船舶科研项目档案管理面临的问题及对策

戴晓岚

(上海船舶工艺研究所，上海 200032)

船舶科研项目档案管理面临的问题及对策

戴晓岚

(上海船舶工艺研究所，上海 200032)

随着国际船舶与海洋工程市场的蓬勃发展，中船集团深化科技投入，科研项目的规模和数量也随之发生了新的变化，作为科研项目记载实体的船舶科研项目档案管理工作要适应当今船舶科技发展，必须在实际工作中不断探索。针对档案材料收集不全、过程归档无从着手、联合归档难以落实和人员素质有待提高等现阶段船舶科研档案管理中出现的问题，进行分析并提出相应的解决方案。

船舶；档案管理；问题；对策

0 引 言

船舶科研项目档案是中船集团科研管理的工作内容，是中船集团档案管理工作的重要组成部分。它记载了船舶集团科研活动中形成的具有保存价值的科技文件材料，是科技工作人员进行项目研究活动的真实记录，是储备科研项目信息和科技成果的主要载体，是科技创新及成果转化的基础和依据，也是中船集团宝贵的技术资源。

在我国全面建设世界造船强国战略目标的指引下，科技创新作为产业发展的主要驱动力和国际竞争的决定性因素，在转变发展方式、调整产业结构、提高国际竞争力和抗风险能力等方面都发挥着关键支撑和重要引领的作用。我国船舶工业在重点科技领域已取得了长足的进步，科研项目不仅在数量上逐年增加，而且在研究范围、内容和形式上也发生了重大的变革，使船舶科研项目档案的管理工作面临新的挑战。

1 船舶科研项目档案管理工作中存在的问题

1.1档案材料易缺失

科研项目研制过程中，某些科研人员及相关管理人员档案观念薄弱，不注意收集积累科研项目各个环节所产生的文件材料，只注重结论性、成果性材料的积累，致使部分档案资料流失，造成档案资料收集不全，无法反映项目研究的全貌。近年来我国逐年加大对科技创新的扶持力度，大幅度增加每年的科技计划项目的经费投入。项目研究经费中通常会出现辅助科研工作开展的资金，例如：外协费，是用于支付项目以外单位的检测、加工、设计、试验的费用；专用费，是用于自制或购置研究工作需要的专用仪器设备、工艺装备、软件。这些外协工作、购置专用设备、软件等产生的文件材料也未能很好地归入项目档案。

1.2过程归档工作无从着手

中船集团不仅承研国家科技计划项目，还承研省市级、集团内部、企业团体等出资开展的研究项目。由于项目来源不同，科研项目管理部门对项目归档的要求也各不相同。近年来，随着对科研项目投入的加大，科研项目的管理要求也越来越严格。例如，工信部的高技术船舶科研项目在实施过程中会采取不定期的检查，由工信部组织技术专家、财务专家、档案专家对科研进展情况、经费使用情况、项目过程归档情况进行检查。如何做好科研项目全过程归档，是当下科研项目档案管理工作中面临的新问题。

1.3联合归档工作难以落实

随着船舶科研项目研究领域和深度的不断扩展，产、学、研一体化研究项目增多，导致多家单位联合承研的科研项目越来越多，归档单位不只局限于一家。根据GB/T 3495.13-1997《船舶工业档案管理规则 科研》4.3.2.4中规定“几个单位协作的课题，一般要求参研单位除保存与自己承诺任务有关的原件外，将复制件交送主研单位保存，并在任务书、合同、协议中明确文件材料的归档和归属。”然而在实际操作中很难做到。原因如下：一是如果项目规模大、承研内容多，复制全部案卷工作量很大；二是主研单位组卷不合理。科研项目组卷，是按科研工作程序分阶段整理的，需遵循项目文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料之间的有机联系，并不是按承研单位分类排列组卷的；三是过多项目文件材料会造成主研单位的库房压力；四是项目内容如有涉密，操作过程更复杂。

1.4档案管理人员水平参差不齐

首先，科研项目档案管理人员业务水平有限，对科研课题研究过程欠熟悉，岗位人员变动频繁，这都易导致项目归档的质量不高。其次，有的单位科研项目档案是由科研人员兼职完成归档工作的，由于缺乏系统的档案专业知识，直接影响档案的整理和归档的质量。

2 船舶科研项目档案管理问题的改善

2.1加强制度建设，做好档案收集工作

建章立制是科研项目档案管理的基础。制度的制定应从科研项目开始至结题的全过程文件材料管理着手，明确各节点归档的要求，把科研项目档案的形成、积累、归档工作纳入到科研管理的各个阶段中去，使项目档案的收集内容、归档时间和要求等各环节都有章可循，才能保证项目研究全过程文件材料的完整性。

