鄂北工程档案规范化管理实践

黄健萍，陈 娟

（鄂北地区水资源配置工程建设与管理局(筹)，430071，武汉）

鄂北工程档案规范化管理实践

黄健萍，陈 娟

（鄂北地区水资源配置工程建设与管理局(筹)，430071，武汉）

水资源配置工程；档案管理；规范化；鄂北地区

鄂北地区水资源配置工程自2015年1月正式开展建设以来，水利部提出要将其作为一个标志性工程来抓，在全国树立一面旗帜；湖北省委、省政府提出要把工程作为“一号工程”来主导实施，积极争创“大禹奖”和“鲁班奖”，打造“一流示范工程”和“绿色生命工程”。作为工程建设重要内容之一，鄂北地区水资源配置工程档案工作在湖北省水利厅的高度重视和支持下，围绕“建一流工程，交优质档案”工作目标，在“收齐、管好、用活”上下功夫，推动组织领导、建章立制、及时收集、科学分类、规范整理等工作逐步走上标准化、规范化、科学化轨道。

一、落实档案工作责任

1.重视档案工作，避免重建轻管

坚持档案工作与工程建设同步推进、齐头并进。2015年1月鄂北局组建运行之初，湖北省水利厅党组统筹谋划部署，充分考虑到档案工作对工程建设的重要性，首批调入的26名人员中就有档案管理工作人员，其中包括1名正高级职称的档案专家。将档案工作纳入全局重要工作内容，召开专题会议研究档案管理工作，安排档案工作专项经费，确保任务、责任、措施、人员、经费“五个落实”。提出“人人都是档案员”思路，切实担负起及时收集、规范整理、按时归档的责任，营造了良好的档案工作氛围。

2.健全工作机制，打好工作基础

成立了鄂北工程档案工作领导小组，明确局主要领导任组长，分管领导任副组长，局综合部归口管理档案工作，领导小组成员各负其责具体抓好落实；购置档案工作设施设备，建立档案室，配备专（兼）职档案管理人员；组建包括项目法人、代建、设计、施工、监理等单位在内的档案管理工作网络联系群，坚持统分结合、协调配合，形成“上下联动、横向到边、纵向到底、齐抓共管”的工作局面。档案工作机制不断健全，全面促进了档案管理工作的完整性、准确性、系统性、安全性和实效性，同时有效解决了档案工作中遇到的重大问题，协调理顺了与上级部门及地方主管部门的关系，为高标准、高起点抓好档案工作奠定坚实基础。

3.开展专项督查，压实工作责任

工程建设实施以来，按照档案管理规范化相关要求，把档案规范化管理工作纳入工程建设督查重要内容，对已招标完成的34个标段和60多家参建单位的档案管理工作狠抓检查督办，压紧压细压实档案工作责任，坚持做到“六个不放过”：材料不齐全不放过、资料不真实不放过、分类不科学不放过、书写不规范不放过、手续不齐备不放过、整理不规范不放过，确保档案达到“内容真实、收集齐全、分类准确、编排有序、装订整齐、入库美观”要求。省水利厅、鄂北局定期赴工程建设现场开展档案工作检查，不定期邀请水利部长江水利委员会档案专家进行档案工作督导，及时发现问题，限期整改落实，对工作规范、责任落实到位的单位及个人进行表彰通报，对工作不力、责任落实不到位的单位及部门给予一定经济处罚，以常态化督办督导、制度化奖优罚劣的态度和决心，层层传导档案工作压力，确保工程档案经得起历史检验。

二、严格管理标准

1.强化顶层设计，坚持从档案工作源头抓起

基于档案管理工作繁琐复杂的特性，采取超前介入方式，提前谋划档案工作顶层设计，积极改变“工程建设期间抓工程，工程结束后抓档案”的管理模式，坚持从工程档案材料形成的源头抓起，及时收集、整理、归档工程建设各个时期的文件材料，实行动态收集、全过程管理。在签订工程前期文件编制协议时，明确由编制单位负责统一收集、整理相关文件材料，鄂北局成立之时即明确了档案管理人员，并按照协议迅速办理完成了前期文件材料的整理、移交工作；同时遵循档案材料形成的规律，提倡和鼓励档案管理人员积极参与工程项目的前期划分、中期施工管理、后期的运行维护，这既有利于工程建设的规范推进，又有利于检查档案资料是否系统规范，也避免了档案资料强行分离整编、跨档整编等问题的发生，进而保障了档案工作的完整性和系统性。

