大数据时代档案信息建设的认识和实践

钟小梅

【摘要】本文在概述大数据时代档案信息建设的基础上，阐述了大数据时代档案信息建设的意义，随后针对建设中的问题提出相应的对策。

【关键词】大数据；档案信息化管理；数据存储

当前“互联网+”政策的提出，移动互联网、云计算、大数据和无可联网等技术的快速发展和广泛应用，以及信息的暴增，数据数量、类型和形态的不断增加，逐渐形成了大数据时代。企业档案信息资源包含着企业在发展过程中完整真实的记录，包含着丰富多样的数据信息，可以分为企业内部信息资源和外部信息资源，内部的信息资源包括人力资源、财务、设备、会议记录等信息，外部信息资源包含政府文件、客户资料等信息。企业的档案信息化管理中有着海量的数据，如何对这些海量的数据进行大数据背景下的信息化建设，成为了首要考虑的问题。

一、大数据时代档案信息建设概述

大数据时代的档案信息建设即指企业使用云计算、信息处理技术和通信技术等先进科技将信息资源进行收集、处理和利用，将碎片化的信息进行整理分类之后再进行有效的存储，统一使用标准的模式进行管理，用户可以通过互联网的方式对档案信息进行快捷的操作，提高了资源利用率和共享能力。档案信息建设中关键的是档案大数据存储系统的建设和档案大数据挖掘利用支撑平台的建设，以档案数据为中心，建立分布处理、集中管理的存储体系，具备良好的性能并能够进行灵活的分配与配置，还具有模块化建设和复制拷贝等功能，在存储功能以外，实现档案大数据快速的利用，可以使用开源的Hadoop架构，与结构化、非结构化的数据处理子系统相结合对海量结构化数据进行检索、分析以及深度挖掘。

二、大数据时代档案信息建设的意义

（一）信息抽取和查询更为便捷。信息的爆炸式增长使保存下来的文件也相应地增长，在过去档案信息依靠手工、卡片记录时需要的信息往往会埋没到不需要的数据，造成检索能力的急剧下降，工作效率也被降低。此外，知识管理也是档案管理发展的趋势，当前用户已经不满足与局限在档案文件的使用，更希望获取的是档案数据背后的信息和知识，使用人工的方式在纸质的案卷当中进行抽取是很困难的，在大数据时代不仅使用数据挖掘技术蕴藏可以对档案中的信息进行挖掘和抽取，检索也更为方便快捷。

（二）优化了档案信息管理。对复杂繁多的档案信息进行资源化和数字化的管理，取代过去的纸质文件，对原始档案进行扫描和微缩等科技方式转化到数据库中，形成信息资源库，再建立目录索引可以对信息进行快速地查询修改，实现企业档案的优化和整合，极大地提高了工作效率。同时，也可以实现企业网络和管理的一体化，档案的信息管理要与企业的网络建设相结合，将传统面地面的档案信息服务模式转变为网络服务，节省人力、物力以及财力资源，体现着技术层面与业务相融合的过程。

（三）提升企业的核心竞争力。企业的档案信息建设是承载着珍存企业历史信息的重任，不仅关系到企业的过去，也是为了企业的可持续发展。大数据时代的来临为企业档案信息建设提供了更为广阔的空间。从另一方面来看，企业档案也象征着企业的核心知识产权，核心知识产权正代表着一个企业的核心竞争力，虽然档案信息不能再改变，但是可以通过提炼加工的方式形成企业本身的知识产权信息资源库，突破传统档案信息管理的思维模式，可以对信息资源进行二次开发，制作多样化的编研产品，促进了对隐性知识的开发和转化。

三、大数据时代档案信息建设问题及对策

大数据背景下，随着信息社会的快速发展，信息化为企业的档案信息建设带来了巨大的变革，但是这个过程中依然存在着许多问题，档案信息资源的开发利用方法有待进一步加强。

（一）发展不均衡。企业的资金充裕程度都是有区别的，而企业档案的信息化建设正需要引入先进的技术和专业人才，配套相应的计算机和服务器等硬件设施，也需要投入资金用来建立档案信息数据库，还需要优化企业的网络，对于各方面实力均较弱的企业，很难顾及到这些，使企业的生存发展面临较大的困难。

（二）档案管理观念落后。企业的一些管理者没有真正意识到建设档案信息的重要性，只局限于引入档案管理系统，而档案管理系统只是一种工具，是整个架构中的一个模块，亦或者觉得大档案管理只是普通的管理任务，而没有把它提升到一定的战略高度，最根本的是要转变传统档案管理的理念与方法，制定科学健全的管理制度来规范档案信息建设。

企业首先要建立正确的档案信息建设观念，然后制定一个现代化的档案管理机制，再根据实际的问题制定相应的方案，比如对于纸质的档案可以建立相应的电子档案进行双重形式的保存，并保证两者的一致性和同步性。

四、结论

大数据时代档案信息化建设是对企业信息资源进行深度的开发利用，企业首先进行整体的规划，以科学的目标为前提，使用现代化的科技改变落后的档案管理观念，进行档案信息管理建设，进一步提高工作效率，推动企业健康蓬勃地发展。

【参考文献】

[1]黄艳丽.企业档案信息化建设的主要内容[J].黑龙江档案，2014（3）： 25.

[2]许勤.企业档案信息化管理工作的现状及发展[J].中外企业家，2013（16）： 189.