高校学籍档案信息化管理探讨

文/陈露露

高校学籍档案信息化管理探讨

文/陈露露

由学生个人基本信息部分、学生在校信息部分和学生个人心理信息部分共同构成的高校学籍档案资源，可以有效地反映高校学生的整体学籍情况，不仅十分便于高校的学籍管理工作，更为重要的是可以通过对其分析研究，及时掌握学生的思想、学习、社交和各种动态信息，为将来学生毕业后，就学籍档案转变为人事档案提供良好的基础。

一、高校学籍档案的构成

高校学籍档案是指高校学生由个人基本信息资源档案和学生在校期间所从事各种教育、学习经历活动中所形成的具有保存价值的不同形式和载体的原始记录信息资源。目前一般由三部分构成，即学生个人基本信息部分，包括学生个人的姓名、曾用名、性别、民族、出生日期、籍贯、血型、家庭住址、身份证号等基本个人信息；学生在校信息部分，包括学生的入校时间、所属年级、专业、班级、政治面貌、各科学习成绩记录、参加的社团组织及其担任职务、受到的各种奖惩记录、升学及保送情况；以及学生个人心理信息部分。包括学生的心理素质、心理特征、心理类型、血型心理特征、性格特征、性取向类型、在校表现类型、学习适应性分析、心理观察记录、心理测试记录、心理咨询记录等。由学生个人基本信息部分、学生在校信息部分和学生个人心理信息部分共同构成的高校学籍档案资源，可以有效地反映高校学生的整体学籍情况，不仅十分便于高校的学籍管理工作，更为重要的是可以通过对其分析研究，及时掌握学生的思想、学习、社交和各种动态信息，为将来学生毕业后，就学籍档案转变为人事档案提供良好的基础。

随着社会科技水平的发展以及各种新媒体形式的介入，高校学籍档案的载体形式出现了许多新的变化，变得更加丰富多彩。如包括文字档案、图表档案、图片档案、照片档案、音频档案、视频档案、动画档案、3D虚拟档案、多媒体档案等。

二、高校学籍档案的信息化管理

1.高校学籍档案的数字化管理与网络化管理

高校学籍档案信息资源的数字化建设是信息化建设和管理的核心内容之一。传统意义上的高校学籍档案是以纸质载体为主，需要占用大量的库房、档案柜和密集架等保管空间。而数字化的高校学籍档案由于具有存储密度大、占用存储空间小、查询检索准确方便的突出特点，可以在高校学籍档案建设过程中节省大量的人力资源、设备资源和财力资源，而且可以方便地实现远程传送。对传统的纸质学籍档案信息资源进行数字化处理，使之转化为数字化的学籍档案，是目前高校学籍档案信息化管理中的一项重要工作。尤其是当引进智能化文献扫描机器人技术后，由纸质档案转变为数字化档案的进度大大加快。

经过数字化建设所形成的高校学籍档案信息资源，需进行联网才可以实现用户对学籍档案资源的共享利用。所以，高校学籍档案的网络化管理是最终实现其资源共享利用的必备技术条件。高校学籍档案信息资源的网络利用功能有多种，包括网络查询类的网络检索、网络调档、网络借阅，网络管理类的网络组卷、网络归档、网络复制、网络存储，网络传输类的网络上传、网络下载、网络传送。

2.高校学籍档案的安全化管理与服务化管理

高校学籍档案信息资源的安全问题是其网络化带来的最为突出的问题，需要在工作中通过升级软硬件管理系统、改进管理技术手段、加强分级保密措施等方法加以解决。首先是安全保护问题，要防止人为操作失误，网络黑客攻击，以及设备网络故障和计算机病毒等因素造成的学籍档案数据损毁和遗失。其次是安全保密问题，对于包括个人隐私在内的涉密高校学籍档案信息资源，需要采取相应的分级保密管理措施。所以，高校学籍档案信息资源的安全管理，适宜分为完全公开、部分公开和涉密有限公开三个等级进行管理。

对高校学籍档案进行管理的最终目的是为用户提供服务，这种服务既包括为校内外的用户服务，也包括为用户提供高校学籍档案相关内容信息服务。高校学籍档案管理部门是高校学籍档案信息资源的发布中心，可以通过校园网和互联网进行高校学籍档案信息资源的网络发布，并可以同时开展对校内外学生、学校、社会各类用户的学籍档案网络服务。高校学籍档案信息资源服务的方式根据用户的需求可有多种，如信息查询、数据检索、内容复制、文件下载、档案传送等。

(作者单位：西安翻译学院)