英文科技期刊编辑参加国际学术会议的策略与实践<br/>——以Chinese Journal of Aeronautics为例

英文科技期刊编辑参加国际学术会议的策略与实践
——以Chinese Journal of Aeronautics为例

2017-01-26李明敏李世秋刘德生

中国科技期刊研究 2017年8期

■李明敏李世秋蔡斐俞敏刘德生

北京航空航天大学文化传媒集团，北京市海淀区学院路37号 100083

随着21世纪科学技术的日新月异，国际间的学术交流和学术合作越来越频繁。科技期刊作为知识传播的载体，已经成为展示科研成果的重要平台。科技期刊是科学家发表科研成果最好的渠道，期刊提供学术争鸣的平台，学术争鸣催生科学创新[1]。英文科技期刊更是全球化学术交叉合作的重要阵地。目前，中国的英文科技期刊正如雨后春笋般蓬勃发展，根据中国科学技术信息研究所2016年版《中国英文科技期刊引证报告》统计，全国已有英文科技期刊423种，其中75%获得了国内统一刊号，还有更多的单位或者编辑部正在计划筹办英文期刊。

面对国内这种如火如荼创办英文期刊的热情，打造一本精品英文科技期刊，需要解决的一个重要难题就是优质稿源。所谓巧妇难为无米之炊，优质稿源是期刊生存的根本，因此获取优质稿源是学术期刊编辑工作的重点之一。常见的稿件来源主要包括作者自由投稿和编辑组稿约稿。编辑组稿约稿的方式有很多种，例如通过邮件和电话与知名专家联系，走访科研院所，参加学术会议时现场与专家交流。在这些约稿组稿途径中，通过参加学术会议现场与专家交流的方式效率最高，因为编辑可以一次性认识多名不同研究方向的科研人员，约稿组稿的内容多样化，而且通过面对面交流，可以提高专家接受邀请的概率。此外，编辑参加学术会议也是向科学界展示期刊的一种捷径，可以快速、高效地提升期刊的知名度。因此，参加学术会议不仅是编辑部工作的主要内容之一，更是提升科技期刊办刊水平的重要手段[2]。

然而，编辑参加学术会议的成效并不乐观，有时候花费了大量人力物力，却没有达到预期效果。根据现有文献调研，发现关于我国英文科技期刊参加国际学术会议的研究并不多见，尤其缺乏结合自身工作实践，提出有针对性的、可推广的参加国际学术会议策略的文献。近几年ChineseJournalofAeronautics(CJA)编辑部参加国际学术会议已经将阵地从国内拓展至亚太地区，甚至延伸到欧美国家，并且计划走向全球。因此，基于CJA编辑部参加国际学术会议的实践，总结经验，即编辑参加学术会议应积极做好准备工作、与会期间要充分发挥主观能动性、会后及时追踪组稿约稿成果、完善审稿人队伍建设，期望为科技期刊编辑同行提供参考和借鉴，共同提升英文科技期刊的办刊水平和国际影响力。

1 远溯博索——广泛调研学术会议信息

1.1 自主检索会议

据《中国科协2011年度事业发展统计公报》显示，2011年各级科协以及两级学会共举办学术交流活动3.5万次[3]，因此编辑可以通过互联网查阅与期刊主题相关的学术会议。以CJA为例，其隶属于航空航天学科，内容涵盖流体力学与飞行力学、固体力学与飞行器总体设计、电子电气工程与控制以及材料工程与机械制造四个栏目。因此，编辑部主要关注航空航天领域与这四个栏目相关的学术会议。但并不是只要与航空航天有关的学术会议就去参加，航空航天是个大学科，例如会议涉及的航天医学、空间环境等就不属于CJA收录的范围，如果盲目地参加这些学术会议，不仅可能无功而返，还可能浪费编辑部有限的人力物力。所以，选择国际学术会议时，要仔细考察会议主题是否为期刊收稿范围。

