工程归档过程中由传统归档到电子归档转变遇到的问题

2016-12-30武朝彦

中国管理信息化 2016年10期

关键词：载体档案管理工程

武朝彦

（中铁工程设计咨询集团有限公司太原设计院信息图文中心，太原 030013）

工程归档过程中由传统归档到电子归档转变遇到的问题

武朝彦

（中铁工程设计咨询集团有限公司太原设计院信息图文中心，太原 030013）

本文分析了工程归档过程中由传统归档到电子归档转变遇到的问题，并提出了科学有效的管理工程电子档案的方法，以期促进工程电子文档管理效率和水平的提升。

档案管理；工程归档；电子归档

21世纪以来，科学技术获得了迅猛的发展，传统的工程档案管理模式已经无法适应当前社会的发展，为了更好地满足时代发展的需求，必须要运用电子化手段进行档案存储工作。在这种背景下逐渐形成了工程电子档案，这种全新的管理模式建立在原有档案管理工作基础上，但同原有存储方式不同，主要存储载体为计算机。在数字化的环境中，借助电子化设备，能够使用多样化的载体对档案信息进行存储。档案管理人员能够利用相关设备对存储的档案进行进一步的处理和查看。在电子化办公的环境下，工程电子设备能够实现对多种不同形式文件、信息的存储，不会占用大量的空间，简化了工程电子档案的传输和处理步骤，大大提高了档案的管理和处理效率，然而在使用过程中也存在一些不容忽视的问题，急需找到出有效策略。从而发挥电子归档模式的优势。

1　工程电子档案管理存在的问题

我国的工程电子档案管理的理念比较落后，造成这种状况的主要原因是工作人员对工程电子档案管理的重要性认识不足，仍习惯采用过去纸质档案管理的方式。笔者根据多年的档案管理工作经验，发现在工程电子档案管理方面主要存在以下问题。

1.1 对工程电子档案认识不足

有的工作人员没有充分认识到工程电子档案的意义及重要性，未能及时归档、处理工程电子档案；有的没有采取安全防范措施，使工程电子档案容易被非法访问、非法改动或者损坏；还有部分人员在没有进行鉴别的情况下就存储所有的工程电子档案，甚至有人将硬盘作为工程电子档案的唯一存储载体，日积月累，工程电子档案的数量非常庞大，增加了管理和使用难度，因此，需对工程电子档案经常进行收集、整理和归档。

1.2 工程电子档案的保存问题

通常纸质文件的保存时间较长，但要求管理人员严格落实相应的保管制度。电子档案的存储模式同传统的存储模式存在较大的差异，计算机设备是工程电子档案存储的载体，依靠相关设施才能够对档案信息进行保存、调取、利用和查看。鉴于此，工程电子信息很容易出现与载体相互分离的状况，数据被篡改、盗取的可能性较大，也会因为电脑病毒出现丢失和泄漏等现象，这些因素直接影响了工程电子档案的利用效率，影响了档案的安全性。

1.3 工程电子档案的保存受设备更新、升级的影响

在科学技术不断发展的过程中，计算机设备也在不断更新、升级，部分原有工程电子档案因为格式、文件类型等因素的影响，不能在全新的环境中进行高效的存储，不利于提高工程电子档案利用效率。

1.4 工程电子档案与办公自动化间的联系分析

从整体上看，办公自动化为工程电子档案的存储提供了坚实的保障，然而工程电子档案管理软件、办公自动化软件两种类型的软件存在一定的差异，无法实现兼容，增大了工程电子档案归档难度。档案管理系统都是由档案行政管理机构所研制的，但是各个企业内部的管理人员是设计办公自动化系统的主体，因此必然会导致两大系统存在不兼容的问题，这就对工程电子档案归档工作提出了更高的要求。

2　工程电子档案科学有效管理的方法

只有把工程电子档案管理好、开发利用好，才能更好地为企业提供服务。那么，如何对工程电子档案进行科学有效的管理呢？

2.1 抓住工程电子档案管理的要点

对于工程电子档案，在管理的过程中要摒弃传统纸质档案的管理模式，结合工程电子档案的基础特点，研究和设计出更有效、更具针对性的管理模式。档案内容、存储载体使用实践、计算机设备运行周期都会对工程电子档案的存储时间产生一定的影响，管理工作的技术性要求较高。要想使工程电子档案具有完整性、有效性及真实性，还要做好安全防护。

2.2 采取有效措施，提升工程电子档案管理水平

在管理工程电子档案的过程中，一定要融合传统纸质档案的管理特点。一般来说，TXT、DOC、AVI、MP4为文字型多媒体电子档案的主要存储格式，而音频电子档案的通用格式为MP3；在形成和处理工程电子档案时选择合适的格式，这样就可以使工程电子档案归档管理更加便捷，无需进行长时间的格式转换操作，整体效率较高。

在对电子档案进行保存的过程中，一定要进行备份处理，存储的载体要具备良好的耐用性和持久性，并做好故障预防、处理工作，对文档复制操作设置相应的密码，提高工程电子档案的安全性、可靠性。

防盗是工程电子档案管理工作的重中之重，直接影响着安全防护工作质量，所以一定从室内环境入手，将室温调整到最优的状态，为档案的安全存储奠定坚实的基础。微机系统必须安装杀毒软件，发挥多种先进杀毒技术的优势，可以利用防火墙来加强管理，并做好杀毒、监控等工作，从源头上控制病毒的侵入。