事业单位档案管理中现代化方式的利用

郑 旭

河北省石家庄市第一医院

事业单位档案管理中现代化方式的利用

郑 旭

河北省石家庄市第一医院

传统的纸质化档案管理模式存在着工作量繁杂、出错率高、查找效率低等缺陷。随着信息化技术的不断发展，越来越堵的现代化手段被应用到事业单位档案管理之中，并使得上述缺陷得到了显著的改善。然而，作为一种尚不十分成熟的新兴技术手段，部分现代化方式在事业单位档案管理的使用过程中还存在一些问题。本文即针对事业单位档案管理中现代化方式的实际应用展开具体分析，并就其中的注意事项做出阐述。

事业单位；档案管理；现代化方式

1.引言

经济在不断的发展，事业单位的建设也在不断的进步，事业单位在认识管理方面有着很大的提高，尤其是在档案管理这一方面，档案管理已经不在是传统的事业单位的档案管理方式，打破了传统，将信息技术应用到了事业单位档案管理中，在档案管理中使用计算机技术，利用电脑进行文件的传输，进行无纸化的办公，改变了传统的档案管理模式，将图像文字在计算机行显现出来，这样加快了事业单位档案管理的脚步，让事业单位的发展向前迈进了一大步。

2.现代化方式在事业单位档案管理中的应用

现代化方式在事业档案档案管理工作中可以说是大有可为的，具体应用途径主要体现在下述4个方面。

2.1 应用在档案的检索及目录管理之中

档案记录和保持的目的在于为后期的查询和使用提供资料支持。由此可见，进行档案检索是实现档案价值的必要环节。在传统的档案管理模式下，档案目录通常是有档案管理人员进行人工整理而成的，整理过程耗时费力，且一旦出现错误也不易察觉、不便于更改。当将计算机技术应用带档案的整理过程中后，能够对各类资料信息按关键词、内容、部门、时间等作出分类，并进行清晰、有序的记录，并生成目录。

2.2 应用于库房管理之中

库房是大量档案存放、保管的场所。由于大量纸质材料长期堆积，加之通风不畅，容易导致文件的腐败、虫蛀。近年来，越来越多单位尝试将现代化的设施引入到库房管理中，提升给类资料的保护质量。首先，可在库房中适当安装新风系统，通过空气流通排放掉腐朽气味，给库房管理人员提供相对健康、舒适的工作环境。其次，可以通过安装摄像头的方式，对库房的实时状况进行监控，使库房工作人员不必时刻在库房守班。另外，还可以通过计算机系统监控库房的湿度、温度等环境状况，从而指导库管人员依据这些参数采取相应的管理措施。

2.3 辅助档案业务工作

档案业务工作包括收集、保管、整理、鉴定、利用、统计分析、销毁等多个环节，传统的管理模式使得档案管理人员在工作中耗费了大量的精力、时间。随着一系列现代化技术的引入，许多流程得到了有效的简化。例如在进行档案收集时，可以与其他部门员工进行网上沟通，并通过网络传输文件，避免了过去取、送文件繁琐；档案统计过程，可以直接通过excel等软件进行自动统计、筛选、替换等，大大提高了统计效率；销毁时，也可利用碎纸机进行快速、无痕销毁，从而有效确保了档案的机密性。

2.4 建立档案管理网络平台

档案管理网络平台是一个实现了档案资料信息共享的计算机平台。通过这一平台，档案室人员可以将单位可供借阅的档案信息公布到平台上，供各个部门查询。同时，对于档案的借阅情况，也可以通过该平台进行记录。其他部门的员工在需要借阅档案时，可以先通过这个平台查清所需资料是否未被借出，确认尚有库存之后，再去档案室借阅。为了保证档案的机密性，可通过平台对不同级别的工作人员可以设置相应的档案借阅权限，部分机密档案仅供相关部门员工或领导借阅。

3.现代化方式应用于事业单位档案管理中需要注意的问题

现代化方式引入到事业单位档案管理中后，档案的管理效率得到了有效的提升。但为确保各种现代化手段得到有效实施，还需要特别注意下述几个方面的问题。

3.1 加强档案管理制度的规范化

事业单位档案管理措施发生变化后，传统的管理制度难免已无法适应新的管理模式。因此，需通过制度改革、完善来促进档案管理制度的规范化。一方面，对于档案室计算机等各类设备的使用权限要有明确规定，除指定人员外其他职工不得擅自使用相关设备。其次，要对档案管理人员及借阅人员的行为作出严格规范，一旦发生丢失、损坏等现象，要及时追查、责任到人。

3.2 提高档案管理人员计算机操作能力

计算机等现代化设备的引入对于部分不善于使用新设备的档案管理人员而言无疑是一项挑战。为帮助这些员工更快的初步掌握起现代化技术下档案的管理方法，建议各事业单位定期对档案管理员工进行业务培训，帮助他们学会通过计算机开展档案管理工作，从而有效提升工作效率。对于这部分员工而言，要做好心态方面的调整，尽快适应现代化档案管理手段。当工作过程中遇到问题时，要多向其他员工请教，通过不断学习、摸索，尽快掌握现代化档案管理的各项技术。

3.3 完善现代化配套设施

“工欲善其事，必先利其器。”若要使各类现代化技术在档案管理工作中得到有效推广，各单位需首先配备比较完善的现代化设备，其中包括计算机及配套设备、监控设施等等。为此，还需要聘用相应的技术人员，定期对各类设备进行维护，且当设备出现问题时，能够开展科学的检修工作。只有这样，才能确保现代化技术在事业单位档案管理工作中长期、高效的开展。

4.结语

总之，随着事业单位运营模式的不断更新，传统的档案管理办法显然已无法适应当前各单位的实际需求。通过加快信息化建设，将更多的现代化手段应用到事业档案档案管理之中，能够有效提升档案管理的效率，从而更好的发挥各单位档案的实用价值。因此，为了在日益发展的时代下全面促进事业单位的工作效率和办公水平，必须逐步推进现代化的管理办法，构建科学的档案存储管理系统。

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郑旭（1989-），男，汉族，河北省石家庄市人，河北经贸大学工商管理专业，石家庄市第一医院，职工，研究方向：档案管理等。