档案信息资源开发利用中的问题和对策

惠文瑛

（临沂市食品药品检验检测中心，山东 临沂 276002）

档案信息资源开发利用中的问题和对策

惠文瑛

（临沂市食品药品检验检测中心，山东 临沂 276002）

档案作为一种非常珍贵的信息资源，具有“今世赖以知古，后世赖以知今”的巨大参考价值，它的作用是其他信息资源无法替代的。如何开发和利用好档案资源，实现其价值的最大化，使其更好地服务于社会发展的各个领域，是当今档案信息管理中的一个重要课题。

档案；信息资源；开发利用

0　前言

在档案信息资源开发利用工作中，还存在着利用开发形式单一、利用信息统计及反馈内容简单、利用实例汇编及宣传不到位等诸多问题。针对以上问题，笔者谈几点粗浅的认识。

1　当前档案信息资源开发利用工作中存在的主要问题

1.1档案信息资源开发利用形式落后封闭，缺乏创新性举措

部分档案管理单位及人员观念相对滞后、档案知识更新较慢，缺乏主动服务意识和对档案资源的深层次开发能力。同时，有的档案馆馆藏档案成分单一、结构失调，不注重对馆藏信息资源的编研整合，全宗与全宗之间仍保持各自独立，同类别信息仍然散存在不同全宗、不同案卷里面，不利于进行查阅和利用。而各地档案馆在进行档案信息资源开发时，之间缺乏交流、各自为政，使用的档案管理软件、数据库类型各不相同，无法实现联网互通、数据共享，导致档案资源开发利用范围较小，服务能力较弱。

1.2利用信息统计及反馈内容过于简单

各地各级档案行政管理部门为了了解档案利用情况，只要求各档案馆（室）统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷数、页数及复印数据等，而不对档案信息资源开发与利用所获得的社会效益与经济效益情况进行全面了解。收集统计档案利用数据，虽然在一定程度上也能反映档案的利用情况，但这种统计方式过于简单笼统，不能显示出档案信息给社会和经济建设带来的价值和作用。

1.3档案信息资源利用实例汇编、宣传工作不到位

有些档案馆（室）虽也注重档案利用信息的反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不再进行系统总结归纳和汇编发表，不能对档案的作用和价值进行有效的宣传。同时，在对档案信息资源的开发利用工作进行宣传时，缺乏针对性和吸引力，宣传效果不理想，致使很多单位和个人对档案信息资源的开发利用缺乏全面认识，片面认为档案只是用来保存的，不知道该用什么、如何用，从而制约档案信息资源的进一步开发利用和价值的进一步发挥。

2　做好档案信息资源开发利用工作的对策

2.1实现档案管理及服务方式的创新

首先要将现代化信息技术运用到档案信息资源的开发利用工作中。现在处于一个信息发达的时代，信息化已经成为档案管理改革创新的方向，档案部门要改变传统的被动服务模式，通过建立信息网络、档案信息数据库等方式，实现档案信息网上检索与查阅，充分运用现代化信息技术更好地向社会提供优质高效的服务。其次，要不断丰富档案信息资料内容。要通过扩大接收范围，不断丰富馆藏，改善馆藏结构，特别要注重接收集中反映当地经济、历史、文化真实情况的特色档案材料，使馆藏更有地方特色；要树立档案信息资源共享理念，走“联合开发”之路，积极主动地建立交流协调机制，使不同部门的档案信息资源能够在一个统一的机制下实现跨时空、多领域、全视角的共享利用。最后，要改变人才培养策略，加强研究型、开发型人才队伍建设，实施合理的人才成长激励政策，多途径培养档案信息开发利用工作需要的人才，提高档案信息开发利用人员的整体素质。

2.2要建立完善档案信息资源开发和利用制度

首先要认真做好查（借）阅登记工作，要按项目一一填写清楚，特别是要把查（借）阅档案的利用目的填写清楚，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。其次，要建立用户联系制度。为了及时取得利用信息，要向利用人发放档案利用信息反馈表，明确利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益等各种数据。在反馈时，要求利用人将效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。其次，及时进行实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。许多用户可能不会或没有时间编写利用实例，档案工作人员应主动上门服务，详细了解利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况，为档案利用实例的编写及今后档案工作的改进提高收集全面的资料。

2.3要加大档案信息资源开发利用工作的宣传力度

一方面要及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。将利用实例进行整理汇编并向社会予以公开发放，增强档案的利用范围和社会效果。另一方面，要采取灵活多样的方式进行档案信息资源开发利用工作的宣传。档案部门要改变过去档案编研“闭门造车”的状况，注重市场需求的调研，了解社会大众的需求，发挥馆藏优势，编辑出版通俗易懂、老少皆宜的书籍刊物，充分利用档案编研作品进行深入宣传。要通过开展专题讲座、档案信息咨询等方式，让档案真正走出库房，走向基层、走向群众，增强全社会的档案意识。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.122

G271

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1673-0194（2016）11-0202-01

2016-03-18