高校学籍管理与信息化管理系统的适应性研究

2016-12-30黄书楼沈大强黄瑞捷

中国管理信息化 2016年10期

关键词：学籍管理者管理系统

黄书楼，沈大强，梁微，黄瑞捷

（1.广西大学教务处，南宁 530004；2.广西壮族自治区教育厅学生处，南宁 530021）

高校学籍管理与信息化管理系统的适应性研究

黄书楼1，沈大强1，梁微1，黄瑞捷2

（1.广西大学教务处，南宁 530004；2.广西壮族自治区教育厅学生处，南宁 530021）

本文首先对当前高校学籍管理与各个高校教务管理系统对接存在的一系列现状进行解析，进一步将问题细分为两大模块：人员管理和管理系统升级，之后笔者根据理论调查与工作经验提出相应的解决方案。最后，通过研究解析能够一定程度地提高当前高校学籍管理的可操作性、准确性和高效性。

学籍管理；人员管理；信息化；管理系统

本文主要就高校学籍管理信息化的特性进行归纳分析，从而找出相应的解决方案。研究者通过多年的学籍管理工作以及与多个高校管理人员交流学习工作总结发现，学籍数据主要包括以下几种特性。①数据量巨大。就一个普通一年招生3 000名学生的高校来讲，本科四年就有12 000名在校生，再算上已经毕业的学生，作为管理者每天可能要面对好几万学生数据包，而每个数据包都会包含几十个字段，只要有1‰的数据需要查询、修改或维护，那么就会花费管理者大量的时间。②数据重复性高。高校学生数据贯穿着学生从入学到毕业，涉及到缴费、选课、住宿、档案等业务操作部门，数据不断的推送和管理过程中就有大量的重复、冗余产生。③数据复杂性大。因为学籍数据包括学生个人基本信息、学籍状态异动、学业修读情况等信息，其复杂性可想而知。④数据安全性要求高。学籍管理信息涉及学生个人信息及个人隐私，对应的课程成绩等档案信息都是对系统安全提出了很高要求。

基于学籍数据以上特性，本文将从两个方面进行分析研究：管理工作者如何做好调整以更好地适应信息化管理系统的要求；信息管理系统如何升级调整才能更完美地配合管理工作者的需求。

1　人员管理

1.1 信息化对管理人员提出更高要求

随着信息技术的引入，学籍数据将不再以纸质卡片、文本存档这种简单的方式存在。学籍数据基本实现电子化在各个部门中流转，只要操作得当，其将给管理者带来准确、高速的理想效果。然而，并不是所有管理工作者都能很好地适应这种转变，特别是当前高校有经验的管理者，基本都是经历过纸质文档时代的洗礼，但不得不说部分人员在新的信息技术使用方面还有一定欠缺。因此，为适应信息化的要求，就要对管理者提出如下要求。

第一，主动提高信息技术实操能力，特别是基本的计算机操作。随着信息技术的不断深入，相关管理软件也越来越多，管理人员要在日常工作过程中不断学习、使用，才能掌握这些办公软件的基本操作及技巧。这将有利于系统管理信息化操作进程的推进，更有效地提高办公效率。

第二，总结经验，加强交流。高校里面大量的二级学籍管理工作的工作性质、内容十分相近，有经验或者有技术的管理者在工作之余经常把自己的工作技巧总结记录下来，院校一级的管理负责部门定时、定期的组织交流活动，通过座谈会等形式让大家交流沟通，同时做好记录。上级学籍管理部分还可以通过建立交流群的方式，遇到问题及时提出交流，有经验的老师提供方法，在交流中相互提高。如果学籍管理队伍一旦发生人员变动，这些总结工作将让新接手人员更好、更快地上手。另外，计算机技术较强的工作人员可以将自己开发的实用小软件、小命令分享出来，帮助大家提高工作效率。

