档案信息化是档案管理发展的必然趋势

◎卫枋

档案信息化是档案管理发展的必然趋势

◎卫枋

21世纪是信息技术飞速发展的年代，信息化已渗透到社会生活的各个角落。信息化是当今时代发展的大趋势，代表着先进生产力。它的发展对档案管理工作有着积极的影响，为档案管理工作带来了诸多便利。在已经无法离开计算机网络与信息科技的今天，档案信息化已成为档案管理发展的必然趋势。

所谓档案信息化，在杨公之主编的《档案信息化建设导论》中被定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。也可以理解为，档案信息化管理是以计算机网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型档案管理工作模式。

档案信息化建设的概念和内容

档案信息化是一个过程、一个动态的概念，是指应用信息技术、管理、开发利用档案的过程。

档案信息化的工作主要是以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。

档案信息化是一个不断发展的动态过程。随着信息技术的不断发展，技术手段和技术环境的不断变化，不同时期，档案信息化建设的目标、任务和要求不同，但在某一时期特定的社会环境下，受制于技术、经济条件和人文基础，设定的档案信息化目标，确立的档案信息化建设任务却是现实的、具体的，并相对稳定的。

档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面，具体内容包括：档案信息资源建设、信息化基础建设、应用系统建设、保障体系建设。其中保障体系建设包括法规政策、人才队伍、安全保障等各方面的保障条件。

如何进行档案信息化建设

数字档案资源建设。档案数据库建设是档案信息化建设中应用最早、最为广泛的一项基础性工作，是数字档案资源建设的首要任务。对于档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息，明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。根据档案数据库的数据形式和数据类型，可分为档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库。档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设。档案信息的收集和档案信息的前期处理，实现档案信息数字化，并把电子文件收集归档是档案信息数据库建设的关键步骤。最后，将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确；字段长度与确定的结构长度是否符合；各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。

档案信息化基础建设。档案信息化基础设施建设包括数字化加工和存储设备、网络环境的构建等内容。数字化加工和存储设备，如扫描仪等。网络连接设备，常用的网络设备有网卡、中继器、网桥、路由器、调制解调器、网关等。以及Web服务器、电子邮件服务器、数据库服务器、应用服务器和网络布线等设施。

要实现对管理各环节的掌控、调配和协作，必须完善信息化管理平台——知识管理平台、信息集成平台、日常办公平台、信息发布平台、协同工作平台、办公流转平台、通信平台。

档案管理软件系统也应该符合标准规范要求，具有一定的灵活性和可扩充性，具有较高的数据处理和检索性能，同时还应具有开放性和易用性、安全性和可靠性、数据的相对独立性和可迁移性。

档案信息化标准规范的建设应该遵循以下原则：符合国家信息化和档案管理的有关方针政策；符合国情并适合国家和不同地区之间的标准衔接；严格采用国际标准；具有综合性和可操作性；具有导向性。

数字档案馆建设。数字档案馆是建立在现代信息技术和网络技术的应用基础上，以标准化、数字化、网络化、智能化、多媒体技术等主要手段，以多元化、异构性的档案信息资源为处理对象，通过对数字档案资源的采集、加工和集成管理，实现档案信息资源利用和共享的超大规模、分布式、可扩展的数字信息系统。应该以公益性为主，以资源建设为核心，统一标准规范，开放建设与利益共享，开发与引进相结合。加强数字档案馆的硬件基础建设和网络环境的构建。

档案信息化保障体系建设。制定档案信息化建设规划应与国家、地区、行业的信息化整体规划相衔接，应明确需求、认真论证、因地制宜、正确定位、明确目标、科学分解。加强对档案信息化人才队伍建设的组织领导，积极开展档案信息化人才的教育培训工作，突出档案信息化人才队伍建设的重点。加强档案信息化的社会服务体系建设，并且做好相关风险管理工作，使档案信息系统安全和档案信息内容安全得到保障。

档案信息化的意义

提高工作效率。传统方式下，档案管理信息需进行分类、排序、装订等程序，然后由人工撰写档案管理的相关信息，最后手工抄写档案目录，并且将目录连同档案一起封装入档案盒内。整个操作过程需要耗费大量的劳动和时间，而且易出现纰漏，导致较多档案被得不到及时合理的整理归档。实施档案管理信息化后，档案管理实现数字化、自动化、网络化。数据只需一次录入就可以多次查找利用，极大的提高了档案管理工作人员的工作效率。

能够远程传输，更好实现资源共享。如果需要纸质档案，需要到档案管理部门查找或发送传真、邮寄等方式。而电子档案在档案管理部门和利用者之间通过网络实现档案的信息传递，可以更加快速便捷的传输，节约了大量时间、人力、物力。如今，“无纸化办公”已得到广泛应用，档案信息管理系统可以与办公自动化平台系统无缝连接，使电子文件在收集、管理、归档和使用过程中具有一体化工作流程，实现文件生成、归档和利用的同步化。

延长档案寿命。传统式档案管理不仅占用大量的库房空间而且管理成本费用较高。由于保管时间长，档案容易损坏，纸张易发黄、易脆等，尤其是长期频繁调用，纸张记录的原始资料出现字迹模糊和破损。而纸质档案数字化后，能够在确保档案信息真实性的前提下减少对存储的硬件要求。档案信息化利用现代科学技术手段使电子文件和数字档案等档案信息资源转为电子档案，以光盘、磁盘等媒介存储，受外界温度、湿度等影响很小，从而不易发生档案文件损坏，信息丢失等情况。

随着信息化成为当今世界经济和社会发展的主题，人们对各种时效性强，高价值的档案信息的需求量越来越大，利用信息网络科技来实现档案管理资源共享势在必行。实行档案资源管理信息化，充分利用信息网络科技服务于档案管理工作以便提供更高质量的档案利用服务。总之，将现代信息技术融入档案管理工作中，实现档案信息化已经成为档案管理发展的必然趋势。

（作者单位：云南建水县委党校）