机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法

■谢春霞

机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法

■谢春霞

文书档案是指机关活动中形成的已经办理完毕的文件材料。整理就是将办理完毕，具有查考利用价值的文书档案以“卷”或“件”为保管单位进行分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程，上承文件材料的收集，下续文书档案的保管和利用，是非常关键的中间环节。

为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，国家档案局于2015年发布了修订后的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），（以下简称《规则》）。《规则》是规范归档整理的一项基础性档案工作行业标准，它从机关工作的实际出发，在借鉴传统立卷方法、合理做法的基础上，对应作为文书档案保存的归档文件的整理规则方法作出了规定，确立了以“件”为单位进行文件整理的保存模式。针对我省机关档案室档案整理中存在的问题，以《规则》为基础和遵循文件形成的过程与特点，省档案局编制了《档案室基础业务工作手册》及《国家综合档案馆基础业务工作指南》，以规范全省档案基础业务工作。作为机关档案室工作人员，笔者结合工作实际与大家共同探讨档案室档案整理中遇见的常见问题及解决方法。

一、档案整理中常见的问题

1.档案归档范围不明确。一是由于大部分单位档案员都不相对固定，也不是档案专业毕业，对本单位编制的《文书档案保管期限表》不了解、不学习，对什么需要归档，什么不需要归档一片茫然，就把该归不该归档的文件统统归档，造成整理工作量增大；二是把上级机关对本单位有关的批复或意见材料不列入整理中，造成部分重要文件无处查找。

2.跨年度文件归档。有的文件材料存在多个时间的特征，包括成文日期、批准日期、收发文件日期等，特别是年底与年初之间的文件；个别单位在年初时大量发文，而文件落款日期却是去年年底的日期，就容易让人产生是本年度的文件，就纳入新一年归档范围。

3.文件页码编写不正确。新的归档文件都是以件为单位，文件本身就有页码，有的就按原页码编写或者只编写文件正面，而背面不编写页码，有的只编写奇数页或偶数页。对较大纸张折叠后又重复编写页码，就造成一份文件重号、漏号、跳号和错号等问题。

4.档案装订不规范。一份文件由正本文件、发文审批单、文稿、附件等组成，有的未将正本文件或文稿上的订书针、回形针取下就直接装订，更有甚者为图方便用夹子夹使文稿直接归档。

5.备考表不填写。有的认为填写备考表只是一种形式，填不填写都无关紧要，再加上现在的档案都是比较完整的，不需要在填写或是基本就没有意识到要填写备考表。

二、规范档案整理的对策

1.规范归档整理范围。可以以本单位的“发文件”、“办文件”、“批示件”、“其他”四类进行整理。具体为：本单位的发文件应全部归档。需要本单位办理的文件即办文件可根据单位具体管理模式由承办处室或公文管理部门整理后归档。批示件是上级领导对本单位事务进行批示或本单位领导在相关材料上直接批示的材料，应全部归档。其他类文件（即除发文件、办文件、批示件外的文件材料），还有以下文件材料应全部归档。一是本单位党组(党委)会议记录及其他有价值的记录本;二是本单位发出的未编文号文件、信息；三是本单位召开的各类会议、重大活动指南、方案、签到表、领导讲话稿、发言材料、总结等文件材料；四是本单位重要合同、协议及各类有关人事的证明、存根、工资表等材料；五是本单位年度收发文件登记册、用印登记册、各类业务统计年报表及各类报刊有关本单位的新闻报道等；六是本单位认为有归档保存价值的文字、表册。

2.对跨年度的档案进行分类。一份文件有多个时间特征，一般以正文落款日期为准，对于跨年度的计划、总结、统计报表等均以签发日期为准。如：2015年形成的《2014年工作总结》归入2015年中，2016年上报《2015年档案统计年报表》归入2016年中；对于部分时间过长的研究课题，以课题结束日期或颁发证书日期为准。

3.编写文件页码是对一份文件总页数的统计。从总页数能看出一份文件所包含的内容有无附件或领导审批件等，所以在编写页码时统一在有文字或图表的每页文件材料正面的右上角、背面的左上角用铅笔写阿拉伯数字从“1”开始标号，一件文件用一个流水页。空白页不编页号。对于较大纸张的文件，是完整一个内容的在同一张纸上的左上角或者右上角编写页码，无论是否折叠都算一页。

4.归档文件必须要用符合档案保护要求的不锈钢订书钉进行重新装订。装订前应先把文件上多余的金属物除去，如订书针、大头针、回形针等不利于保护档案的材质。

5.备考表是机关档案室对归档文件进行动态管理的有效措施，是非常重要的内容，在填写时一定要选用耐久的墨、墨汁或较耐久的蓝黑墨水、印泥等填写。备考表的内容包括盒内文件情况说明，如本卷共有文件材料多少件，其中文字材料多少件，图纸、光盘等需要说明的情况；整理人一栏填写负责整理档案的人员；检查人填写负责该项目的领导人；日期应填写整理完毕的时间。

文书档案的整理工作是一项长期性、较繁琐的业务工作，要求从事档案整理人员要有高度的责任心和细心，才能将本单位在社会活动中形成的历史记录有据可依，也便于以后工作中查找相关材料痕迹。

作者单位：云南省档案局