高校校史档案的管理与利用刍议

2016-12-30兰家友

中国管理信息化 2016年11期

关键词：校史利用学校

兰家友

（四川职业技术学院，四川遂宁 629000）

高校校史档案的管理与利用刍议

兰家友

（四川职业技术学院，四川遂宁 629000）

高校建设逐渐成为了现代教育的重心所在。而在高校建设当中，档案管理的重要性也慢慢凸显出来。其中高校校史档案的管理与利用更是对高校的发展起着一定的作用。高校校史记载着一所高校的成长历程，里面蕴藏着许多财富和资源，不仅可以总结办学规律，推进学校的教学改革，可以很好的将学校优秀的文化传统和精神内涵继承和发扬下去。也是一项对当今有益、对后世有功的事业，有助于为当今的高等教学提供一定的参考资料。因此，高校更应该加强对校史档案的管理与合理利用。

高校校史；管理与利用；档案

1　前言

高校建设的发展离不开本校校史的熏陶，只有将它与学校精神文明的建设相结合在一起，才能更好地培养出高素质的人才。但往往很多高校的档案部门在整理校史时，仅仅只是将其安置保护好，并没有做到合理的利用，将其精神内涵继续发扬光大。随着现代教育的快速发展，高校在建设过程中更应该努力管理和利用校史档案，使其能够让学生熟知自己学校的发展历程，从而更好地传承高校的文化。

2　高校校史档案的内涵及种类

高校校史档案是记载了学校发展过程中教学、科研、社会服务等诸多方面的工作，形成的有价值的文字、图表、影像等资料。包括：历史沿革、历任学校领导、杰出校友、对学校发展有重大影响的事件或活动、获得的主要荣誉、取得的主要成就、学科建设、办学理念等，是高校发展的历史积淀和文化精髓。

3　高校校史档案的收集与管理

（1）对高校校史档案进行征集。为了高校校史档案的征集工作更加全面有效地进行，可以通过以下几种方式来进行征集工作。第一，加强对征集工作的宣传力度。高校校史档案的管理人员不能以封闭的状态来进行征集工作。第二，在征集过程中，要秉着积极主动、认真对待的原则来处理事情。来源广、信息复杂、范围大是当前对高校校史管理的主要难点。第三，加强对校史的调查。对校史档案的征集工作不能仅局限于校内学生的身上，他们只是其中的一部分，更应该从一些已经毕业的学生或者退休的教师或者校园周边的居民着手，对这些人进行采访来搜集更加全面的资料。第四，高校校史管理需要建立一套完整的制度来对管理工作进行规范。

（2）对高校校史档案进行有效管理的原则。高校校史管理工作与中小学校史管理相比更加的复杂，校史发展的时间更长。因此，要想对校史进行有效的管理，应该要遵循以下几个方面的原则：第一，对高校的校史档案进行统一分类，分层管理。第二，加强对高校校史档案的保护，使其尽量保持完整。第三，对校史进行分类管理，以便学校党政机关以及各个学院利用时方便快捷。对高校校史档案进行有效管理的一个目的就是为了让师生能够更加很好地利用它，学习它的精髓。所以在对校史进行管理的时候，要从方便和提高师生利用校史的效率出发，不断地对管理方式和模式进行改善，努力达到最有效的管理。

4　高校校史档案的开发利用途径

高校校史档案管理在高校管理中起着非常重要的作用，对推动高校健康发展起着非常重要的作用。基于此，一定要充分利用好高校校史资源，进而能够有效提高高校的竞争力。因此，下面本文就对加强高校校史档案利用的有效途径进行分析和研究。

（1）将现代化管理技术融入到高校校史档案的开发利用。随着科技水平的提高，国内外交流程度的加深，信息资源化、共享化的程度也变大。这无形之中对档案的保护施加了压力。而且，历史的不断发展，导致档案的资料越来越多，给档案的保管利用带来了诸多难题。为了对高校校史档案进行更好的利用，高校可以利用信息技术，将校史档案编入高校的档案数据库，再为其加密，设置一些程序锁。虽然在初期的时候会有很大的工作量，但是在后期可以极大地方便师生们对校史的利用，而且这样的档案管理方式比传统的要更加安全和便捷。采用一些存储量大的电子设备来对高校校史档案进行备份的保存，防止学校信息系统出现故障而导致档案数据丢失的问题的发生。

（2）加强对校史档案编研工作的重视。高校校史档案的编研工作主要是将档案文献尽心分类、编号和整理。这样可以为师生们在利用校史档案的时候提供便捷的渠道。在撰写高校校史时，将内容进行分类记载。例如：有关于教学方面内容的记载可以编制在“重要教学文件汇编”这本校史中；有关于各个专业的重大事情，可以根据专业的不同来分别设置，然后进行归类整理。在保管整理时，对高校校史档案进行分类编号，以便以后需要的时候查阅方便。由此可见，高校校史档案编研工作的重要性不容忽视，它可以大大方便人们对它的利用。