第三，建设一个稳定的二级学籍管理人员队伍。学籍管理是一个重复、繁琐的工作，有经验的管理者往往比有技术的新管理者更有价值。学籍工作涉及大量的规章制度和常规内容，有经验的工作人员在年复一年的重复工作中遇到了大量相似的问题并积累了简单有效的解决方法，高校领导者应给予充分重视，加强学籍管理队伍建设，提高应有待遇稳定人员，最好能够做到梯度培养。

1.2 做好数据准确入口把关

学籍管理将分为两大块：基础数据和变动数据。对于基础数据，院校级管理者应该核实数据的准确性后，从招生部门录取数据中提取必要字段。因为涉及数据后续操作，必须保证数据与教育部学信网上学生的数据保持一致。对于涉及变动的数据如学籍异动、学院警示等数据，应该由院系管理者核查后由学生本人确定提交院校管理者处理，院校处理后应立即反馈给学生，并给予学生一定时间进行确认。

1.3 学籍管理与其他业务部门协调合作

学籍数据并不是独立存在的，其涉及高校管理特别是教学管理的方方面面，要保证学籍数据的准确性，确保学籍管理工作顺利进行，学籍管理工作者就必须做好与其他业务部门的协调管理工作。学籍管理是高校教学的一个重要组成部分，但是其更重要的是与教学管理其他科室的联系，学籍数据是学生在大学学习过程中最基础的数据，很多教学活动都必须以此数据为基础展开，如学生选课、成绩录入、奖学金评定等。同时，其他教学数据也影响着学籍数据的变化，学生学习压力过大申请休、退学，学生因违纪处分导致不能获得学位授予资格等，只有及时沟通才能做到实时更新学生学籍数据，了解学生的最新动态。此外，现有高校基本都是学工和教务分开办公，在日常工作中经常出现双方协调不足而导致学生信息收集不完整，特别是涉及学生学籍异动时，双方职责不清导致无法准确掌握学生的最新学习动态，等到发现学生成绩异常时就会耗费管理人员大量时间和精力去追查。因此，学籍管理者必须做好各方面的协调工作，一旦遇到多部门交叉的问题，应主动沟通，提高工作效率，同时避免错误出现。

人员管理是学籍信息化管理最基础的一环，如果这个环节没有处理好，即使引进再好的管理系统也没有用。反之，管理人员素质全面提高了，信息化的推进将事半功倍。

2　管理系统升级

2.1 做好重要字段修改安全提醒

在日常学籍管理工作中，最让学籍管理者揪心的是，一些关键数据不小心被错误修改了，特别是有些数据提交修改了以后想要再改回来就要经过大量繁琐的程序，因此管理系统应该对重要字段、关键数据的修改进行提示，尽量避免忙中出错，特别是有些如姓名、学号等内容相近容易产生误操作的信息应该予以重点提示。以毕业审核为例，院系管理者审核完毕提交数据时应该对作为关键审核字段的姓名、学号相似的数据进行提示，让操作者花时间进行二次确认，确认无误后再提交，这样才能避免数据汇总后产生不必要的错误。另外，要做好一些基本数据字段的保护，像学号、姓名、考生号、身份证号等基础数据都需要具有最高管理权限操作者才能进行修改操作，而且修改后应该有原始数据和更新数据的记录，否则发现错误想改回来就很困难。最后，对于院校管理者的批量操作应该有个明确的引导过程，先对关键数据字段进行核对，核对无误后再进行下一步操作，不能为了方便直接一步到位，其造成的错误将要花费管理者更多时间来矫正。

2.2 更人性化的智能操作

各个学校人员情况参差不齐，没有办法要求各二级学院学籍管理人员都具备较强的电脑操作能力，或者较好地学习能力。学籍管理系统应设计出更友好的界面，让管理者能够简单明了地进行操作，其主要包括以下几个方面的内容。