限定好与期刊相关的学术会议主题范围后，编辑部应重点了解会议的规模、参会群体、报告人和是否出版论文集等信息。会议的规模往往反映业界关注会议的程度，也折射出会议主题是否为当前研究热点，一般而言，参会人数越多，说明会议越有吸引力，编辑部就值得一去。当然，有一些高峰学术论坛，虽然参会人数较少，但邀请的均为行业内的知名专家学者，编辑部也应当重点关注并且参加这些会议，因为在这种高峰论坛上，编辑通过专家的思想争鸣，能够了解学科未来的发展方向和潜在的研究热点，不仅能约到引领学科发展的综述论文，还有助于编辑在常规的审稿工作中，有针对性地关注相关研究热点，提高期刊所发表文章的吸引力。

了解参会群体主要与期刊的定位有关，因为编辑参加学术会议，除了组稿约稿之外，还可以在会议现场宣传期刊，而这些参会群体应该与期刊定位的作者群、读者群一致，否则很难达到预期的效果。报告人则是编辑约稿的主攻对象，因为他们的科研经验丰富，拥有较多的研究成果，很容易撰写出高水平的论文。此外，编辑还应当了解会议是否出版论文集，如果会议论文的水平较高，编辑应当与会议主办方或者熟悉的专家联系，请他们推荐优质的会议论文作为期刊的稿源[4]，如果该会议主题为学科研究热点，则可以考虑有针对性地策划专栏出版。

1.2 依托期刊主办单位

依托期刊主办单位，通过参加期刊主办单位举办的学术会议组稿约稿是编辑日常工作的必修课[5]。以CJA为例，第一主办单位为中国航空学会，该学会每年组织多次学术会议，会议主题和参会人群与CJA紧密相关，因此CJA的编辑经常去会议现场服务，充当会议秘书，以达到近水楼台先得月的目的；CJA的第二主办单位为北京航空航天大学，该大学每年也会组织多场航空航天学科的学术会议，邀请大量的海内外知名学者[6]，极大地拓展了期刊的国际读者和作者资源。CJA2017年第2期的空管专栏“Special Column：Complexity Science in Air Transportation”来自于北京航空航天大学主办的以空中交通管理为主题的国际学术会议，编辑通过现场参会交流，邀请CJA的副主编担任专栏的执行主编，成功组织并刊出了8篇来自欧美国家的高水平国际论文。

1.3 借助编委会的力量

编辑调研学术会议信息，绝对不可以忽略期刊编委会的作用。因为学术期刊的编委绝大多数都是各个领域的知名学者[7]，而且他们的研究领域与期刊的收稿范围密切相关。编委们长期从事研究工作，不仅高度关注这些学术会议信息，而且有些编委还是相关学术会议的负责人，所以编委会掌握着庞大的学术会议信息资源。编辑部应当经常与编委沟通，获取有效的学术会议信息，这种调研方式绝对能够达到事半功倍的效果。

此外，编辑部还可以通过热心作者推荐和行业期刊集群，了解更多的学术会议信息。参会前一定要与学术会议的主办和承办单位联系，作为行业内的学术期刊参加学术会议，一般都会受到欢迎，如果编辑提前联系，很多承办单位还会给编辑部提供相应的场所[8]，方便展览或者推送期刊宣传资料，甚至还会安排期刊的主题报告与约稿沙龙活动，从而极大地提高期刊在会议现场的显示度，为寻求优质稿源助力，这也是学术期刊参加会议组稿和约稿最有效的一种方式。目前，CJA通过多次参加电气和电子工程师协会(IEEE)中国制导、导航与控制学术会议，已经与主办方建立了良性循环的关系，主办方每次都会邀请CJA的副主编参会，开展学术期刊论文撰写与投稿的讲座，同时CJA通过与该会议合作，打造的专栏“CGNCC Special Column”也成为了会议吸引优质稿源的亮点，形成了学术会议与期刊发展的双赢局面。

