论事业单位档案信息化建设

刘 惠

(武汉产品质量监督检验所，湖北 武汉 430015)

0 引言

现代电子信息技术的发展，对社会的各方面产生了质的飞跃。信息技术迅速在各行各业应用起来，档案管理也不例外，档案信息化建设已在全国各地开展着。然而在档案信息化建设中出现了一系列问题，值得我们引以为戒。本文主要针对事业单位档案中存在的问题进行分析，并提出建设性意见，以利于档案信息化更好地建设。

1 事业单位档案信息化建设的必要性

随着现代科学技术的迅猛发展，以计算机和网络技术为代表的信息技术已经广泛应用在各个行业。传统档案的归档整理方式、保存方法、检索、查询等手段等已无法满足当今社会发展的需要，逐步被计算机和网络技术为代表的信息技术所取代。现代一些电子政务、电子商务、OA办公自动化系统，电子文件在线传输、批阅等等，使档案管理发展的环境和形势发生了很大变化。因而，加强档案信息化建设已成为各个档案部门责无旁贷的历史责任和必然选择。事业单位接受党委和政府的领导，设置党组或者党委会，属于国家机关编制一类等独特的属性，另外随着事业单位的逐步转企改制，事业单位档案管理日趋复杂，动态管理成为必要。再加上事业单位的档案则有着记录机构发展历史、组织变化、人事任免以及重大历史活动等职能。它能为单位的发展与改革提供历史依据，为人员的聘用提供参考。为适应新时代新形势下事业单位的发展，实施档案信息化管理，促使事业单位档案工作取得突破性进展尤为重要。

2 事业单位档案信息化建设存在的问题

2.1 事业单位档案工作日益边缘化

当前,事业单位的很多领导把业务的发展当作单位的中心工作,认为档案管理工作无关紧要。但实际上,事业单位的档案则有着记录机构发展变化、人事任免、以及重大历史活动等职能。它能为单位的发展与改革提供历史依据，为人员的聘用提供参考。由此可见事业单位档案管理工作的重要性,事业单位的领导必须对档案的管理足够重视,才能为单位的发展争取到最大的利益。

2.2 事业单位档案管理者素质薄弱

近些年，随着事业单位转企改制的启动，很多事业单位对组织结构进行调整，对管理层次进行削减，,对管理人员进行裁剪，精简管理结构，以降低管理成本,提高事业单位转企后的市场应变能力。这集中表现为，许多事业单位的档案机构与人员成为裁减的对象，导致他们档案管理的积极下降。另外档案管理员在事业单位大多数年龄偏大，所受的文化教育水平不高，大多数是中专毕业，管理档案的专业人员在事业单位中是比较匾乏的,大多数档案的管理人员只是兼职，没有参加过专业的档案管理知识的培训。从而导致许多事业单位档案管理员素质普遍偏低，大多数档案管理者只是停留在对档案进行分类整理、归档或者把纸质档案录入电脑等简单的档案管理流程，这些难以满足档案管理信息化的要求。

2.3 事业单位档案信息管理方式实效不高

一些事业单位负责档案管理部门面对信息化浪潮，精密锣鼓开始积极行动起来。他们引进大量先进的设备，运用先进的仪器设备一方面，脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面，对实体档案进行数字化处理。然后，在档案管理系统软件的帮助下，它提供了网络的信息检索或浏览。但许多机构档案机构只是盲目引进设备档案管理，对档案信息化建设，缺乏先进的思想指导，对档案信息化建设的根本目的缺乏深刻认识，重视档案管理系统建设的开发利用，忽视档案信息资源。因此，档案信息化建设的实际效果不高。

2.4 事业单位档案信息化建设安全的防护制度不健全

在事业单位日常工作中，难免会涉及到一些国家机密文件，在此类文件的归档过程，进行信息化处理时，要注重文件资料的安全，确保涉密资料的安全。但是有的事业单位没有从管理制度上建立相应的安全防范机制，在整个运行过程中，缺乏行之有效的安全检查和应对保护制度。虽然有些单位出台了一些档案安全保密制度，但远不能满足档案信息化网络安全管理的发展需求。