另外，针对项目立项时认定此项目研究工作需要外协和购置专用设备的项目，也应修订相关的标准，扩大归档范围和增加归档要求，将其产生的文件材料纳入科研项目档案。

对于外协工作产生的文件材料，诸如检测报告、试验报告等，本都属于归档范围中需要归档的材料，可按原要求组卷。但如设计工作、加工制作产生的设计文件、研究报告、制作的零件、样机等，应按质量管理体系工作的要求，先由甲方对其最终的成果进行验收合格后，才能将文件、报告随其合格证明记录一同归档。

对于购置专用设备产生的文件材料，可以参照设备仪器档案管理办法进行归档。由于科研项目档案和设备仪器档案在分类大纲中分属不同的两类，会产生两类档案号，因此作为一个整体项目，在它既有科研项目档案，又有设备仪器档案时，可在科研项目档案目录和设备仪器档案目录中做参见，把这两部分档案有机联系起来，以体现此类项目档案的整体性。

2.2科研项目全过程管理，实现项目过程归档

当前科研项目档案编制工作中，普遍存在只注重结论性、成果性材料的收集，而忽视对科研项目各个环节所产生的材料进行收集积累。工信部科研管理部门提出的过程归档，正是针对科研项目档案编制工作中的这种漏洞。过程归档要求科研项目研究工作和归档工作同步开展，做好过程文件材料的收集，并形成预立卷。

科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。要实现科研项目过程归档， 就要实行科研

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项目全过程管理，只有抓好项目研究的各个节点，落实节点成果，才能做好过程归档工作。过程归档工作应与项目节点管理结合起来，每一次项目节点检查也应同时检查项目形成的文件材料，把已完成定稿的材料放入预立卷中，并在卷内目录中著录，使研究工作的每个过程材料都不遗漏，保证项目过程归档的完整性。

2.3实体档案属地管理，电子档案统一归档

现阶段，对多家单位联合承研的科研项目，参研单位应向主研单位递交任务书、合同，以及协议中明确规定的项目研制过程中应产生的文件材料原件，对于项目研制的过程文件形成的实体档案可由原始建档单位属地化保管，参研方递交项目的“卷内目录”和“案卷目录”至主研单位，由主研单位保存。随着档案信息化建设工作的开展，科研项目档案将全面电子化，并建立了船舶科研项目档案信息化系统。借助此系统参研单位可实现科研项目电子化归档，主研单位统一组卷，实现在线接收、在线归档，克服多家单位各自编制档案案卷带来的检索不便，提高科研项目档案归档的完整性，真正满足整体项目整体归档的要求。

2.4提高档案管理人员素质

首先，科研项目档案管理人员应参加各种档案专业的培训，全方位提高业务管理水平。其次，科研项目档案管理人员需熟悉科研工作流程，学习项目管理办法，拓宽知识面，增长技能，提高综合素质。最后，科研项目档案管理人员需积极配合科研项目管理部门，加强业务指导，强化服务意识，提高工作责任心。

3 结 语

随着船舶建造技术的日益发展，船舶科研项目档案管理工作将面临新的要求。为适应时代发展的趋势，应探索科学有效的管理办法来提升船舶科研项目档案管理的水平。

建立健全工作制度和管理标准，不仅保证档案工作的顺利开展，也为科学管理档案工作提供了依据。只有做好制度建设，才能真正落实档案工作“三纳入”[1]、“四同步”[2]，保证科研项目档案管理工作的质量。与此同时，科研项目档案管理人员努力提高业务能力，才能适应新形势下船舶科技的发展，使科研项目档案管理更好地服务于船舶科技工作。

科研项目档案反映了中船集团的科技发展水平，是集团综合实力的体现。做好科研项目档案管理工作，有助于加快中船集团科技创新的步伐，为建设海洋强国和实现中国梦作出更大贡献。

注释：

[1] “三纳入”是指档案工作纳入企业领导议事日程、纳入企业规章制度及工作流程、纳入企业部门和有关人员的经济责任制。

[2] “四同步”是指企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完成归档同步。

ProblemsandSolutionstoFileManagementinShipbuildingScientificResearchProject

DAI Xiaolan

(Shanghai Shipbuilding Technology Research Institute, Shanghai 200032, China)

Along with the great development of international shipbuilding and offshore engineering market, China State Shipbuilding Corporation strengthens the investment on science and technology. Due to the new changes of scale and quantities on scientific research projects, file management of scientific research projects must adapt to the development of modern shipbuilding and should be constantly explored in daily work. Currently, there are some key problems of filing, which include incomplete documents, process control, cross department cooperation and the quality of personnel. These problems in file management are analyzed and the corresponding solutions are proposed.

ship; file management; problem; solution

戴晓岚(1967-)，女，副研究馆员，研究方向为档案管理

1000-3878(2017)05-0016-02

U66

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