2 厉兵秣马——充分开展会前准备工作

2.1 编辑自身素养的储备

英文学术期刊的内容一般以科学研究为主，很少涉及政治话题，但是并不代表英文期刊学术编辑不需要政治敏感性，尤其是在学术会议现场，面对来自我国香港、澳门和台湾地区的专家学者，要特别注意自己的政治立场和交流话题，国家主权问题不容忽视。此外，学术期刊的编辑一般都毕业于本专业领域，虽然具有一定的学科背景，但是英文水平良莠不齐，英文能力一般局限于阅读，在听、说方面有很大欠缺。然而在中国科技期刊走向国际化的进程中，尤其是在参加国际学术会议时，编辑需要在现场就学术问题、期刊宣传、组稿约稿等与参会者交流，因此提升语言能力就显得尤为重要[9]。根据CJA编辑参加国际学术会议的经验，提出几点建议：第一，以点带面，首先准确掌握本专业领域的专业词汇和缩略词，这样可以体现编辑的专业水平[10]；第二，口语交流的过程中，句式尽量简洁，但是不能缺乏逻辑性和连贯性，以方便国际学者理解[11]；第三，交流的时候结合期刊的宣传资料，通过语言和文字双管齐下，快速高效地传达期刊的优势信息。此外，专业编辑还可以在参加国际学术会议前参加英文强化培训班，为参会做好充足准备。CJA编辑部在韩国参加第30届国际航空科学大会(ICAS2016)时，编辑们第一天只敢守在展位，等待感兴趣的参会者前来领取期刊资料，交流方式比较保守，仅限于礼貌性地打招呼，宣传效果不太理想。许多专家领取期刊资料后便离开了展位，有些参会者甚至只是草草参阅资料。通过及时总结英语交流的障碍，发现编辑们主要担心英语口语不标准或者专业名词表达不准确，参会者听不明白，反过来询问自己，容易造成紧张情绪，因此潜意识里面不愿意主动交流。经过思考和实践，各专业编辑决定首先分别强化熟练本专业的代表词汇，然后在面对参会人员时，配合宣传资料，用视觉和听觉双重方式推荐期刊，这样即使口语表述不标准或者不专业，也能够有效地传递期刊信息。同时，编辑之间每天互相交流参会人员对期刊最感兴趣的问题，事先准备好回答方式，以免临场不知所措。短短5天的ICAS会议，编辑们经历了从“不敢开口”到同与会人员“侃侃而谈”的过程，编辑们的工作热情得到了现场众多学者的好评。

2.2 精心制作期刊宣传资料

学术会议一般都有明确的主题，因此，编辑部在宣传期刊时，所印制的宣传资料一定要突出期刊名称、紧扣会议主题，这样不仅能够加强与会人员对期刊的印象，还能够提高他们对期刊的兴趣，避免资源浪费。对于CJA这样一个综合性的航空航天期刊而言，通过多次参加国内外学术会议，在制作宣传资料方面也积累了一些经验。比如CJA编辑部参加2017年美国航空航天学会(AIAA)第21届国际航天飞机和高超声速系统与技术大会时，紧扣“航天飞机”和“高超声速”两个关键词，量身定做了一本“CJA高超论文选集”，这本选集在会议现场强烈地吸引了读者的眼球。此外，在经费允许的情况下，编辑部还可以准备一些与期刊相关的小礼物，比如印有期刊标志的U盘，里面存储好期刊的详细信息和文章数据，这样既方便携带，又能够提供大量的期刊信息。

2.3 与期刊编委互动

编辑部应当根据学术会议的主题，联系本刊相关研究领域的编委，如果他们也参加此次学术会议，可以通过他们的个人影响力帮助宣传期刊，从而扩大期刊知名度，或者请他们引荐该学科的专家学者，增加编辑在会议现场组稿约稿的可能性。根据CJA编辑部的经验，很多学术会议召开前，都会有编委主动与编辑部联系，希望现场宣传介绍期刊，或者推荐优质论文，证明编委们愿意把为期刊服务看成自己义不容辞的责任，因此，编辑部更应该主动运用编委会资源帮助期刊在学术会议上组稿约稿。在2015年中国航空科学技术大会上，CJA编辑通过提前与主编联系，了解到美国乔治亚理工学院Yang教授将在会议期间组织一个小型的流体力学高峰论坛，于是编辑在主编的引荐下，根据Yang教授的论坛报告主题，向其约稿ModelingofFinite-sizeDropletsandParticlesinMultiphaseFlows，并且成功邀请Yang教授担任CJA的国际编委。CJA通过这次航空科技大会在挖掘优质稿源和拓展国际编委上获得了双丰收。