2.强化同步管理，坚持档案与工程建设同步

始终坚持档案工作与工程建设同频共振，切实做到同步规划、同步建设、同步管理，落实“六纳入”。①纳入计划管理。在全局制定年度、季度、月计划任务时，一并制定档案工作计划，并逐一细化档案工作内容、要求、责任等。②纳入合同管理。在编制和签订工程项目合同时，明确参建各方档案工作要求，使档案工作数量、质量、移交时间和违约处罚等有据可查、有据可依；在合同尾款结算环节，要求参建各方按照合同约定提供档案资料清单，核对无误后，由档案人员出具证明，方可进行尾款结算。③纳入建设管理。在开展工程质量、安全、进度、生态等工作督查时，对工程档案资料进行全程跟踪监督，确保工程档案管理工作始终处于可控状态。④纳入工程例会。在召开工程例会时，将档案工作纳入例会议程，档案管理人员全程参会，及时了解、解决档案工作中的相关问题。⑤纳入创建考核。在考核文明工地创建时，将档案管理工作纳入考核内容，制定考核标准，实行“一季度一考核一通报”。⑥纳入验收管理。在进行工程验收时，坚持“工程档案专项验收不合格则工程竣工验收不通过”原则，把档案管理工作切实贯穿在工程建设全过程。

3.强化制度建设，按规章制度开展档案工作

根据《档案法》《水利工程建设项目档案管理规定》等系列法律法规和制度要求，结合水利工程档案工作特点和鄂北工程实际，先后制定下发了《鄂北局档案管理制度》《鄂北局归档文件整理办法》《鄂北局档案工作目标管理责任制度》等13项档案规章制度，对档案管理工作目标、档案管理人员工作职责、档案收集等档案工作各个方面提出规范要求，力争杜绝错归档、漏归档、不归档等现象的发生。特别是《鄂北地区水资源配置工程档案管理办法》对工程档案的收集、分类、整理、归档、验收、考核奖惩、规范整理细则等作了详细说明和细致要求，成为全局档案工作指南。今后将会在后续档案工作中不断完善制度，逐步形成“档案制度指导工作实践、工作实践完善档案制度”的良性循环，使工程档案管理始终处于科学、规范、高效的制度化管理状态。

三、加大工作力度

1.兼收并蓄，狠抓思路创新

为确保工程档案工作与时俱进、形成特色，积极开展“走出去、请进来”活动，先后赴南水北调工程、辽西北供水工程、浙东调水工程、荆江航道整治工程等开展档案工作调研，邀请长江委、省档案局、省水利厅等档案专家现场指导，学习探讨新形势下档案工作做法与经验。此外，还计划通过公开招标投标的形式，吸纳具有优质档案工作资质的单位或企业，把先进建设理念和管理模式引进工程，力求在与优秀单位或企业不断渗透融合中提升自身档案工作水平。

2.强化阵地，狠抓教育培训

工程开工不久就邀请长江委档案馆、省水利厅办公室专家授课，对档案管理工作进行全方位业务知识集中培训，同时积极开展“档案培训到现场”工作，一方面学习和了解工程档案管理工作的规范，另一方面注意理论联系实际，使培训过程做到“学习有载体、实践有抓手、培训有成效”，确保培训达到圆满效果。此外，专门列支档案工作专项经费，购买了相关设施设备，筹备建设了鄂北局档案室，全方位提升了档案工作软硬实力。

3.拓展范围，狠抓档案管理工作

随着信息化时代的到来，以磁、电、光等为载体的电子档案和声像档案应运而生，并成为鄂北工程档案信息资源的重要组成部分。鄂北局紧跟形势，全面拓展资料收集范围，形成丰富的工程档案资料：一是狠抓重点工程、重大事件、重要会议等专题资料收集，形成有分量、有深度、有影响、有价值的工程档案；二是按照国家档案局提出实施档案 “存量数字化、增量电子化”战略，大力推进鄂北局档案信息化建设，初步建成了以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、全文数据库、档案利用平台为基础，以《信息系统和信息设备使用保密管理办法》等制度规范为保障的档案信息化体系。鄂北局充分利用档案信息化成果，真正实现了档案资源共享，有效利用；三是改变以前“坐、等、靠、要”的收集方式，主动采取集中收集与随时收集、现场收集与跟踪收集、提前收集与事后补充、定点收集与全面收集等方式，全面收集整理各类工程档案资料，大大提高了档案归档率、准确率和完整率。

四、结 语

档案工作记录历史、服务现实、指导未来，当前鄂北工程建设正大规模集中推进，全力做好工程档案管理工作，是项目法人的应尽职责。鄂北局将紧紧围绕档案管理 “规范化、标准化、现代化”要求，创新机制、强化管理，不忘初心、砥砺奋进，进一步把鄂北工程档案工作抓实抓细抓好，努力实现“建一流工程，交优质档案”的工作目标。

[1]焦昊，何伟刚.拉洛水利枢纽工程档案管理的实践[J].中国水利,2016(20).

[2]袁玉娟.加强水利工程档案同步管理的思考[J].中国水利,2015(15).

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1000-1123（2017）22-0077-02

2017-10-11

黄健萍，教授级高级工程师。

责任编辑 安天杭