如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

姚武

（江苏省句容市市场监督管理局，江苏 句容 212400）

如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

姚武

（江苏省句容市市场监督管理局，江苏 句容 212400）

档案对于机关事业单位至关重要，因为机关事业单位的诸多工作都需要通过档案来开展，因此，机关事业单位在日常工作中，要提高档案管理的能力，提高其规范化和标准化的程度。文章主要分析我国机关事业单位档案管理工作中存在的问题，以及提升规范化和标准化的措施，希望能够机关为事业单位的档案管理工作带来帮助。

机关事业单位；档案管理工作；规范化；标准化

我国的机关事业单位众多，其承担的责任也比较重，在社会发展的过程中，做出了积极贡献，因此，机关事业单位在我国具有较高的地位。随着时代的发展，机关事业单位的档案管理工作逐渐遇到问题，进而影响了工作的正常进行，工作效率逐渐降低，这是因为机关事业单位的档案数量在不断增加，档案管理的时间也在延长，如此多的任务压在并不成熟的单位上面，势必会影响其发展。为此，应当提升档案管理的能力，重点要推进其规范化和标准化，笔者结合自身的工作经验，阐述这方面的相关措施，希望能够为机关事业单位带来一些参考。

1 机关事业单位档案管理工作存在的主要问题

1.1 机关事业单位档案管理方式陈旧

机关事业单位的档案管理仍在沿用以前的老办法，以纸质的档案为主，然后将其放在特定的场所中，当使用到这些档案时，需要到该场所进行查阅，查阅过程使用的时间在几小时至几天不等，这种管理方式在以前的工作过程中能够发挥重要的作用，但是，随着社会的不断发展，工作内容的逐渐细化，档案的数量与日俱增，传统的档案管理有些落伍，因为它不仅不能提高管理的效率，还会增加管理部门的负担，影响整个单位的工作效率。因此事业单位档案管理方式不能一成不变、遵循守旧，不能停留在老路上。而实现信息化管理、网络化管理是大势所需，用计算机管理档案能提供诸多方便，这才是高效快捷的管理方式［1］。

1.2 档案管理认识水平有待提高

目前，机关事业单位往往把比较实际的工作当做核心任务，认为档案的管理往往属于后勤一类的工作，因此，在工作中会比较松懈，产生这种问题的主要原因就是事业单位的领导对档案工作不是非常重视，他们认为这种工作不能突显自己的工作成绩，不能给自己带来实际的利益，因此，会将人员安排在一线工作中，往往将年近退休的员工或者工作水平较差的员工安排到档案管理工作中，这些员工的工作效率是非常低的，他们的工作态度也存在很大的问题，例如会将这份工作当做是养老的工作，或者是消磨时间的工作，不会将自己的精力投入到档案管理工作中。同时，上级的部门在考核时，往往也不会对档案管理工作进行考核，这样也使得部门的档案管理积极性降低，而且，工作人员在填写档案时，存在应付了事的思想，填写过程非常不认真，字迹潦草、内容非常简单，使得档案的价值大大降低，这些原因使得档案资料的内容的利用性极差，不能为实际工作带来有益的帮助，所以，这种局面应当得到改变。

2 机关事业单位档案管理的未来要求

在未来的档案管理工作中，应当实现规范化、标准化、信息化等多方面的要求，未来的档案管理工作将不再使用现如今的方式，其主要依靠计算机和信息技术进行管理，它有别于传统的纸质档案管理方式，具有占用空间小、存储量大的特点，是非常适合机关事业单位工作要求的档案形式，档案处理信息的能力大大提高，还可以实现档案信息的超远距离传输，使得档案的利用效率极大提高。未来的管理方式应当对档案信息进行高度浓缩，使得档案的体积和所占用大的空间大大减小，而且，还能最真实的记录信息内容，保持信息的准确性，例如现在的监督工作中，还会使用录音录像设备，通过信息化的方式，能够将这些声音和视频进行存储，提高了档案的丰富程度。此外，未来的档案管理方式应当具有较长的保存时间，满足机关事业单位工作的需要，其保存的方法要得当，保存的环境条件要适宜，使得档案在很长时间内不会出现损坏［2］。

3 机关事业单位推进档案管理规范化标准化的实施途径

未来机关事业单位的档案管理工作应当实现计算机管理，其具体的执行措施和应当坚持的原则主要包括以下几点：

3.1 深化档案改革，升级管理方式

当前形势下的机关事业单位工作压力非常大，其在进行管理、治理、检查的过程中，会用到以前检查的数据，例如检查企业是否进行了整改，是否改进了生产方式方法等，如果使用现代化的档案管理方法，就能及时的调取过往的数据，提高监管的效率，而且，档案材料的种类比较丰富，在管理的过程中，机关事业单位的相关人员要对档案资料进行维护，维护的方法主要是病毒检测与病毒查杀、进行数字化扫描，对重要的档案资料要进行备份，并妥善保管，相关部门要有勇于创新的勇气，实现档案管理的信息化，节省时间的同时又提升了工作效率。

