医院档案管理电子文件的应用分析

2017-01-27于卫松

科学中国人 2017年9期

关键词：文件夹纸质医疗

于卫松

山东省莱阳市穴坊中心卫生院

医院档案管理电子文件的应用分析

于卫松

山东省莱阳市穴坊中心卫生院

随着科学技术的不断进步，电子文件逐渐在各个领域得到广泛的应用，电子文件作为信息时代的产物之一，有着信息时代的明显特征，特别是在医院内部，已经逐渐应用电子文件来代替纸质文件，同时医院的档案管理工作效率也随之得到了提高。医院档案管理电子文件的应用使医院向着信息化、数字化、规范化的方向发展。本文笔者主要对医院档案管理电子文件的应用进行探究。

医院；档案管理；电子文件；应用

随着科学技术的不断进步，信息化的技术也随之得到了快速发展，在大多数医院已经逐渐使用电子文件来实现对档案的管理工作，这也是医院档案管理工作发展的必然趋势，使档案管理工作更具有现代化、信息化的特征。随着档案数字化改革的不断深入，医疗单位只有将档案进行准确、完整、安全的管理，才能使档案得到更好的应用，促进我国医疗事业的发展。在对电子文件档案管理的过程中，应当先对归档的电子文件进行了解，并根据其主要内容分类与整理，然后对电子文件进行初步鉴定，初步鉴定是为了确保电子文件的真实性、完整性以及有效性，再根据电子文件的类型分开归档，最后是将已通过鉴定的电子文件审核入档。

1 电子文件的特点

1.1 电子文件具有数字化特点，通过机器进行识别

电子文件离不开计算机，不管是在文件的产生还是文件的加工，都需通过计算机来完成，工作人员将数据输入到计算机中，并将其进行保存，实现了档案的数字化。在编写电子文件时，工作人员只需要查看计算机显示器就能了解到电子文件中的内容，并对电子文件中需要不充或者错误的内容进行编写，整个编写过程离不开计算机的编码运算，最终计算机将输入的电子文件进行保存。在需要查看电子文件的时候，工作人员只有运用计算机才能查看到电子文件中的内容。

1.2 设备依赖性

与纸质文件相比，电子文件对设备具有极强的依赖性，只能通过计算机才能达到编写或修改电子文件内容的目的，只有计算机是不够，还需要有相应的计算机系统，同时在计算机内有相应的软件，这样才能将数据输入到计算机中，并将其保存，不管是计算机系统还是计算机软件，在电子文件的编写过程中都发挥着极其重要作用。

1.3 容易保存

电子文件与纸质文件相比，在保存方面两者有着明显的差异。纸质文件受温度、湿度等外界条件的影响，在这些条件综合作用下，纸质文件容易破损，从而使档案失去了完整性，当工作人员需要查看档案的时候很难找到真实的数据信息。而电子文件不会出现破损的情况，将档案保存在计算机上，不管时间经过多久，都能够从计算机中查找到准确的档案信息，为医疗工作人员提供一个可靠的数据。

2 医院档案管理电子文件的应用

2.1 有效地收集积累所需要的电子文件

只要使收集积累的电子文件有效，才能确保电子文件在计算机内的保存数据信息准确无误，保障了电子文件的安全性，促进了医院档案管理的数字化发展，为医疗工作人员提供了便利。因此，电子文件的收集积累是电子文件归档的基础，在收集积累电子文件的过程中，需要医疗工作人员的支持与配合，这样才能更快很好地开展收集积累电子文件的工作。

第一，文件的存档范围进行了解。电子文件的归档实质是将收集积累的数据进行整理，从中筛选出有重要价值的信息，将其输入到计算机内进行保存。电子文件的存档范围就是对数据信息的筛选条件。只有将收集积累的电子文件进行归档，才能将其转交至档案管理部门。现阶段我国医院相关制度都是针对纸质文件的，并没有制定相关制度对电子文件的归档范围进行明确。因此，在制定有关电子文件归档范围的制度时，应当以纸质文件归档范围为主要依据，并对制度中的部分内容进行完善与创新，在制定制度的时候，应当参考医院信息化的实际情况，使电子文件的归档范围尽量扩大，使计算机系统所覆盖的文件都纳入其中，同时，在制定归档范围时，还应将电子文件的背景、日志文件等都加入进去，这样才能使医院电子文件的归档更为全面。第二，对收集电子文件的基本的要求进行明确。电子文件的基本要求主要有以下几个方面：首先是对电子文件的正确性进行确定，并对电子文件进行命名，在命名的时候应当根据其内容进行编写，这样才能使医疗工作人员在查找档案信息的时候更具有高效性。其次，为了使电子文件在计算机的不同系统中能够正常读取与识别，应将所收集积累到的电子文件的格式进行转化，这样才能更好地在不同计算机系统中都能查询。再者，对电子文件的内容进行了解，并为电子文件编制相应的目录，使医疗工作人员在查看的过程中更为方便，在对目录进行编制的过程中，工作人员应当严格按照内容对目录进行编制，确保目的与电子文件的内容相匹配。最后，电子文件不仅是对医院档案进行记录，更是为日后医疗工作人员查找提供便利，因此在电子文件收集的过程中，应当严格按照相应的规范对其进行收集与整理。

