步收集、整理、归档。例如部分项目前期依据性文件中缺少报批文件，存在未批先建、手续不全的现象，导致项目文件材料不闭合；一些重要桥梁、隧道隐蔽工程的资料没有收集；竣工文件分类未按照公路项目单位、分部、分项工程划分，强行将某一类型的文件集中组卷，未体现出施工工艺，且排列无序；有些参建单位为了缩短组卷时间，强行拆分本应集中组卷的竣工文件，导致项目档案案卷数量巨大；甚至一些本应归档的竣工文件因人员变动、项目时间跨度太长难以系统收集。

3.施工、监理资料填写不规范、不准确，甚至存在“假资料”

绝大多数施工单位在经济利益的驱使下只重视工程进度，忽视项目档案管理，缺少档案管理制度，项目档案人员业务水平较低，流动性强，经常在工程实体完工后补填有关施工资料，特别是一些隐蔽工程资料的照片，最终只能“闭门造车”。随意填写施工日志，从记录之中根本无法反映实际施工内容，甚至长达几年的施工过程中竟然没有任何问题存在，事后补写的痕迹非常明显，这样的资料根本无法反映施工工序。监理单位只重视监督工程质量，缺少专业的档案管理人员，未履行职责，忽视对项目档案质量的审核，因此在监理的档案工作报告中无法体现对项目档案资料立卷归档的审核意见。

4.竣工图编制滞后，规范性较差

竣工图是对工程实体的全面、真实、准确的反映，在工程实体建设完成后，竣工图就应如实绘制。可在项目档案验收中往往发现竣工图的编制落后于其他竣工文件，究其原因是工程变更未批复，一些工程量无法在图纸上准确标注。另一方面，一些参建单位全部重新绘制竣工图，使得工程变更总体情况无法体现，导致验收时无法核查变更文件是否收集齐全。

5.档案信息化工作进展滞后，电子文件收集不齐全

部分施工、监理单位在工程建设过程中使用专业软件来管理有关施工、监理活动，施工表格、检验评定等原始资料皆有电子版文件，可这些文件随意保存，并且各类系统五花八门，没有系统收集、整理，甚至不收集。另一方面，业主单位在合同管理中也未对电子 文件收集提出明确的要求，忽视从源头上收集电子版图纸。

二、做好项目档案管理工作的几点对策

1.完善法律法规，赋予档案部门执法权

“有法可依才能执法必严”，上级档案主管部门应从政策层面明确档案部门的执法主体地位，出台专门法规规范，明确如何界定验收不合格公路项目相关参建单位和个人的责任，对于造成档案丢失、损毁的，依法追究有关单位及人员的责任。验收组织部门应适当增加项目档案案卷抽查数量，延长验收工作时间，必要时邀请省外专家参与验收工作。

2.提前介入，同步监督，编制竣工文件立卷归档指导书

项目档案管理是一项量大、面广的系统性工作，环环相扣，项目档案主管部门应在项目开工时建立包括建设、施工、监理等单位的档案管理网络，明确各级各单位的职责；经常深入项目建设一线进行业务指导，避免坐在办公室里“瞎指挥”，切实解决项目档案管理各阶段的实际问题。

建设单位应编制竣工文件立卷归档指导书，建立预立卷制度，其中包括竣工文件材料的归档范围，特别是照片档案的收集范围，项目档案的分类大纲，项目档案案卷的质量要求、竣工图的编制要求等，确保各阶段项目档案工作都“有据可依”。

3.加强培训，提升项目档案管理人员综合素质

高素质的档案人员是做好项目档案工作的有力保障，档案人员应树立强烈的事业心和责任感，积极参加各类档案业务培训，建设、施工和监理单位的档案人员都要培训，掌握各自产生竣工文件收集、整理的重点，参与制定竣工文件立卷归档指导书，不断提高项目档案管理的业务能力。监理单位要配备熟悉项目档案管理的专业技术人员，切实发挥对施工阶段竣工文件的审核把关职责，避免验收阶段发现问题已无法整改。

4.过程控制，逐步推进项目电子档案管理

国家最新出台的《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》，是对下一步项目电子文件收集和归档的指导性文件。交通运输系统应以点带面，分批推广，确定具备条件的试点项目。档案主管部门研究制订具体实施细则，各参建单位制定实施计划，建立项目电子档案管理系统，按照电子文件归档范围，在建设过程中收集各类信息管理系统中生成的电子文件，“十三五”期间陕西公路建设项目将基本实现电子文件实时归档，确保项目档案工作与工程建设同步进行。

(作者单位：陕西省交通运输厅)