2.4 申请专门的期刊展位

学术期刊参加国际学术会议惯用的方法是向大会主办方申请专门的展位，虽然通常要支付一定的费用，但是该方式是十分重要的宣传手段。有了固定的展位，就可以全方位宣传期刊，展示品牌形象，吸引专家学者关注，增加面对面交流的机会。以2017 AIAA Aviation Forum and Exposition为例，主办方安排了展位供企业或学术团体展示，如果计划参展，需要在会议主办方给出的时间节点前联系主办方，根据会议提供的展厅平面图选择心仪的展位，了解展位的尺寸以及是否可以张贴宣传海报，获取展位合同。合同签订后应当按要求及时办理汇款等事宜，其中涉及购买外汇以及境外汇款，务必防止因逾期缴费而导致预订展位失败。由于学术会议的规模和性质多样，并不是所有的国际学术会议都会安排展位。如果学术会议现场未设置展位，可以尝试与主办方联系安排临时的展位宣传。例如2017年在厦门举办的第21届国际航天飞机和高超声速系统与技术大会，会议并未设置专门的期刊展位，但是通过编辑部的多次沟通，会议主办方意识到增设展位可以加强参会人员的交流与互动，最终为CJA提供了临时展位，供张贴宣传海报和展示期刊宣传资料。

3 当仁不让——发挥与会期间的主观能动性

对于英文学术期刊，尤其是学术水平较高的英文期刊，编辑面对的作者、审稿专家群可能更多的是海外专家学者，与他们的交流途径一般只有电子邮件，工作相对乏味，因此容易缺乏工作积极性与主观能动性。

3.1 突破正面交流的障碍

学术会议现场是英文科技期刊青年编辑成长的良好平台[12]。如何在短暂的参会时间培养出英文科技期刊编辑的主观能动性，笔者给出一些建议：首先，把每一次和读者、作者的交流当成一次提升英文能力的过程，这样编辑有更大的动力认真完成沟通工作，避免出现应付的状态；其次，关注交流者的国籍，编辑在学术会议现场除了宣传期刊，如果能够适当与参会人聊几句与该国相关的流行话题，不仅体现出自己的人文素养，还能够拉近与海外学者的距离，使他们对期刊留下深刻的印象；最后，现场给予作者人文关怀，CJA编辑部参加学术会议时，经常有作者反馈，撰写一篇英文稿件非常不易，最终还被拒稿，以至于不敢再投。面对这样的作者，编辑首先应当肯定作者为投稿付出的努力，再根据退稿意见指出论文存在的学术问题，鼓励作者认真修改。如果是语言问题较为严重，应当首先肯定文章的学术价值，建议作者加强语言修改后重投。这样既使作者觉得编辑平易近人，又维护了期刊在作者心目中的形象和地位，还能够防止优秀的学术成果流失。

3.2 积极主动约稿组稿

在学术会议现场，活跃着的是本专业领域有一定学术影响力和造诣的科研人员，编辑应该意识到会议现场不仅可以与期刊已有的审稿人探讨稿件送审问题，还应该主动广泛地结识青年科研骨干，向这些科研新生力量宣传介绍期刊，趁热打铁，邀请他们成为期刊的审稿人。编辑与科研人员当面接触后，更容易开展今后的稿件送审工作。CJA编辑在参加2013年第64届国际宇航大会时，现场认识了来自意大利罗马大学的Palmerin教授，通过和Palmerin教授良好的交流，成功邀请其加入了CJA编委会。此外，2017CJA中法专栏也是通过编辑参加学术会议而实现。编辑在会议现场认识了来自法国里昂中央理工大学的Ichchou教授，会后又多次邮件联系，最终促成了中法专栏的出版。此专栏一共包含8篇文章，均为国际来稿，并且特别刊登了由中、英、法三国语言撰写的以“怀念弗朗西斯勒博夫”为主题的前言，表达了对这位为中国和法国科技交流做出突出贡献的涡轮专家的敬意。该专栏出版之后在国内外引起了广泛的关注，极大地提升了CJA的国际影响力。

