水电站档案验收中存在的问题浅析——以锦屏一级水电站为例

王 鑫

（长江水利委员会工程建设监理中心，430000，武汉）

水电站档案验收中存在的问题浅析
——以锦屏一级水电站为例

王 鑫

（长江水利委员会工程建设监理中心，430000，武汉）

锦屏一级水电站；档案验收；档案管理；档案

一、概 况

锦屏一级水电站工程位于四川省凉山彝族自治州木里县和盐源县交界处雅砻江大河湾干流河道上，是雅砻江下游从卡拉至河口河段水电规划阶梯开发的龙头水库，距河口358 km，距西昌市直线距离约75 km。锦屏一级水电站是中国也是世界目前最高双曲拱坝，大坝高305 m。水库正常蓄水位1 880 m，死水位1 800 m，正常蓄水位以下库容77.65亿m3，调节库容49.1亿m3，属年调节水库。电站装机6台，单机容量600 MW。该工程由混凝土双曲拱坝、坝后水垫塘及二道坝和右岸地下引水发电系统等组成，工程主要任务是发电，兼顾调蓄、防洪及拦沙。

2005年11月12日主体工程正式开工，2013年12月23日拱坝浇筑到顶，2014年8月24日锦屏一级首次蓄水至设计高程1 885 m。

2016年5月30日至6月2日,锦屏水电站档案预验收，根据预验收专家组的意见,业主统一组织开展整改。为检验整改效果和顺利通过验收，10月中旬开展专家咨询，2016年11月13日至11月16日锦屏一级水电站开展档案验收并顺利通过。

二、锦屏一级水电站工程档案验收中存在的主要问题

档案验收部门组织专家对锦屏一级水电站进行档案验收，按照档案归档完整性、准确性、系统性、规范性及其他要求将所存在的问题归纳如下：

1.完整性方面

①业主总部报奖申报文件收集不全；

②工程早期声像档案归档不完整，2008年前视频文件未归档，2008年以前少数照片收集不全；

③移民监理档案收集整理不全；

④质量缺陷处理照片收集归档较少，个别单位质量缺陷台账未归档；

⑤个别项目文件缺批复性文件；

⑥个别单位油物试验人员的资质文件和特殊工种年审文件未归档；

⑦存在分部工程验收划分、分部验收申请表、分部工程质量评定表、分部工程质量评定表、分部工程验收文件数量不一致。

2.准确性方面

①少数案卷及文件题名不准确，个别竣工图题名拟写不准确，存在与施工图重名的情况；

②部分水工项目竣工图框未引用水工格式；

③部分竣工图图框签字与竣工图章签字不对应；

④部分管理性文件引用标准不全；

⑤锦屏一级枢纽验收大纲掺杂其他不相干内容；

⑥个别项目文件存在代签字现象；

⑦地下厂房监理对金属结构工程个别门槽质量评定比完工日期早；

⑧CⅣ标段项目划分有错误。

3.系统性方面

①消缺文件未组专卷，跟着验收评定文件组卷归档；

②质量缺陷处理照片未组专卷，处理前、处理时、处理后的文件分散在不同的案卷中；

③少数项目文件存在重复归档。

4.规范性方面

①少数项目使用表格未统一；

②科研档案保管期限划分不统一，少数案卷封面与卷内封面保管期限不一致；

③个别档案案卷目录与实体档案档号不一致，个别案卷挂接电子文件与纸质文件不对应；

④个别照片档案卷内目录编号有待统一完善；

⑤存在将复印件归入正本，且个别复印件不清楚，个别证件照未按照1∶1 进行复印；

⑥个别案卷装订顺序错误；

⑦岩芯档案照片档案信息管理系统分类不准确。

5.其他方面

①各参建单位未针对所负责项目制定具体归档范围；

②主厂房监理总结报告中未对档案进行评价；

③竣工图章加盖在图纸背面，不利于扫描和信息挂接；

④前期管理局各部门文件归档不及时；

⑤档案库房温湿度记录仪显示时间与当前时间不一致，后期改造的两个档案库房未安装摄像头。

三、存在问题的原因分析

锦屏一级水电站档案预验收中发现的问题主要有以下特点：

①从档案验收存在的问题分析，所有的问题都是个别、极少部分地存在，未出现系统性的、大面积的问题，归档文件总体质量是满足验收要求。

②锦屏一级工程开工早，工程建设周期长，人员流动大，给档案收集、整理造成了一定的难度，对档案完整性造成了挑战。

③档案从业人员的业务水平参差不齐，各参建单位配置的人员刚进场时，基本未从事过档案专职，工程前期大部分从业人员基本上是按照业主颁发实施细则和相关档案规程规范的要求摸索档案整理归档，这样就给档案归档进度、规范性、完整性造成了挑战。

④验收时大部分问题都出在工程前期，主要是因为工程前期各方都在重视基础设施建设、人员设备进场安排、各单位之间相互衔接等，对于档案的重视不够，甚至有部分单位认为档案是实体工程完工后的事情，没能从源头把控，给后续的档案归档的及时性、系统性造成了挑战。

⑤工程前期各单位没有统一认识，也没有宣贯相应的规程规范，也没有定期（不定期）组织对进场人员进行的档案专项培训，在文件鉴定、分类、题名编写、档案归档范围以及各类实施细则中档案部分的编写等没有明确指导性意见，没有统一的要求，没有明确哪些文件需要归档，哪些文件不需要归档，少数已经归档的文件只见征求意见稿不见最终稿，给档案归档准确性造成了挑战。