2.2 电子文件的鉴定

为了使医院工作人员在以后所用到的电子文件数据更为可靠，应当充分保证电子文件的真实性，因此，对电子文件的鉴定工作是非常有必要的，其鉴定对象主要是电子文件的内容。电子文件的鉴定工作是以原始状态为基础，将计算机内的电子文件与之作对比，从而比较两者是否相同。电子文件与纸质文件相比，其鉴定工作更为困难，纸质文件只需要对比文件的内容及载体，不需要考虑别的因素，而电子文件的鉴定，除了考虑文件内容及载体是否一致外，还应当考虑其他因素。由于电子文件本身就是虚拟文件，在鉴定的过程中会遇到各种很难发现的差异，随着科学技术的不断进步，联合加密与签署都等技术随之也不断成熟，在电子文件的鉴定工作中采用联合加密与签署等技术能够给有效提高电子文件的可靠性，电子文件的可靠性直接影响到医院档案是否可靠。除此以外，医院还应当在计算机内建立一套完整的管理系统，并将其应用到电子文件中，在实践中不断完善电子文件档案管理系统。

电子文件在保存的过程中，其最重要的就是电子文件的完整性，电子文件的完整性不仅影响到文件内数据信息是否能够正常使用，还影响到对医疗工作人员的价值。因此，电子文件应当保持其完整性，对文件数量以及内容进行严格管理。电子文件结构是影响电子文件完整性的主要因素，其原因是由于电子文件结构复杂，且保存电子文件的方式较多，这就使得电子文件在计算机系统中容易出现文件数据丢失或损坏的现象。为了尽量避免该现象的产生，在收集积累电子文件的时候就应当建立相关制度，并对制度不断完善，同时为了避免收集积累的电子文件没有经过处理而混合在一起，应当在计算机系统中设置一个缓冲空间，让没有经过处理的电子文件先筛选出来，电子文件的鉴定工作应当严格按照其操作规范进行，确保鉴定后的电子文件都符合相关要求，保证电子文件的完整性以及可靠性。

2.3 电子文件归档

在对鉴定后的电子文件进行归档时，应先按照逻辑进行归档。将一个空文件夹建立在计算机硬盘中，并对空文件夹进行重命名，命名为“归档总文件夹”。总文件夹在建立后，再在其内部根据需要建立一定数量的子文件夹。子文件夹在命名的时候，应当根据年份来命名，这样才能让医疗工作人员更方便地去查找相应的文件夹，并在文件夹中找出自己所需要的电子文件。子文件夹一般命名为“××年度归档电子文件”。电子文件保存的时间一般分为三种：永久保存、长期保存以及短期保存。为了区分电子文件的保存时间，在年度归档电子文件的文件夹内建立三个文件夹，并对其进行重命名为“永久保存”、“长期保存”以及“短期保存”，电子文件在保存的时候按照其保存时间将其保存到相应的文件夹中。对于一些转成文本的电子文件而言，应当对其制定文件目录，同时还应当标注文书登记号、类别代码等信息，医院工作人员在查找档案的时候只需要根据目录或标注信息就能够直接找出相应的文件，使医疗工作人员的工作效率得到了提高。为了避免计算机出故障等原因造成计算机内硬盘受损，不能读出硬盘中的电子文件，应当对计算机内已归档的电子文件进行备份至移动硬盘或U盘中。电子文件的保存一般采用的是一式三套的方法，其中一套保存在计算机的硬盘中，一套是医疗工作人员用来查阅，最后一套则异地保存，以备不时之需。

2.4 归档审核

当电子文件完成了归档工作后，接下来需要进行的工作就是审核，对电子文件重新检查与鉴定的，当发现电子文件中内容出现错误时，应当及时进行改正，待鉴定合格后，将鉴定结果汇报给医院档案管理的领导，让其签署审核意见。