建筑设计单位文书档案管理浅议

秦传库

（山东省建筑设计研究院，济南 250000）

建筑设计单位文书档案管理浅议

秦传库

（山东省建筑设计研究院，济南 250000）

文书档案管理是建筑设计单位管理工作中的一项重要内容，文书档案管理的好与坏直接关系到单位档案资料的完整与否，所以一定要引起重视。本文阐述了建筑设计单位文书档案管理的特点和普遍存在的问题，并提出了完善文书档案管理的对策，目的在于给建筑设计单位的文书档案管理提供借鉴。

建筑设计；文书档案；管理；信息化

1　建筑设计单位文书档案管理的特点

建筑设计单位的文书档案主要包括生产合同、人事档案、行政档案、院内重大活动（如职代会、建院周年庆等）的方案及记录、各类合作协议、各种上级来文、院务及党委会议纪要、院内普发文件、各项规章制度以及各种重要时刻的照片与影像，等等。对大多数建筑设计单位而言，设计图纸等技术档案有着重要的价值，自然受到格外的重视，一般设有专门的图档室并安排专业人员负责管理，而文书档案则没有得到足够的重视。与技术档案管理相比，整体上还处于比较原始的阶段，还有较大的提升空间。

1.1文书档案管理过于分散

建筑设计单位根据业务需要，一般会设置不同的职能管理部门，比如：生产经营处、技术处、人事处、财务处、后勤处与办公室等，在日常工作中，这些职能部门均是为一线生产经营部门服务的，每个部门每年都会产生一定量的文书档案。为了使用的方便，这些档案大都由各职能部门自行存档管理，比如：生产合同由生产经营处保管、人事档案由人事处保管、财务资料由财务处保管、各种文件由办公室保管等，这就不可避免地造成了档案管理的过于分散，不利于建筑设计单位文书档案的整体控制与保管。

1.2管理人员不够专业

建筑设计单位普遍缺乏专职文书档案管理人员，文书档案管理往往由其他岗位的工作人员兼任，例如：生产合同一般由生产经营处负责资质证书、项目登记，或者由生产一线的人员兼职管理；人事档案则由人事处负责，或由工资社保的同志兼职管理；办公室的档案管理一般由秘书负责，秘书的主要任务是起草文字、收发文件、登记传阅、上传下达等，日常琐事繁多。这些人因为都不是专职的文书档案管理人员，用在档案管理上的时间和精力就十分有限，管理也不够科学，收集、存放、保管都比较随意，存在收集不完整、归档不到位、借阅不归还的现象。

1.3档案管理手段和技术落后

建筑设计单位的技术档案（图纸）管理水平十分先进，大多已采用了电子归档，之前没有电子归档的图纸，也已全部扫描成电子文件，极大地方便了图纸的归档整理和查阅。相比而言，文书档案则落后的多，基本全是纸质档案，由于没有专门的档案室，档案保存条件简陋，年代久远的一些文件资料，纸张开始变得发黄发脆，在翻阅时稍有不慎便会对这些宝贵的资料造成损害。因此，在文书档案管理过程中，引进一些现代化的管理手段和技术是十分必要的，充分利用现代化的一些软件和设备，实现文书档案管理的信息化、数字化并不是难事。

2　建筑设计单位文书档案管理的改进策略

文书档案管理作为建筑设计单位职能管理的一部分，有其自身的价值和意义，文书档案中的各种文件、合同、图片、影像等资料，是一个单位业绩的体现和历史文化的积淀，对于提升一个单位的声誉、影响有潜移默化的作用。因此，应重视文书档案管理，提升管理水平，发挥其潜在价值。

2.1加强对文书档案管理的重视，整合职能，统一管理

建筑设计单位的一个共同特点是，重业务、轻党建，重生产、轻管理，文书档案管理与生产经营关系不大，不能带来直接的经济效益，所以很难引起领导的重视。但一个现代化的建筑设计企业，必须既重经营，也重管理，对记载着单位发展历程和重大成果的文书档案，更应引起足够的重视。首先，应成立专门的档案室，将单位所有的文书档管集中存放管理。如果条件不允许，至少在现有职能管理部门内开辟一个单独的空间有序存放本部门负责保管的文书档案。其次，配备专职的管理人员，专门负责文书档案的收集、整理、统计、归档和借阅等。再次，要依据《中华人民共和国档案法》制定适合本单位的档案管理制度，使文书档案管理更加规范化、科学化。最后，要将文书档案管理纳入单位的质量管理手册，每年进行质量抽查，确保安全有效。

2.2加强对管理人员的培训，提高职业素养

文书档案管理人员除了应具备基本的政治素质、敬业精神、服务意识、保密意识和业务知识外，还要通过不断学习和培训，提高职业素养。首先，建筑设计单位的文书档案管理人员大多不是科班出身，缺乏基本的档案管理知识，因此要对他们普及档案管理的一些基本知识和技能，经过严格的培训再安排上岗；其次，根据建筑设计单位文书档案的特点，文书档案管理人员应学习一些勘察设计方面的知识和法律、法规，以便对所管理的档案有更深刻的了解，对档案的功能和价值有较好的把握；再次，档案管理人员要学习保密法，对涉密文件要严格保管，以免因好奇泄密而触碰法律；最后，管理人员要充分利用文书档案的价值，为生产一线服好务。

2.3加强信息化建设，提升工作效率

建筑设计单位文书档案管理的信息化、现代化水平普遍较低，应向图书馆、档案馆以及一些大型现代化企业的档案管理部门学习，加快信息化建设，进一步提升工作效率。首先，单位应投入一定的资金采购硬件设备，如扫描仪、硬盘等；其次，将现有的纸质档案全部扫描、分类存储；再次，建立综合信息查询借阅系统，通过设置一定权限，方便职工查询借阅相关资料；最后，逐步实现无纸化办公，新形成的文书档案由电子文书逐步取代纸质文书，当然，这是一个慢长的过程，不是一个单位的事情，需要全社会的共同努力。

主要参考文献

［1］李玲.文书档案的现代化管理 ［J］.山西档案，2009（1）.

［2］张艳凤.文书档案管理的现有问题及对策［J］.黑龙江史志，2014（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127

G275.2

A

1673-0194（2016）14-0176-01

2016-06-12