关于财务档案管理信息化建设的思考

2016-12-31王文杰

中国管理信息化 2016年15期

关键词：存储介质备份介质

王文杰

（潍坊学院，山东潍坊 261061）

关于财务档案管理信息化建设的思考

王文杰

（潍坊学院，山东潍坊 261061）

通过对财务档案管理信息化建设的内容进行分析，提出了财务档案管理信息化建设与应用的软硬件环境要求，并从文件层次构建及网络化服务方面提出对财务档案信息化建设的看法。

财务档案；管理；信息化建设

1 财务档案管理信息化建设的内容

1.1 财务档案信息化的范围

对财务管理的日常业务凭证应做到及时归档；对财务管理中涉及的各类合同和协议应随时归档；对项目文件和购置的设备应及时登记并录入信息库归档。财务的电子文件包括背景和内容信息，元数据等等，电子文件的归档应做到定期进行。电子文件的归档分为逻辑归档和物理归档，逻辑归档指通过网络将财务管理档案的数据传输到档案管理部门，物理归档则指将财务管理档案数据下载到存储介质，再将存储介质移交给档案管理部门。为防止电子文件损毁，保证财力档案电子文件长期完整，同一数据应做到逻辑归档和物理归档。

1.2 财务档案信息化的要求

用于财务档案归档的文件要求完整、系统、准确。其存储介质应便于长期保存，保存介质必须是全新，避免因重复使用而感染病毒。为做到财务档案的完整性，凡有视频音像的文件应同时附上文字说明，并一起归档。原则上，进行保存的电子档案为一式一份，但是值得注意的是，为避免借用损坏，对一些重要的财务档案的电子文件可以制作成一式两份甚至一式多份，以确保电子档案不会因频繁借用而导致损坏。同时，档案部门对于借用的财务档案电子文件，还要及时进行检查，如发现存储介质损坏，要及时进行重新备份。

1.3 财务档案信息化后的保管

财务档案的电子文件可以参照纸质档案的分类进行管理。具体操作上，包含以下几个方面：一是按照财务管理纸质档案的分类进行分类整理；二是根据分类情况，把不同类别的财务档案电子文件存储到不同的介质上面，在介质上应用贴上纸质说明，注明电子档案序号、密级和保密期限、介质序号、存储日期、保管期限等信息。用于电子档案存储的介质应为一次性写入媒介，以防在档案存储后更改内容。电子档案存储介质可以根据实际情况，制作一式一份或一式多份，对于重要档案，可以制作成一式三份，一份存档，一份异地存档，一份作为借用备份，以确保万无一失。电子档案的保管期限可参照纸质档案，到期销毁时要有登记和相关信息记载。

2 财务档案管理信息化建设与应用

2.1 软硬件环境要求

财务档案管理信息化，要求必须配备相应的计算机硬件系统和适应档案管理的软件系统。财务档案信息化管理系统必须具备收集归类、数据存储、数据检索、权限设置、借阅管理、安全保密等功能，并且可以根据实际管理需要进行功能扩展或删除。财务档案信息化管理系统的收集归类，要根据纸质档案的分类情况确定，其信息存储要采取服务器与存储介质相结合的形式，对服务器上存储的数据可以随时调用，以满足平时的工作需要，如遇特殊情况造成服务器上的数据损毁，可以调用存储介质上的数据。随着信息化的普及和不断深入，我国财务档案管理信息化的将会越来越普及，伴随财务信息化数据的增多，对存储空间和介质的容量要求也会逐渐增加。在未来，利用“云计算”等方式进行数据存储会将成为多数企业和单位的必然选择。

2.2 文件层次

财务档案的电子文件分为案卷级和文件级两个层次。重点在于建设文件级档案管理数据库，案卷级档案管理主要是方便查找和调用。

2.3 网络化服务和要求

财务档案管理信息化建设的主要目的之一是为了方便网络化服务。档案管理部门应按照企业对财务档案的管理条件设定财务档案调用权限，并在计算机上时行设置和落实，对应相关部门提供网络化服务。为达到这一目的，要求具备的条件如下：首先是建立财务档案信息化管理制度，做好档案分级管理；其次是设置不同调用者的权限，根据企业赋予的管理者权限，财务档案管理部门要严格保密制度，在网络化服务中做到保证只向具备调用权限的人员提供档案信息，具体到操作层面，应该设置财务档案文件调用者的身份验证、权限控制，并加装防火墙等设备；最后是按照保密制度要求，将涉密的财务档案与互联网进行物理断开，非涉密的档案采用防火墙等设备与互联网进行逻辑隔离。另外，还应对财务档案管理服务器建立可靠的备份恢复系统，数据备份要求做到一天一备份，备份的服务器必须是异地服务器，不得仅在原服务器上作备份。对于意外停电、雷击以及病毒感染等情况导致的数据损毁也要有数据恢复预案。同时，对于联结互联网的财务档案，要有专门的防护软件，防止黑客侵入盗取财务档案信息资料，并进行实时监测，对一些比较重要的财务档案电子信息，要有专门的服务器进行存储，并配备有计算机专业人员进行定期维护和检查。对于用于存储的磁盘等介质，要切实采取措施，进行防火防潮防盗管理，定期对磁盘情况进行检查，如遇老化等自然原因不能使用，要立即从服务器或其它备份介质中提取同行数据进行重新备份，并记录在案。