高校人事档案信息化管理现状及应对策略

2017-01-28王芳西安美术学院

科学中国人 2017年17期

王芳西安美术学院

高校人事档案信息化管理现状及应对策略

王芳
西安美术学院

近些年我国高校的规模和数量在不断的扩大，档案信息量也随之上升，管理的方式也越来越信息化和多样化，但是在此过程中仍然存在着很多问题，很大程度上阻碍了人事档案管理的信息化发展。本文分析了高校人事档案的信息化管理现状，并提出了解决的策略，以供参考。

高校人事档案；信息化管理；现状；策略

1.高校人事档案信息化管理的现状

1.1 缺乏有效的管理水平

（1）在高校人事制度改革中，相关领导不能正确认识和理解人事档案管理工作，不重视积极改进和创新信息化管理，对其信息化系统的建设造成影响；（2）很多高校仍然保留着传统的手工办公模式，没有意识到充分的利用信息化的人事档案管理的重要作用，没有建立信息化档案的系统；（3）有的高校虽然有专门的人事档案信息的管理系统，但是却没有得到有效的利用，人事信息数据库更新和维护的及时性得不到保障，导致人事档案信息管理系统成了摆设；（4）还有部分高校把人事管理和人事档案信息化管理混淆，缺乏统一的人事信息系统，没有把现代办公人事管理融为一体，人事管理工作中所发生的人事信息的变动，还需要手工维护，造成了人力、物力的浪费，严重阻碍了管理人事档案信息工作的正常进行。

1.2 建设档案的任务较重

（1）通常高校的技术人员占有很大的比例，他们学历比较高、职称评定的次数多、得到奖项的种类较多，因此拥有相当多的人事档案信息量，使工作人员信息化管理的任务加大。

（2）高校人事档案信息化的建设需要投入大量的人力物力财力，培养出熟练掌握计算机技术、接受过专业的人事档案培训、政治觉悟非常高的人才来担负建设人事档案信息化管理的重任，还需要配备现代化的如扫描仪、多媒体等设备，并设置专项基金用于建设信息化的人事档案，保障系统开发过程中充足的资金来源。

（3）处理全校教职工人事档案的数据信息需要把传统的纸质档案扫描转化成电子档案，还要运用处理文档的软件，根据相关的要求规范的整理数据库信息，还要注意在处理的时候做好档案的备份工作，设置免遭黑客袭击的密码或防火墙，使人事档案的信息安全性得到保障。所以建设信息化的高校人事档案管理系统任务繁重。

1.3 缺乏合理的平台建设

（1）很多高校当前人事档案的管理的信息化应用方面的效果并不理想，主要是因为对网络平台缺乏到位的建设。虽然部分高校人事档案实施了信息化管理，并科学的运用了信息化管理系统，但是没有综合考虑共享档案信息资源的问题，仍旧采用单机版操作，没有实现网络资源的共享；（2）有的高校虽然对档案信息实施了网络化的管理，但是主要共享的是部门之间的资源，没能全面的考虑信息的利用率，导致部门之间并没有全面的了解所需的人才类型，使人力资源得不到合理的利用。

1.4 信息化的标准不规范

（1）教育部门和上级人事部门推荐学校使用管理人事档案的系统软件，并且还要定期的检查，每所学校又根据自身情况自行开发了系统的软件，导致管理档案系统的软件重复工作，加上没有统一的标准规范这些系统，导致人事档案工作更加繁琐；（2）各高校人事档案信息系统相关部门都在建设本部门的信息管理系统软件，不同的系统软件采用不同的管理模式，缺乏规范统一的标准，对信息化档案的网络畅通性造成阻碍，不能使信息化资源达到共享。所以，高校信息化人事档案管理缺乏规范的标准，影响了其网络化和信息化。

1.5 管理人员建设缺乏能力

（1）建设信息化的人事档案需要管理人员具有丰富的管理档案的经验，还要掌握必要的计算机网络技术。许多高校管理人事档案的人员学历水平都普遍较低，所以掌握的专业知识和能力也非常有限，在人事档案信息化发展中满足不了建设的需求；现在虽然高校的人事档案室已经配备了计算机，但是许多工作人员的工作还是以建立纸质档案为主，使用计算机也只是录入基本信息、打印档案目录等，不能发挥查询和检索信息的功用，还有的学校根本不涉及数字化人事档案管理的内容。因此管理档案的人员缺乏现代管理的能力也对建设信息化的档案管理造成影响。

2.提高高校人事档案信息化管理的策略

2.1 正确的认识信息化人事档案管理

（1）高校领导应清楚的看到人事档案信息化管理发挥的重要作用，并高度的肯定建设过程中取得的有效的成绩，对其建设引起充分的重视，并给予其所需的支持；（2）人事部门也应该投入最大的精力，落实信息化建设的任务，加快人事档案管理信息系统建设的步伐；（3）上级人事部门应该通过高校专家的论证，进行规范的管理，选择合理的人事档案信息管理系统，使高校人事档案的管理更加规范；（4）高校的各级领导干部也应该提高建设信息化人事档案的重视程度，在学校设立指导信息化建设的中心，统一协调指挥各部门信息管理系统的运行，并构建起网络化的平台，使人力资源信息实现共享，使人事档案信息化管理更加高效。

2.2 加大基础设施的现代化建设力度

（1）学校想要使人事档案的管理实现信息化，就应积极配备现代化的基础设备，建设人事档案信息化管理的机房，使人事档案信息更加安全，并把计算机网络技术有效的利用起来，逐渐提升人事档案的信息化水平；（2）应该利用好计算机和网络技术，建设档案的目录数据库，使多媒体数据库得到高质量的建设，逐渐加快数字化信息资源的建设速度；（3）积极建设现代化的管理档案的应用系统，使高校能使用符合规范的统一的管理档案的软件，给高校交换档案信息和共享资源打下坚实基础。

2.3 加强信息化管理基本内容的建设

建设信息化管理的基本内容具体的有：人事档案人员所有信息的数据库的建立；建设人事档案的目录数据库，并和每个工作人员的信息数据库进行有效的链接；建设管理人事信息的系统，有效的链接信息操作系统和数据库，还要对与工作人员相关的数据库进行维护，使其实现全面的现代化办公形式，防止因手工重复劳动造成的误差，大大提升管理人事档案的效率。

2.4 保障信息化人事档案的安全保密性

（1）信息技术的显著特性给高校管理人事档案提供了便捷的条件，但是同样信息技术的运用也增加了档案数据信息的不安全因素，因此制定安全防范措施非常重要，可以避免发生信息丢失和泄露的现象；（2）高校管理人事档案的部门应该针对信息化管理制定出严格的制度，明确管理的权限，还应该及时进行数据库备份和维护，一般情况下不允许使用储存数据的计算机连接互联网，防止病毒对信息数据造成威胁。

2.5 培养管理人事档案的高素质人才

（1）高校建设信息化的人事档案管理要求每个档案管理工作者都应该不断的努力加强自身专业、计算机知识的学习，熟练的掌握管理人事档案相关的软件的使用方法，使其运用现代化技术的水平不断得到提升，快速成长为熟练运用计算机技术处理档案管理等业务的高标准人才；（2）对工作人员加强职业道德培训，使其使其在信息化快速发展的时期更加坚守管理人事档案的原则，不能私自更改人事档案信息，泄露高校人事信息系统的机密信息，保障高校人事档案信息管理的安全和稳定。