浅谈档案在医院管理中的作用

方　敏

（武汉科技大学附属孝感医院，湖北 孝感 432100）

浅谈档案在医院管理中的作用

方敏

（武汉科技大学附属孝感医院，湖北 孝感 432100）

档案管理在医院的发展中起着重要的作用，本文阐述了档案在医院管理中起到的6个方面的作用，促使医院加强档案管理意识，取得更好的经济效益和社会效益。

档案；管理；医院；发展；作用

医院档案记载着医院的整个发展历程，在医疗、教学、科研等活动中的作用非常显著。医院档案管理工作致力于为领导决策、医院各项工作提供及时准确的信息，为医院运转和管理涉及的临床、医学、科研、教学等方面提供信息服务，具体来说就是以档案管理促进医院发展，利用医疗档案为医患和社会公众服务。

1　综合档案的建立，有助于医院管理决策的科学化、系统化

医院综合档案是指医院各项活动中形成的有保存查考利用价值的档案，是医院历史的真实、全面反映，是领导科学决策的依据。在医院经营管理的各项工作中，特别是一些重大决策的制定与实施，都需要通过综合档案信息，形成科学决策的有效依据，同时还可以根据综合档案信息，总结过去、把握现在、开创未来。武汉科技大学附属孝感医院在制定“十三五”规范时，通过查阅医疗业务、设备设施、科研管理及财会统计等大量档案，对各种资料、数据进行科学分析，并在科学分析总结的基础上提出了今后五年医院的发展方向，对加快医院建设起到了至关重要的作用。

2　干部人事档案的建立，有助于优化人才资源配置

医院人事档案是医院人事科按照组织部的干部政策，在干部“选、育、培”等工作中形成的记载干部个人经历、业务能力等综合素质内容的文件材料。由于干部人事档案真实地记载和反映着个人的经历、能力和品德等，是医院党办、人事科落实各类上级政策、解决各类待遇问题的可靠凭证，查阅人事档案也是医院开展干部工作一个重要工作制度和不可缺少的重要依据。如2015年武汉科技大学附属孝感医院在开展中层干部竞聘上岗活动时，有143人报名，为了更好地了解每个人情况，笔者查阅了人事档案，了解了每位同志的情况，保证了竞争上岗工作的顺利进行。医院每年开展的职称评选、评优表先等活动，也要查阅参与评选员工的人事档案，确保评选的公平公正。对选派到上级单位或出国进修的人员，也需查阅档案资料，避免重复选派，确保干部都得到进修机会。

3　病历档案的利用，有助于提升医疗质量与医疗技术水平

病历档案是指医务人员对患者进行医疗过程中形成的一整套资料的总和，它不仅是病人就医期间身体状况和心理情况的真实反映，也是评价和衡量医院管理、医疗质量和技术水平的重要依据，更是医生研究某些疑难病症的重要参考资料，具有特殊的信息作用。武汉科技大学附属孝感医院的病案统计科每年都要为临床医疗研究提供数份病历资料，医院利用这些信息资源每年发表医学论文数百篇，确定新、技术新业务数十项，促进了医院医疗质量和医疗技术水平的不断提高，增强了医院的竞争力。此外，医疗病历档案还具有证据价值，为处理医疗纠纷、开展司法鉴定提供可靠依据，保证医疗业的健康发展。

4　医疗科技档案的利用，有助于科研成果的形成与推广应用

医院科技档案是指医院在医药卫生科技活动及防病治病过程中形成的具有保存价值的资料。科技档案真实地记录、储存着各项科研课题内容以及有关学术活动的全部过程，成为科研成果鉴定和申报乃至科研成果推广应用的重要依据。据统计，2012-2015年三年间，武汉科技大学附属孝感医院充分利用科技档案，严把各类科技课题的质量关，避免重复立项35项，节约了人力、物力和财力。

5　会计档案在医院的利用，为医院经济建设提供可行性的依据

会计档案是医院整个财务收支等情况的重要资料，它客观真实地记录医院的整个经济业务活动的收支状况。它为医院制订经济计划、进行可行性研究、制定经济决策提供了可靠和可比性的资料。会计档案对保护医院财产、监督财务制度、查处有关违纪违规有着重要的作用。2013年，医院财务科的出纳，将收得的进修费没入账，医院发现后，通过档案人员翻阅各种会计凭证、记录找其作案的蛛丝马迹，最后为医院追回现金10万余元，挽回了医院的经济损失，对其作出调离财务岗的处理，遏制了恶性事件的继续发生。

6　设备档案和基建档案的利用，有利于医疗设备、设施的管理

第一，医疗设备档案主要记录医疗设备购置或更新，是了解医院医疗设备情况的重要资料。充分利用这些信息资料做好预测性服务，为医院领导制定设备购置决策提供重要的参考信息，避免重复购置和低效使用造成资源浪费，比如：医院的磁共振梯度柜坏了，厂方要价40万元，而武汉科技大学附属孝感医院维修人员凭借保存完好的设备资料，找到故障所在，花费不到6千元，这使这台价值上千元万的大型设备恢复正常运转。

第二，充分利用基建档案，通过对基本建设从设计、施工到竣工所形成的档案分析，保证维修、改造、重建不受影响和损失。武汉科技大学附属孝感医院对医技楼、门诊楼都进行了改造，通过查阅基建档案、设计图纸，对改建工程进行仔细研究、设计、使其既不破坏房屋结构，又能够满足病区功能要求，顺利地完成了工程改造任务，改善了患者的住院环境。

此外，武汉科技大学附属孝感医院还通过大事的文书档案、实物档案和音像档案等资料，在门诊楼16楼建立了院史馆，生动、翔实地再现了本院发展的历程，通过对新上岗职工的教育，增强了全院干部职工的荣誉感和责任感，激发了大家爱岗敬业、无私奉献的工作热情。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.131

R197.3

A

1673-0194（2016）14-0180-01

2016-06-02