四、问题整改与经验总结

1.问题整改

①明确了归档原则，档案资料按照“谁形成、谁承办、谁负责”的原则进行整理归档。

②理清了思路，由业主统一组织清理，对档案内容进行全面普查，梳理出需要修改的案卷，将这些问题明确责任单位、责任人及整改完成时间。

③按照验收意见需要补充的文件，应结合工程实际，各方达成一致（有可能要求参建多方补签名），补充收集（编辑）相应的文件确保案卷之间的有机联系，并及时整理归档。

④按照验收意见需要完善的文件，应结合规程规范要求进行确认，确需完善的根据要求完善，尤其是工程建设中规程规范更新后的要求与旧版要求不一致的情况需重点清查，重新梳理工程执行标准清单，完善规程规范清理工作。

⑤按照验收意见需要调整的文件，对于需要调整顺序、替换原件、更新编号、剔除重复归档及不相干内容等的文件，按照要求落实责任人调整文件内容确保案卷分类的科学，组卷的合理，并及时整理归档。

⑥对于竣工图与施工图重名的情况，统一在题名加“竣”字；对于竣工图框引用不准确的，安排责任单位按要求修改。

⑦对已信息挂接的电子版与纸质版文件不一致的，责任单位安排专人全面清查挂接信息，重新扫描挂接，确保一致。

⑧对档案案卷目录与文档实体不一致的查找出原因，及时根据问题调换相关内容。

⑨对表格不统一的问题，签字相关各方要统一协调，表格签字单位及时将统一表格提供给签字各方会签，力争所有归档表格统一、完整。

⑩岩芯档案照片档案信息管理系统分类不准确，按照岩心档案照片在档案信息管理中挂入实物档案分类下的要求整改，确保实物与照片对应；及时调整档案库房温湿度显示时间确保与现在一致，未加装摄像头的加装摄像头，确保档案库存安全；经查证属代签字的，由当事人及时补签字。

2.经验分享

①文件内容及其深度必须符合国家有关现行的勘测、设计、施工、监理等方面技术规范、标准、规程和合同要求及相关工作流程与施工工艺流程；文件内容必须真实、完整、准确、规范、系统，与工程实际相符，决不允许伪造或与事实不符，各类签字盖章手续完备。

②项目文件收集应遵循档案整理规律，如往来文函收集必须遵循“闭合原则”，施工技术文件必须依据经过审批的项目划分为主线进行收集；工程建设过程中所形成的全部文件资料在归档前应根据相应的规程规范有关规定，并按业主档案管理实施细则的要求，由文件形成单位进行整理。具体步骤：文件清理→文件鉴定→文件分类→文件组卷→档案排列→档案编目→案卷装订→案卷著录→归档审查、验收→归档移交。

③建设项目文件的形成和具体承办单位在归档前，必须对项目所形成的全部文件材料按档案管理要求进行查漏补缺；应根据项目文件具有的凭证、查考作用和历史研究价值来判定是否归档，并确定其保管期限。

④各参建单位应按照收集归档责任分工建立健全项目文件的材料收集归档制度和预立卷制度，按照工程项目建设程序的不同阶段、文件材料产生的时间，分别做好预立卷。

⑤工程文件涉及部门较多，应遵循不重复归档的原则，按照“谁形成、谁承办、谁负责”的原则进行整理归档，以免造成不必要的冗繁；文件分类按照项目划分要求分类卷，将同类同性质的文件组成卷，减少后期资料预验收工作量。

⑥文件题名是资料检索的前提条件，题名应准确、完整和不重复，能准确反映文件内容，以便开展档案验收和档案接收部门区分、检索相应的文件。

⑦水电工程建设周期长，人员流动大，档案管理工作经手人较多，所以档案资料的整理工作应工程同步进行，及时整理归档，不能“秋后算账”。

⑧档案介质必须统一，用70 g及以上，210mm×297mm标准的A4纸，对于大于A4幅面的需端正折成A4幅面，对于小于A4幅面的应粘贴在A4纸上。

⑨随着科学技术的进步，现在大多数单位使用的公章都是回墨印章或是光敏印章，这些印章有方便、快捷、干净等特点，但都是加注印油（不是用印泥），通过多年的水电工程档案管理经验，印油经过3至5年后会出现渗透、褪色、模糊等，给档案归档清晰完成性留下隐患，所以最好是采用印泥加盖公章。

⑩所有文件资料在归档时都需要留足装订线位置，在文件资料形成的过程中需引起重视，否则在归档时需要花费大量的人力和时间来裁边、贴边，影响了档案归档进度的同时也影响了档案的美观性。

五、结 语

锦屏一级水电站工程规模巨大，影响深远，国内国际关注度高。这次档案验收的经验告诉我们，在工程建设前期应加大档案管理宣传力度，加强档案管理从业人员的专业培训，建立健全档案归档管理制度，工程建设中期能够稳定档案管理专业队伍，留住业务技术能手，强化建设过程中档案资料质量控制，运用信息技术提高档案管理工作效率，为工程建设后期的工程项目档案验收能减少很多不必要的环节和返工工程量，为工程减少不必要的人力、物力和财力投入。

TV7

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1000-1123（2017）12-0037-03

2017-05-22

王鑫，工程师，主要从事水利水电工程监理工作。

责任编辑 李建章