档案数字化安全管理策略研究

2016-12-31程秋平敏江阴职业技术学院

数码世界 2016年8期

程秋平　蒋　敏江阴职业技术学院

档案数字化安全管理策略研究

程秋平蒋敏
江阴职业技术学院

随着现代社会的快速发展，市场信息的不断扩增，各行业各企业档案内容出现不断复杂化、不断扩大化的状况，从而导致档案管理愈发困难，容易出现疏漏，对于各行业企业的稳定发展较为不利。针对这一现状需要采取的对策就是应用发展档案数字化安全管理模式，即将传统的以人工为主的管理模式，往自动化管理方向发展，这能够有效地提升管理效率以及管理质量。本文主要研究的内容就是档案数字化安全管理发展完善策略。

档案数字化安全管理安全管理策略研究分析

档案数字化安全管理是现今市场应用较为广泛以及应用效果较为突出的一种档案管理模式，主要原因就是档案数字化安全管理主要应用计算机技术以及网络技术，能够在一定程度上保证数据的完整性。并且为档案数据资料的调取使用提供方便，减少档案数据缺失以及档案资料搜寻的时间，能够为其他方案的提出提供真实、确切的信息，能够促进企业的运行质量以及运行效率。随着档案数字化安全管理的进一步应用以及应用范围的不断扩大，其中存在的不足之处逐渐体现出来，对于各企业的档案管理逐渐造成不同程度的影响，并在某种程度上严重影响社会以及市场的进一步发展，主要原因在于档案管理出现问题的主要方向为数据资料误差、数据资料丢失、数据资料被替换以及被偷窃等。导致企业发展的基础严重受到影响，对于企业的进一步策划的推出以及发展方向的确定造成严重影响，企业在该环境中容易出现发展停止不前，甚至于退步的情况，该种情况的进一步扩散则会严重影响市场的发展。由此可见，档案数字化安全管理是一种利弊共存的档案管理模式，本文对档案数字化安全管理的主要发展方向就是对存在的问题进行探讨，确定造成这一问题的主要因素，进行更深一步的探究。

1　档案数字化安全管理发展价值

数字化简单的来说就是将重要且有利用价值的各种形式信息通过计算机转换为数据、数字进行保存或者处理，在需要使用时再通过计算机技术转换成原有的信息形式通过屏幕呈现出来。数字化的优势在于数字信号相对其它形式信号而言更为稳定、可靠性更高，不易受到其它外界因素干扰，数字信号处理电路简单，不需要进行各种复杂的调整，运行效率以及运行质量有保证，信息储存量相对较大，信息处理效率相对较高等。

数字化管理模式应用范围较为广泛，档案数字化安全管理是其中较为突出的一个方向，主要原因就是档案是企业核心资源以及核心信息的载体。随着企业运行模式的不断复杂化，运行内容的不断复杂化以及运行结构的层次化，档案的内容以及档案的分类逐步复杂化，档案的数量以及档案所涉及的方向不断扩大。数字化管理模式能够较好地处理档案管理中存在的问题，能够有效地提升档案管理的效率以及档案管理的质量，能够加速企业的运行，为企业在逐渐激烈的市场竞争环境中增加优势。档案数字化安全管理就是将各种类型的档案信息通过人工输入计算机，转换为数字数据类型进行储存管理，能够确保档案信息的完整性以及安全性。

1.1档案数字化安全管理应用范围

随着档案数字化安全管理的应用效果以及应用价值的体现，档案数字化安全管理的存在价值以及存在意义逐渐被社会所认可，应用范围以及应用方向逐渐发展起来。通过实际的调查分析发现，档案数字化安全管理主要应用的方向包括各企业档案的管理、各高校档案的管理、国家机密档案的管理、工厂技术档案的管理、科技研发档案的管理等等，这些档案的内容涵盖社会运行的各个层次，涵盖社会组成的各个部分。因此，档案数字化安全管理是现今社会的重要组成部分之一，同时也是现今研究的主要内容之一，有实际的研究价值以及研究意义。

1.2档案数字化安全管理主要作用

档案数字化安全管理在实际的应用过程中，所体现的作用效果包括档案数字化安全管理能够实际的增加各方面档案管理的稳定性，以及档案管理的安全性，档案管理的完整性，进而能够保证档案的利用效率以及档案的利用程度。能够推动科学研究的进展，加速企业运行的效率，推进社会市场的发展，能够稳定社会发展的基础。档案数字化安全管理同时能够减少人工劳动力的支出，能够在一定程度上降低成本支出，能够减少信息处理过程中出现的误差，减少由于该种误差造成的损失。档案数字化安全管理能够实际的为社会的进一步发展奠定基础，能够实际的促进市场社会的发展稳定性，能够减少各行业的发展危险系数，能够减少各行业的不利影响因素，档案数字化安全管理存在较为显著的优势，有探究的意义价值。