3.2 加大宣传力度，增强档案意识

档案管理工作是一种不会直接产生利益的工作，但是，它能为其他工作提供便利，帮助其他工作创造利益，机关事业单位的档案对工作具有明显的帮助作用，如果档案调取的效率非常高，就能对重点工作进行系统的排查。同时，通过信息化的方式还能存储录像、照片等传统档案不能存储的数据，这种数据能为检查工作带来更大的便利，提高检查的直观性，因此，相关部门要加强这方面的宣传和引导，普及信息化档案的优势，让干部职工逐渐接受这种管理方式。

3.3 理顺管理体制，狠抓组织落实

机关事业单位的领导要加强对档案管理工作的重视，充分认识到它的重要性，在选派员工的时候，要挑选责任心强、能力强、做事严谨的员工，因为，档案管理工作的难度并不大，它的主要要求就是工作严谨认真，不能出现纰漏，因此，那些做事马虎，不注意细节的员工就不适合这项工作。同时要制定严格的管理制度，将档案管理工作的责任落实到每个人的身上，这样就能加强员工的责任心，减少相互推卸责任情况的发生。上级部门在进行工作考核时，要进行档案管理工作的考核，提高下级部门的责任心和使命感［3］。

3.4 全面普查案卷，去粗取精

在全部档案中，会存在许多无用的档案，或者制作非常粗糙的档案，这些档案的存在不仅增加了工作的数量，还占据了档案管理资源，为此，需要对这些档案进行清理，保留有价值档案，这是档案管理标准化的第一步工作。综合性的档案管理部门，要对管理的档案进行清查，分门别类，销毁些无用的档案资料，然后才能为计算机信息化管理提供帮助。

3.5 按照规范标准进行重新组合

对于厚度过厚、内容比较复杂的档案，要进行重新组卷，该工作的主要原则是将具有相互联系的文件组合到一起，对于那些没有页码、没有目录的档案，要重新进行编码和制作目录，保证重新组合之后的档案更加规范和标准，通过重新组卷的方式，能够最大限度地解放馆藏场地，优化管理资源，提高管理的效率。

3.6 规范著录工作

著录工作是实行计算机管理的一项重要基础工作，会对计算机管理的真实性和可靠性产生重大的影响，因此，相关部门要按照《档案著录规则》中的规定，规范自己的著录行为，由于各个档案管理部门的条件存在差异，且计算机管理又提出新的技术性要求，所以各个档案管理部门，要从自己的实际情况出发，结合计算机管理方法的技术要求，制定出相应的著录细则［4］。

3.7 统一分类号

计算机在检索时，会根据档案的分类号进行，所以，分类号制作的质量会影响计算机检索的结果和效率，为了保证检索的效率，档案管理人员在分类过程中，要根据我国的《中国档案分类法》进行分类，同时，还要根据各地的具体情况进行划分，提高档案的可利用价值。另外，在分类工作中，要加强分类的审查力度，及时纠正不合理的分类，并且要经常组织工作人员统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，实现规范化管理的目标。

4 结语

总之，随着科学技术的进步，以电子文件为载体的信息化档案管理方式开始逐渐兴起，这种档案管理方式记录的内容更加丰富，信息量更大，规范化、标准化程度更高，更重要的是解决了传统档案只能记录文字材料或者依靠其他方式进行存储的弊端，而机关事业单位的档案管理方式已经与现代社会有些脱节，因此，提升档案管理的规范化标准化就成为必然，相关部门应充分认识档案的重要性，认真对待，在日常工作中逐渐提升档案管理的水平，制定一套科学有效的管理模式，提升档案管理的水平，以适应新时代的发展。

主要参考文献

［1］路晋超，贾彦敏，林建民.事业单位档案管理信息化建设的若干问题［J］.黑龙江史志，2013（11）：208.

［2］王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施［J］.华章，2013（2）：321.

［3］成立立，李伟.档案信息化建设存在的问题与解决措施［J］.黑龙江科技信息，2012（4）：130.

［4］侯芸子，张龙.高校学生档案管理的现状与对策［J］.丽水学院学报，2008，30（6）：126-128.

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.15.109

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1673-0194（2016）15-0174-03

2016-06-29