2.2.1 不同管理者应有不同操作界面

每个级别操作者都应该有相应界面，由系统开发者和院校管理者协调后将其主要操作模块进行分类固化，而一些二级管理者在不删除必要功能的基础上可以根据自己的习惯和需要增加自己个性化设计。

2.2.2 加入引导功能

管理系统应该具备应有的引导功能，不管是熟练操作者还是初次使用者都能根据提示一步步完成操作。明确标示一些重要的学籍处理功能，对相应操作进行一一提示，避免遗落重要信息。

2.2.3 数据规范与自动匹配并存

学籍管理数据量大且准确度要求较高，管理人员在平时处理过程中寻找相关数据或者批量处理数据时经常会出现数据规范性与原数据的准确性相矛盾，导致处理过程十分繁杂。通过系统数据先进行自动匹配后，管理人员再进一步操作将节省大量精力，同时也能避免错误产生。

2.3 实现全面贯通的网上操作服务

真正的学籍管理信息化，应该能够做到从学生提交申请到学校管理者审批都能在网上进行，不管所在高校是二级管理还是旧式管理模式，管理系统都应实现全面的网上操作，学生不需要拿着材料在各个部门之间奔走，管理者也不用一个个核对其纸质材料与系统数据。下面以一名学生申请退学为例介绍一下系统应该实现的功能。

①学生端口，学生能够在管理系统提出退学申请，提供相应材料电子版打包推送给院系管理者。②院系管理者将收到系统提示，最好能够通过手机等通讯工具实现重要文件提醒，使管理者及时接收并处理信息。管理者收到材料后，对学生提交申请材料进行审核，符合要求的即可将才材料转交院系领导审阅，院系领导二次审核无误后提交学校处理。③学校层面最后核实学生相关材料无误后，将退学结果以系统报表模板进行公示，公示结果后将文件转发相应职能部门。④职能部门接受退学文件后，后勤部门清算其住宿等相关收费后提交财务部门，如果有欠费情况，则由财务部门通知学生缴清费用，经过一系列流转，如果学生没有其他问题即可完成电子离校手续操作，提交学籍管理部门处理。⑤学籍管理部门接受最后结果后，打印学生肄业证书，同时在学信网上注销学生相应信息，完成操作将文件转存档案部门。

学生可以在自己的客户端上实时查看文件流转情况，除了必要的缴清学费、交还学生证和领取肄业证书等操作需要亲自到相应窗口处理外，其他步骤均能在网络进行。能有效提高办事效率，部门负责人不管在什么地方，只要有网络就能进行审批操作，大大节约办事时间。同样，学籍异动的其他操作也与此类似，根据不同需要在不同职能部门之间流转。

2.4 增加管理系统的辅助功能

根据各个高校的不同需求，管理系统还应适当增加一些功能模块，方便学生操作，例如：①增加学生自主打印在校生成绩系统。高校可以提供外设机器，学生使用自己客户端账号直接打印具有对外效力的在校中外文成绩单。②毕业生学历信息查询。已毕业学生的毕业信息可以在学校对外网站查询，用人单位只要提供毕业生的身份证号和毕业证号即可自主核查学生在校成绩、获奖信息等情况。③学生家长查询子女在校情况功能。学生家长只要将子女信息输入系统，提供自己联系方式，系统就能将该学生的当前学习情况反馈给家长，让家长能够实时关注学生的最新动态，同时也能督促学生更好地在校学习。通过信息管理系统的辅助功能，学籍管理将会更加方便更人性化，满足各方面的不同需求。④增加系统移动客户端功能。随着手机和平板电脑的使用，移动办公给人们带来了极大便利。在保证安全性的前提下，管理系统必须有加载移动APP应用功能，这样才能使学生、教师或者管理者随时随地登陆系统，处理问题。

此外，学籍管理系统最重要的是其安全性能保障问题，可以引入类似银行用户的安全操作保护，特别是管理人员账户的使用必须确保是本人才能进入，建立身份识别系统，操作者要有相应权限才能进入系统。