1.3档案数字化安全管理存在必要性

档案数字化安全管理该种档案管理模式是在信息化时代背景下提出，适合现今不断加速的生产步调，不断变更的时代发展方向，以及不断更新的档案内容以及档案形式。能够较好的掌握档案的管理方向以及管理内容，能够实际的满足社会对于档案管理的要求，以及能够在一定程度上进行自我升级以及自我改进。能够紧跟时代步伐，保证档案管理的质量与时代接轨，档案数字化安全管理存在的必要性由此体现。档案数字化安全管理的进一步发展主要原因就是其中存在一些不足之处，需要进一步完善，才能够保证档案数字化安全管理作用的完整体现，下面对其存在的不足之处进行全面的分析探讨。

2　档案数字化安全管理发展应用现状分析

2.1纸质信息数字化转换过程中存在问题

档案数字化安全管理实现的主要步骤为纸质信息转换为数字化信息，实现该目的的主要操作就是将纸质信息通过人工方式或者扫描方式输入至计算机内。由于现今处理扫描数据以及扫描资料的软件较为不足，以及程序较为不稳定，因此，现今主要采取的方式就是人工输入。该种输入方式存在的主要问题就是由于档案资料以及档案数据内容庞大，资料数据输入人员有限，输入时间有限定，导致在输入过程中容易出现数据上的紊乱以及数据上的错误。该种原始性的错误，现有计算机技术无法进行矫正以及无法及时发现，而通过利用该种错误信息处理后得到的信息容易导致极大的损失，以及导致企业运行出现漏洞，科技研究需要重新设计，这对档案数字化安全管理的进一步发展推广较为不利。因此，针对这一问题需要及时提出应对措施。

2.2档案数字化安全性保证存在问题

档案数字化安全管理中心内容就是安全，档案数字化安全管理现状就是随着网络化环境的逐步复杂化，计算机技术以及计算机设备的快速更新换代，档案数字化安全管理的安全性逐渐受到威胁。主要来源包括计算机运行过程中计算机设备出现故障，计算机运行的承载量有限，档案管理数据过于庞大时容易出现设备上的损毁，导致数据的不稳定以及数据出现大面积的损毁，这对于企业的运行、工厂的运行以及各种机密内容的保存造成致命性的危害，容易引起各种类型的动荡，对于社会的稳定发展较为不利。档案数字化安全管理还涉及到数据的交互以及数据的传输，与网络技术相联系，而现今网络环境中较大的一个漏洞就是黑客以及病毒，通过网络侵入各大档案管理系统，对档案数据进行偷窃以及损毁，这不仅是一种犯罪行为，在很大程度上制约了社会的进一步发展，以及严重影响了社会的稳定性。档案数字化安全管理的安全性无法保证是现今存在的最为突出的一个问题。

2.3档案数字化安全管理技术、人员存在问题

档案数字化安全管理的实现需要相关技术的支持，同时需要相关专业操作人才的支持，在该方面存在的主要问题就是档案数字化安全管理技术较为落后，主要体现为档案数据化安全管理过程中对于硬件、软件、程序方面的研究较为有限，研究方向以及研究内容没有进一步确定。现今所应用的技术无法支持大量数据的运行，出现故障的机率较高，人员存在的主要问题就是没有遵循严格的操作规范，同时没有及时的对计算机进行检查测试，对于其中存在的问题没有实际的发现修补。

3　档案数字化安全管理策略研究

3.1纸质信息数字化技术研究

档案数字化安全管理发展策略之一为发展扫描处理软件，将纸质信息转换为数字化信息过程中尽量避免出现人工转换的情况，主要原因就是人工转换过程中无法完全避免失误的出现，因此，需要改进的方向就是针对扫描信息进行处理的技术，主要研究的软件就是将扫描所获取的信息转换为文本格式、word格式等，能够实际的避免乱码以及信息转换错误的情况出现，该种软件能够通过对数据的调整，升降转换精准度，各种数据针对的转换内容不同，如以公式为主的扫描信息则精准度较高，同时改进计算机对于信息的反应敏锐度，对于明显存在不合理的数据进行提示，如转变为红色字体。

3.2档案数字化安全性保证研究

档案数字化安全性保证的研究方向就是改进计算机设备，更新计算机系统，以及研究开发针对各种病毒的补丁、软件、程序等，首先对现今存在的设备主要问题进行研究，确定设备改进的方向，同时把握档案数据的发展方向，以及档案数据数量的上升趋势，将这些信息进行整合考虑，研究出能够在较长时间内适应档案数据处理数量变化的计算机设备以及系统。同时对现今存在的主要病毒类型以及黑客的技术发展方向进行研究，进行更进一步的防护墙设置，增加突破的难度，并且能够及时的感应攻击以及侵入，及时做好准备。

3.3相关技术人才研究

技术改进的主要方向就是及时对数据进行备份以及及时对数据进行保护，及时发现运行过程中存在的问题以及不足之处，通过提醒或者自我调整等方式进行改进，防止出现各种问题以及误差，针对人才进行的探究就是制定相应标准的人才招收条件，制定一定的人才管理模式，对于档案数字化安全管理运行操作严格规范，对于出现的问题由负责人全权承担，制定相应的检查安排以及修补安排。