社会保障电子档案管理系统建设的若干研究

2016-12-31程艳

中国管理信息化 2016年15期

关键词：电子化社会保障档案管理

程艳

（眉山市人力资源社会保障信息中心，四川眉山 620010）

社会保障电子档案管理系统建设的若干研究

程艳

（眉山市人力资源社会保障信息中心，四川眉山 620010）

社会保险档案主要含有劳动者的基本信息资料和保险费用缴纳明细以及待遇福利等相关的信息，它的准确性和安全性会直接影响到参保人员的切身利益，对参保人员具有十分重要的意义。因此，人社机构一直在积极对自身的档案管理工作进行调整，并在大力推广档案电子化，从而实现公共服务信息化。

人社局；电子档案管理；系统建设

随着现在网络技术的不断发展，给人们的生活带来了极大的便捷。而将档案电子化，可以有效提升档案管理的工作效率，从而更好地为人民进行服务。

1 建立人社电子档案管理系统的重要性

以往使用的纸质档案不仅书写的字迹、格式都没有统一的标准，缺乏一定的规范性，而且纸质的档案，也存在容易损坏、容易丢失等弊端，对人社档案的管理工作造成了一定的影响。而将档案电子化，既能保证档案的格式统一，同时还能实现异地联网，有效提升档案管理的工作效率。

因为社会保障是与民众的利益切身相关的，对于社会经济更是有着极大的推动作用。因为人社档案都是群众办理社保与其他保障项目时所上交的个人相关信息而形成的，档案数量极为庞大，而且，由于现在民众对于社保的重视程度越来越高，民众的参保热情也越来越高涨，增加了人社档案的数量，这就使得整个档案管理系统整体极为庞大、复杂，单纯使用人工的操作方式，很难完成档案的管理工作。正是因为这一情况，档案管理部门开始利用计算机技术进行档案管理，这样的管理方式既能将管理工作清晰化、规范化，而且还可以提高管理人员专业能力水平。

2 电子档案管理建议

2.1 电子档案管理的基本流程

人社电子档案的管理流程一共分为三个步骤。

2.1.1 档案收集

首先，相关工作人员要将参保人员的信息统一收集起来，并按照一定的方式对信息进行分类、整理；其次，按照电脑中对档案编辑的号码打印出条形码并将其粘贴到文件上。

2.1.2 档案整理

在完成文件的收集分类之后，档案管理人员既要对档案进行接收，双方经办人（档案管理人员以及业务办理人员）都要在交接文件上签字确认，运用扫描仪、高拍仪等电子设备，将参保信息、提交资料、个人签名等原始档案转化为电子档案，再按照分类目录保存到电子档案管理系统中。

2.1.3 档案保管

档案管理室接受电子档案之后，就要将其输入到档案信息资源库。在日常的资料管理中，一方面要做好日常的维护工作，保护纸质与电子档案不出现受损、丢失的情况；一方面要定期对所有档案进行盘查。这样的做法主要有两个原因：第一，通过盘查能够及时发现档案是否有损坏和丢失的情况，一旦出现能够在第一时间进行处理，对档案进行有效的管理；第二，就是为了定期对档案的价值进行确认，对于一些没有价值的档案要对其进行销毁，同时要对档案目录等相关文件进行修改。

2.2 提高档案管理人员队伍水平

作为档案电子化的主要推动者，档案管理人员管理能力和综合素养会直接影响到档案管理的发展，因此对整体管理团队的培养是很有必要的。①要让档案管理人员对本职工作又正确的认识，使员工认识到档案管理工作的重要性，增加他们对于工作的自豪感，从而使他们能够积极对待每天的工作；②对档案管理人员进行计算机知识和档案管理知识的培训，并举办专业技能大比武等形式来激发工作人员学习热情，从而切实提升职工的档案管理能力；③要定期档案管理人员进行综合素养培养和心理疏导。在心理疏导方面，由于档案管理工作的内容较为枯燥和繁琐，长期的工作难免会让工作人员产生一定的情绪，会对他们的工作造成一定的影响，所以档案管理机构要对员工予以足够的关注，一旦员工出现情绪较为低落等问题，就要及时对员工进行询问；在综合素养方面，因为人社档案的性质比较特殊，每一份都有参保人员的详细资料，因此需要极高的保密性，一旦发生信息泄露等不良情况，会对参保人员造成直接的损失。因此要加强对员工道德方面的培训，避免档案信息泄露事件的发生。

2.3 电子档案的安全保护措施

电子档案的推广虽然为档案的管理工作带来了一定的便利，但是在网络安全方面还存在一定的问题，因此档案管理部门一定要重视电子档案的安全问题，可以从以下几个方面入手加强电子档案的安全。

2.3.1 制定档案管理制度

要使档案的管理制度正规化、规范化，要建立相应的管理制度，档案管理人员要严格按照制度进行操作，从而减少因工作人员操作不当造成电子档案保管不善的问题发生。

2.3.2 聘请专业网络安全技术人员

各人社机构要根据自己的实际情况聘请专业的网络安全技术人员，对档案管理使用的计算机的安全防御系统进行升级，并安装相应的杀毒软件以及防火墙，并将基础的使用方法教授给档案管理人员，从而有效控制非法入侵和病毒植入的机率，提升电子档案的安全系数。

2.3.3 购买质量优良的储存载体

电子档案基本都会存储在软磁盘或光盘之上，相关单位在购买载体时要选择质量较好、性价比较好的产品，从而延长档案储存的时间。