社会化媒体发展在档案管理中的重要性

◎张康玲

社会化媒体发展在档案管理中的重要性

◎张康玲

移动互联网的新时代背景下，社会化媒体显现出与传统媒体较大的差异性优势，在以微博、微信、博客为象征的社会化媒体应用下，在社会各个领域产生了颠覆性的影响，给人类社会带来了包容性、开放性、互动性的新型环境，在这个氛围之中，我们看到社会化媒体在档案管理中的应用与发展，需要关注社会化媒体在档案管理中的应用现状，剖析其涵义，促进档案信息管理的良性持续发展。

互联网正在以惊人的速度迅速波及社会各个领域，社会化媒体在这个技术背景下应运而生，它以其开放的、包容的特征引发了社会的剧烈变革，并在档案信息化管理中担当了重要的角色和作用，为了规避负面影响，需要对社会化媒体档案管理实施有效的管理，在开放的、共享的环境中，在互联网为基础的社会化媒介之下，档案管理可以扭转原有的管理模式，由传统的纸质介质转变为电子介质共存的管理模式，从而，提升档案管理效率。

社会化媒体的定义界定及其内涵

社会化媒体与传统媒体不同，它提供了最大限度的开放性空间，可以容纳最多的用户，便于社会用户之间的参与和沟通，在这个平台上，信息得以交流和交换，互联网成为了个人的媒体形式，实现了信息的口耳相传向网络传递的转变，并且呈现出丰富多彩的文本、图像、音视频等内容。以微博和微信为代表的新媒体，可以最大化地实现全时空的浏览、信息分享和传播，具有以下几个基本特征：

碎片化。网络信息环境可以提供碎片化的信息交流和共享，在社会化媒体平台之下，人们可以利用碎片化的时间进行信息阅读和分享，在自主地对信息进行筛选的整合过程中，可以实现信息的最大价值。

全民参与化。在社会化媒体环境下，显现出全民参与的氛围和环境，具有浓郁的草根性，贴近生活，可以实现信息的全面传递和反馈。

交互性。在社会化媒体之中，注重信息的大众交流和传递，显现出双向传播的特征，进而模糊社会化媒体和大众之间的界限，促进信息的快速、双向传播和共享。

社交化。社会化媒体可以不受时间和空间的限制，具有开放性的特征，在这个平台中，不仅可以增强个人形象，而且可以显示出个人在社区中的地位和作用，其社交化特点也表现为现实社会中的社交关系以及虚拟网络中的社交关系，它虽然没有较大的影响力和公共关注度，然而，对于用户而言，却存在极大的归属感和社交粘性。

档案管理的内涵及现状

档案管理是对档案文件和信息进行整合性的规划、开发和服务利用，并有较多的管理内容，诸如：档案文件的收集和整理、档案的修缮、档案资料的集成与存储等，为了提升档案管理的效率，要对档案管理工作进行简化，并将档案管理工作区分为实体管理和网络管理方式，其中：档案的实体管理主要是指档案馆和资料室的管理，并对其中的档案资料进行分类、整理和编辑。档案的网络管理主要是线上的管理，是基于互联网技术之下的档案数据管理，要建立数字档案管理库，进行线上的档案信息浏览和选择。

现有的档案管理工作存在一些问题，主要表现为以下几个方面：

档案管理的重视度不够。企业大多将目光集聚在生产经营和效益之上，对于档案管理的关注度不足，认为档案管理工作就是简单的抄写、分类整理和保管等内容，是工作性质较为简单的初级工作。在现代网络信息技术融入企业之中时，社会化媒体也进入了企业的档案管理，一些管理者还存在意识上的偏差，认为社会化媒体只是档案管理的填充和辅助，并没有真正改变档案管理的工作性质，没有较大的价值。

档案管理专业能力欠缺。由于档案管理工作的重视度不够，档案管理的专业人才也显现出匮乏的现象，专业的档案管理人员配备不足，档案管理者的业务能力不够全面，这在极大的程度上制约了社会化媒体在档案管理中的价值发挥，不利于构建数字化档案管理架构。

档案管理条件不佳。档案管理在企业之中不受重视，相关的档案管理设施条件也较为简陋，由于档案管理投入较少，档案资料出现了信息缺失的问题，同时，计算机在一些企业的档案管理工作中，还处于简单的操作层面，无法实现社会化媒体的功能。

档案管理模式还有待提升。传统的手工档案管理方式明显出落后的劣势，在网络信息时代迅速发展的背景下，档案管理要充分发挥出潜在的价值，就需要在网络信息技术和社会化媒体的应用下，由纯粹的纸质介质向电子介质共存的模式转变，从而提升档案管理的数字化水平。

社会化媒体在档案管理中的重要性及应用实践

社会化媒体——博客在档案管理中的应用。博客是在网络信息时代下的产物，它具有颠覆性的意义，它的草根特性使不同阶层可以自主表达自己的思想，彻底扭转了传统传媒的垄断地位，开启了自媒体新时代，在博客的平台上，将静止的文档信息转化为了动态的图文并茂的信息媒介，将社会知识的生产和传播由中心化过渡到社会化阶段。

博客在档案管理中的应用，成为了传统档案管理的有益补充，在金字塔式的档案管理体系之下，可以长期、完整地保存档案资料，在博客的社会化媒体应用之下，可以更为直接而全面地对档案信息进行采集和管理，并推动档案信息的宣传和教育功能的实现，使博客不仅成为档案信息的重要而直接的来源，而且成为档案管理的关键点。

社会化媒体——微博在档案管理中的应用。微博也是一种新兴的自媒体形式，它有强大的功能，可以实现用户的自主和信息共享，在微博应用于档案管理的过程中，可以增进档案管理的透明化管理，在对档案管理进行优化的过程中，增强各部门之间的良性互动。

微博平台可以追踪社会热点新闻，利用其开放性、交流性的特点，为档案管理开辟全新的、通畅的渠道，微博也为档案的全面采集提供了条件，实现了官方微博与网民之间的互动与交流。同时，政务微博还可以通过及时的参与体验、新颖的互动方式，增加阅读量和参与度，使档案信息资料具有代表性和普适性。同时，还要对微博产生的原创内容进行集中归档和存储，要运用科学有效的方法，对微博原创信息进行管理和存储，要使其具有可操作性。

社会化媒体——微信在档案管理中的应用。社会化媒体——微信具有注册简便、可操作性强、信息精准的社交性能，在微信应用于档案管理的过程中，可以为档案管理提供良好的条件，由于微信用户具有群体稳定、社交粘性高、成本低的特点，因而，档案管理中微信的运用可以实现档案信息的广泛传播和服务，同时，在微信公众号的支持环境下，档案信息管理部门也可以利用微信发布新颖有趣而个性化的档案信息，扭转原有档案管理的沉闷、神秘的形象，显示出档案管理的新颖而个性化的服务特点，构建档案资源的在线社交群，在档案管理微信公众号中通过视频传播档案信息，从而增强档案管理的互动性，提升用户的忠诚度。

综上所述，社会化媒体彻底扭转了原有的信息采集、处理和存储模式，在网络信息技术的支撑下，传统的档案管理模式要加以改变，充分利用先进的微博、博客、微信等社会化媒体形式，收集档案管理资源，在转变档案管理思路的前提下，建立与市场经济相契合的档案管理体制，构建数字化、服务型的档案管理新模式。

（作者单位：浙江省第七地质大队）