3.3 期刊集群协同合作

编辑在会议现场与同行的沟通交流能力也是其主观能动性的体现。目前，已有许多英文学术期刊取得了长足的进步，积累了较多的办刊经验，部分期刊已经走在了行业前列。在学术会议现场，经常会同时出现好几本期刊，编辑在参加学术会议时，也应当与同行多沟通交流，取长补短，不仅可以互相分享学术会议资源，还可以针对学术会议主题，采取期刊联盟的形式宣传推荐期刊，共同提升期刊的影响力。这样也锻炼了编辑的人际交往能力和宣传推销能力[13]。以CJA为例，多次与国内多家航空航天学术期刊在学术会议上集体亮相，共同宣传国内外航空航天领域的科研成果，不仅提高了航空航天领域科技期刊的整体水平，还促进了多种航天期刊的共同发展与进步。

3.4 善于挖掘有效信息

编辑参加学术会议期间应当及时记录现场获取的有效信息[14]。例如，大会报告关键词往往是该领域的研究热点，编辑应当及时记录这些关键词，方便会后向该领域的前沿专家进行约稿，这样约到的稿件才会具有行业指导意义和较高关注度。现场邀请参会人员填写信息采集表，内容可以包括姓名、单位、邮箱、研究方向和是否愿意接受电子期刊推送。这种办法可以帮助编辑部快速地收录与期刊相关的专家信息，方便以后邮件邀请审稿或推送宣传期刊。编辑与参会人员交换名片，可以加深参会人员对编辑的印象，日后如果想给期刊投稿，可以根据名片信息，有针对性地联系编辑，同时，编辑得到参会人员的名片后，可以根据此人的职务或研究兴趣有针对性地送审和约稿。会议现场记录参会人员的所属单位，如果某一个单位参会人员较多，说明该单位此专业领域研究人员较多，会后编辑应当及时通过网络查询这些单位及人员的相关信息，扩充期刊的审稿人信息库，在邀请审稿时大力宣传期刊，有可能获得一些高质量的国际来稿。CJA编辑在参加第21届国际航天飞机和高超声速系统与技术大会时，通过与参会人员交流，及时记录了此次会议的国际学者主要来自于德国宇航中心、日本宇宙航空研究开发机构和米亚西舍夫设计局，通过查证，这些机构目前正在大力研究航天飞机的发动机推进技术。

此外，还可以因地制宜，通过走访会议当地的相关科研院所，开展期刊宣传和组稿约稿工作，这样不仅能够进一步提高工作效率，完成参会与走访双重任务，还能够通过面对面的交流更加深入地了解科研单位的具体研究方向和研究水平，甚至可以开展相应的科技论文投稿与撰写培训活动[15]，方便以后更好地开展组稿约稿和稿件送审工作。以CJA为例，在参加2016年华山论“电”——首届青年学者论坛时，编辑部借机召开了西安地区编委会。

4 趁热打铁——会后深度总结与追踪

会后的工作主要分为总结和追踪两部分，比如查询会议现场新认识的专家详细信息，及时扩充审稿人资料库，撰写图文并茂的会议报道，通过期刊官网、微信、微博或者主管和主办单位的新闻网站推送期刊参加学术会议的消息。在全媒体时代，期刊不仅要学会利用数字化手段办刊，还要学会利用互联网工具宣传期刊[16]。

对于国内的一系列学术会议或者学术年会[17]，应该长期追踪参加会议。仅参加一次会议很难成功约到稿件。连续几年参会，编辑能够基本掌握该学科的专家信息，通过分析这些专家近几年的研究成果，可以发现哪些专家学术水平日渐提升，并将其作为重点关注和培养对象，毕竟好的论文并非一蹴而就，需要时间的沉淀。同时，对于在学术会议现场口头洽谈的约稿，编辑会后一定要发送正式的约稿函，定期追踪约稿论文撰写进度。

5 结语

近几年，CJA在中国科技期刊国际影响力提升计划的资助下，秉承国家新闻出版总局“科技期刊走出去”的发展方针，积极参加国内外的学术会议，开展期刊宣传与组稿约稿工作。通过参会总结与分析，得出了几条有效宣传期刊与组稿约稿的策略，同时，编辑部还认识到期刊不仅要走出去参加学术会议，还可以借助品牌学术期刊的影响力，举办行业学术会议，从而吸引更多的优质稿源。

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