2.5 事业单位档案信息化建设技术水平落后

档案管理要实现信息化，必须要达到相应硬件水平作为支撑，特别是信息化管理技术、设备的依赖性较强。档案管理信息化首先要求保证档案信息的安全，档案管理网络环境安全的前提条件下，杜绝骇客、病毒危害档案管理信息化工作的实施，确保档案信息化建设。然而，大多数事业单位档案的管理技术、设备比较陈旧老化，仅仅只是拥有几台电脑，把资料录入电脑再进行扫描等等，虽部分设备虽能做到网络连接一体化，但是难以升级，无法防止网络病毒对档案信息化管理来带的潜在危害。

3 事业单位档案信息化建设对策分析

3.1 加强事业单位档案管理复合型人才的培养

为适应信息化档案管理工作的要求，档案工作人员职责不单单只是档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索编制等工作，还需要具备应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案，以及档案信息安全的维护等职责。档案工作人员不仅要掌握档案学的专业知识，还要熟练掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识，还要具备较强的信息获取、交流、传播、鉴定、评估、加工、提炼能力。档案管理人员的素质应当实现"一专多能"的基本素质结构,朝着复合型人才的方向发展。使档案人员由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家里手。事业单位应建立以档案管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，加大对档案管理人员的培训力度，学习先进的档案管理理念，档案管理业务知识，满足档案信息化建设的需要。

3.2 搭建事业单位档案信息资源管理平台

档案信息的建设离不开信息技术，档案信息资源是档案信息工作的源泉。利用信息技术手段，建立档案信息资源管理平台，做好档案数据库系统的操作优化、优化编目和检索查询等方面的应用功能，保证档案信息管理系统资源的安全，保证档案资源丰富、系统化，以实现档案信息资源的共享。建设现有的文件、档案信息发布平台和查询使用系统，方便快捷的向公众提供档案服务，最大限度地发挥档案的社会服务功能。通过对档案信息的处理、提炼、档案信息资源的深度开发和挖掘，依托网络编辑技术，实现了档案编辑成果的有机结合，实现了文本、声音、图像、图片等多种形式的有机结合，真正实现了档案信息开发的目标。

3.3 建立事业单位档案信息安全管理的长效机制

事业单位应建立档案信息安全管理的长效机制，树立“只有安全发展才能科学发展”的理念，严格落实档案“八防”制度，确保档案安全管理警钟长鸣、责任到位、无缝衔接。档案信息系统网络或数据库一旦出现问题，应迅速启动应急方案，使档案信息系统恢复正常。做好档案安全技术体系的建立，特别是在进口、传输、使用的过程中做好安全把控，采取安全保护措施，有效保护档案的安全，确保万无一失。

3.4 做好事业单位档案管理系统和办公自动化系统的有效接轨

随着现代化信息技术的发展，做好档案管理系统和事业单位办公自动化系统的有效接轨尤为重要。这样可以适时接收在办公自动化过程中形成的电子文件信息，并将这些数据直接转化成为数字档案，从而大大提高了档案管理效率。通过加大档案信息基础设施的投入力度，通过对网络、计算机、扫描仪、打印机、图像识别、处理软件等设备，从而双纸质文件和电子文件归档，逐步实现文件的集成，电子文件和纸质文件的同步网络管理，然后通过档案信息管理软件系统的各部门档案的收集、整理、存储、统计、检索和利用的各个方面实现计算机控制和对不同来源和不同格式的数字档案进行标准化处理等等，实现档案管理系统和事业单位办公自动化系统的有效接轨。

4 总结

事业单位档案信息化是一项长期性、艰巨性、复杂性的系统工程。要实现事业单位档案信息化建设，除了要引起领导重视，加大硬软件设施投入外，还需要加大档案复合型人才的引进与培养，以及建立档案信息安全管理的长效机制之外，还要保持事业单位档案信息化与社会信息化建设和电子政务建设三方面的一致性。事业单位档案信息化建设是一个漫长的过程，并不是一蹴而就的。档案信息化建设需遵循自身发展规律，从实际出发，分步实施，积极稳妥地推进进程。

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